Ilmainen riittää alkuun, raja tulee kolmesta suunnasta

Pienelle yhdistykselle ilmaiset kotisivut riittävät yleensä hyvin alkuun: yksi sivu, jossa kerrotaan kuka olette, miten liitytään, mitä tapahtuu seuraavaksi ja keneen saa yhteyden. Raja tulee vastaan kolmesta suunnasta, eikä mikään niistä ole raha. Se tulee hallituksen vaihtuessa, tapahtumien lisääntyessä ja jäsenrekisterin kasvaessa.

Yhdistys on sivuston omistajana erikoinen. Päättäjät vaihtuvat vuosittain, työ tehdään vapaaehtoisesti iltaisin, ja se, joka sivut aikanaan teki, ei välttämättä ole enää mukana. Yrityksen sivusto voi pärjätä yhden ihmisen muistin varassa. Yhdistyksen ei voi.

Siksi yhdistyksen sivuja ei kannata arvioida sen mukaan, mitä ne maksavat. Ne kannattaa arvioida sen mukaan, pystyykö seuraava hallitus päivittämään ne ilman, että kenenkään tarvitsee soittaa edelliselle puheenjohtajalle.

Mitä yhdistyksen kotisivuilla pitää olla?

Yhdistyksen kotisivuilla pitää olla ainakin tieto siitä, mikä yhdistys on ja kenelle se on, miten jäseneksi liitytään, tulevat tapahtumat, hallituksen tai yhteyshenkilön yhteystiedot ja säännöt. Näillä vastaat valtaosaan kysymyksistä, joita muuten kysyttäisiin sähköpostilla.

  • Mikä yhdistys on. Kaksi tai kolme lausetta siitä, mitä teette ja kenelle. Ei historiikkia etusivulle.
  • Liittyminen. Mitä jäsenyys maksaa, mitä sillä saa ja miten liitytään.
  • Tapahtumat. Seuraavat tapahtumat päivämäärineen, paikkoineen ja ilmoittautumisohjeineen.
  • Yhteystiedot. Rooli ja sähköposti, joka toimii vielä ensi vuonna, vaikka ihminen vaihtuu.
  • Säännöt ja asiakirjat. Säännöt, kokouskutsut ja pöytäkirjat, joita jäsenet tarvitsevat.

Tämän lisäksi moni yhdistys tarvitsee tiedotteita, kuvia toiminnasta ja tiedon siitä, miten toimintaa voi tukea. Ne ovat hyödyllisiä, mutta vasta kun perusasiat ovat kunnossa.

Yleisin puute on se, että sivuilla kerrotaan paljon yhdistyksen historiasta ja vähän siitä, miten mukaan pääsee. Uusi ihminen ei etsi perustamisvuotta. Hän etsii tietoa siitä, voiko tulla ensi tiistaina katsomaan.

Liittyminen yhdellä sivulla ja yhdellä lomakkeella

Jäseneksi liittymisen pitää onnistua sivuilla ilman, että kenenkään tarvitsee lähettää sähköpostia ja odottaa vastausta. Riittää lyhyt lomake, jossa kysytään vain se, mitä jäsenrekisteriin oikeasti tarvitaan, ja selkeä tieto siitä, miten jäsenmaksu maksetaan.

Lomakkeen kanssa kannattaa olla niukka. Jokainen ylimääräinen kenttä on kohta, jossa joku jättää liittymisen kesken, ja jokainen kerätty tieto on tieto, josta yhdistys on vastuussa. Syntymäaikaa ei tarvita, jos sitä ei käytetä mihinkään.

Liittymissivulla kannattaa myös kertoa, mitä seuraavaksi tapahtuu: milloin vahvistus tulee, mistä lasku tulee ja keneen voi olla yhteydessä, jos mitään ei kuulu. Ilman tätä uusi jäsen jää epävarmaksi, ja hänen ensimmäinen kokemuksensa yhdistyksestä on odottamista.

Riittääkö ilmainen alusta yhdistykselle?

Riittää, jos yhdistys on pieni, sivuja päivittää harvoin yksi ihminen ja jäsenrekisteri pidetään muualla. Ilmaisella alustalla saa esittelysivun, tapahtumalistan ja yhteystiedot verkkoon nopeasti ja ilman kuluja, ja se on monelle yhdistykselle täsmälleen oikea taso.

Ilmainen alusta ei riitä, kun sivuilla pitää hoitaa muutakin kuin tiedottamista. Ilmoittautumiset, jäsenten omat tiedot, maksut ja vain jäsenille näkyvät sisällöt vievät ilmaisen tason rajoille hyvin nopeasti, ja silloin vaihtoehtoina ovat maksullinen taso tai erillinen ratkaisu.

Ilmaisissa alustoissa on myös yhdistykselle ominainen riski. Tili on tavallisesti jonkun henkilön nimissä, ja kun hän lähtee hallituksesta, tili lähtee usein mukana. Siksi moni yhdistyksen sivu jää verkkoon vuosiksi vanhoine tietoineen, koska kukaan ei enää pääse muokkaamaan sitä.

Ilmaisuuden muut hinnat, eli alustan osoite, mainokset ja se, ettei sivustoa saa siirrettyä, koskevat yhdistystä samalla tavalla kuin yritystä. Yhdistykselle ratkaisevaa on silti jatkuvuus.

Tunnukset ja osoite yhdistyksen nimiin, ei puheenjohtajan

Kaikki sivuston tunnukset ja verkkotunnus kannattaa rekisteröidä yhdistyksen nimiin ja yhdistyksen omaan sähköpostiosoitteeseen. Ei puheenjohtajan henkilökohtaiseen sähköpostiin, ei sihteerin puhelinnumeroon.

Käytännössä tämä tarkoittaa yhtä yhteistä sähköpostiosoitetta, johon hallitus pääsee ja jonka salasana siirtyy hallitukselta seuraavalle. Kaikki muut palvelut rekisteröidään sen alle. Kun hallitus vaihtuu, vaihtuu yksi salasana eikä kymmentä tiliä.

Tunnukset kannattaa säilyttää paikassa, josta ne löytyvät, ja kirjata hallituksen pöytäkirjaan tai luovutuslistaan, että ne on siirretty. Se kuulostaa byrokratialta. Se on silti halvempaa kuin sivuston rakentaminen uudelleen siksi, että vanhoihin tunnuksiin ei enää päästä.

Kuka päivittää sivuja kun hallitus vaihtuu?

Sivuja päivittää se, jolle tehtävä on nimetty, ja nimeäminen pitää tehdä joka kerta, kun hallitus vaihtuu. Jos vastuuta ei nimetä, sivuja päivittää se, joka ne aikanaan teki, siihen asti kun hän lopettaa, ja sen jälkeen ei kukaan.

Hyvä käytäntö on nimetä sivuista vastaava henkilö järjestäytymiskokouksessa samalla tavalla kuin sihteeri ja rahastonhoitaja. Tehtävä on pieni, mutta kun se on jonkun nimissä, se tulee tehdyksi.

Päivittäjä ei saa olla ainoa, joka osaa. Toisen hallituksen jäsenen kannattaa tietää, miten tapahtuma lisätään ja miten yhteystiedot vaihdetaan. Silloin sivut eivät pysähdy yhden ihmisen lomaan tai sairastumiseen.

Yhden sivun ohje seuraavalle päivittäjälle

Yhdistyksen sivujen tärkein asiakirja ei ole sivustolla vaan sen takana: lyhyt ohje, jossa kerrotaan, missä sivut ovat, miten sisään kirjaudutaan ja miten tavallisimmat muutokset tehdään.

Ohjeeksi riittää yksi sivu. Siinä on palvelun nimi ja osoite, tieto siitä, missä tunnukset ovat, ohje tapahtuman lisäämiseen ja yhteystietojen vaihtamiseen sekä tieto siitä, keneltä kysyä, jos jokin menee rikki. Kun ohje tallennetaan yhdistyksen yhteiseen kansioon, se siirtyy hallitukselta toiselle ilman erillistä perehdytystä.

Tässä kohdassa näkyy myös sivuston valinnan merkitys. Jos tapahtuman lisääminen vaatii kymmenen askeleen ohjeen, se jää tekemättä. Sivusto, jossa tavallisimmat muutokset tehdään yhdestä paikasta, kuten kevyessä julkaisujärjestelmässä, pysyy ajan tasalla, koska päivittäminen ei vaadi erityistä osaamista.

Miten jäsenet löytävät tapahtumat?

Jäsenet löytävät tapahtumat, kun ne ovat sivuston etusivulla päivämäärineen ja kun sama tieto lähtee jäsenille myös suoraan sähköpostilla tai viestillä. Pelkkä sivusto ei riitä, koska jäsen ei käy yhdistyksen sivuilla tarkistamassa tilannetta joka viikko.

Etusivulla kannattaa näyttää seuraavat kolme tai neljä tapahtumaa. Ei koko vuoden kalenteria eikä viime syksyn tapahtumia. Kun tapahtuma on mennyt, se poistuu etusivulta joko automaattisesti tai päivittäjän toimesta, muuten sivu näyttää hylätyltä.

Jokaisessa tapahtumassa kannattaa olla samat tiedot samassa järjestyksessä: mitä, milloin, missä, kenelle, maksaako se jotain ja miten ilmoittaudutaan. Kun rakenne on aina sama, lukija löytää tiedon ja päivittäjä muistaa, mitä kirjoittaa.

Tapahtumat löytyvät myös hausta, jos ne on kirjoitettu tekstinä eikä kuvana. Juliste kuvana on tavallinen tapa ilmoittaa tapahtumasta, mutta kuvan sisällä olevaa päivämäärää ei lue hakukone eikä ruudunlukija. Kirjoita tiedot aina myös tekstiksi julisteen viereen.

Tapahtumakalenteri, joka ei vanhene

Vanhentunut tapahtumakalenteri on yhdistyksen sivujen yleisin ongelma. Viimeisin tapahtuma on puolentoista vuoden takaa, ja kävijä päättelee, että yhdistys on lopettanut toimintansa, vaikka se kokoontuu joka viikko.

Ratkaisu on erottaa toistuva toiminta yksittäisistä tapahtumista. Viikoittaiset harjoitukset, kerhoillat ja kuukausikokoukset kirjoitetaan pysyväksi tiedoksi omalle sivulleen, jolloin ne eivät vanhene. Kalenteriin jäävät vain yksittäiset tapahtumat, joita on vähemmän ja jotka on helpompi pitää ajan tasalla.

Menneitä tapahtumia ei tarvitse poistaa kokonaan. Lyhyt arkisto kuvineen kertoo uudelle ihmiselle, että toiminta on elävää. Se kuuluu kuitenkin omalle sivulleen eikä etusivun kalenteriin.

Ilmoittautuminen: lomake vai sähköposti

Pieniin tapahtumiin sähköposti riittää. Kun osallistujia on kymmeniä, paikkamäärä on rajattu tai tapahtumaan kuuluu osallistumismaksu, sähköpostilla hoidettu ilmoittautuminen muuttuu jonkun iltatyöksi, ja virheitä syntyy.

Tavallisin ongelma on se, että ilmoittautumiset ovat yhden ihmisen sähköpostissa. Kukaan muu ei tiedä, montako on tulossa, ja jos järjestäjä sairastuu, lista jää hänen sähköpostiinsa. Lomake, joka tallentaa ilmoittautumiset yhteen paikkaan, josta useampi hallituksen jäsen näkee ne, poistaa tämän riskin.

Jos tapahtumassa on paikkarajoitus, ilmoittautumisen pitää myös sulkeutua, kun paikat täyttyvät. Muuten joudut kertomaan jollekulle jälkikäteen, ettei hänen ilmoittautumisensa mahtunut mukaan. Sama koskee maksullisia tapahtumia: kun maksu kuuluu ilmoittautumiseen, tieto maksaneista pitää olla samassa paikassa.

Mitä tietosuoja vaatii jäsenrekisteriltä?

Jäsenrekisteri on henkilörekisteri, ja yhdistys on sen rekisterinpitäjä. Se tarkoittaa, että yhdistyksen pitää kertoa jäsenille, mitä tietoja kerätään ja mihin niitä käytetään, kerätä vain tarpeelliset tiedot, suojata ne ja poistaa ne, kun niitä ei enää tarvita.

Yhdistyslaki edellyttää, että hallitus pitää luetteloa yhdistyksen jäsenistä, joten rekisteri on tarpeen. Tietosuoja ei kiellä rekisteriä, se määrää, miten sitä pidetään. Tarkat vaatimukset kannattaa tarkistaa virallisista lähteistä, kuten tietosuojavaltuutetun toimiston ja Patentti- ja rekisterihallituksen ohjeista, koska tämä teksti ei korvaa niitä.

Käytännössä pienen yhdistyksen tärkeimmät asiat ovat nämä:

  • Kerro jäsenille selkeällä kielellä, mitä tietoja heistä pidetään ja miksi. Tieto kuuluu myös liittymislomakkeen yhteyteen.
  • Kerää vain se, mitä tarvitset. Jos puhelinnumeroa ei käytetä, sitä ei kysytä.
  • Rajaa pääsy. Rekisteriä käsittelevät ne, joiden tehtäviin se kuuluu, eikä jokainen, joka on joskus istunut hallituksessa.
  • Poista eronneiden tiedot, kun niitä ei enää tarvita, ja päätä etukäteen, milloin se tehdään.

Yksi asia unohtuu melkein aina: kun hallitus vaihtuu, entisten jäsenten pääsy rekisteriin pitää poistaa. Jos rekisteri on taulukko, joka on lähetetty sähköpostilla viidelle ihmiselle, pääsyä ei voi poistaa keneltäkään.

Jäsenrekisteri ei kuulu sähköpostin liitteeksi

Monen yhdistyksen jäsenrekisteri on taulukko, joka kulkee sähköpostin liitteenä sihteeriltä rahastonhoitajalle ja takaisin. Jokainen lähetys tekee rekisteristä uuden kopion, ja vuoden päästä kukaan ei tiedä, mikä versio on oikea ja kenen koneella vanhat kopiot ovat.

Tietosuojan kannalta tämä on ongelma, mutta se on ongelma myös käytännössä. Jäsenmaksumuistutus lähtee jollekulle, joka erosi puoli vuotta sitten, ja uusi jäsen jää pois postituslistalta, koska hänet lisättiin väärään versioon.

Ratkaisu ei vaadi kallista ohjelmistoa. Riittää, että rekisteri on yhdessä paikassa, johon pääsee vain oikeilla tunnuksilla ja josta ei tehdä kopioita. Se voi olla yhteinen suojattu taulukko tai oma järjestelmä, kunhan versioita on yksi.

Jäsenmaksut ja muistutukset

Jäsenmaksujen seuranta on yhdistyksen tavallisin iltatyö. Kuka on maksanut, kuka ei, kenelle lähetetään muistutus ja kuka on käytännössä eronnut, koska ei ole maksanut kahteen vuoteen.

Jos jäsenrekisteri ja maksutieto ovat eri paikoissa, ne pitää yhdistää käsin joka vuosi. Rahastonhoitaja katsoo tiliotetta, sihteeri katsoo rekisteriä, ja jossain välissä syntyy virhe, joka huomataan vasta, kun joku kysyy, miksi hänelle tuli muistutus jo maksetusta laskusta.

Pienessä yhdistyksessä käsityö on usein järkevin ratkaisu, kunhan se tehdään yhdessä paikassa. Kun jäseniä on satoja, maksujen kirjaaminen samaan järjestelmään, jossa jäsentiedot ovat, säästää enemmän aikaa kuin mikään muu yksittäinen muutos.

Milloin jäsenalue kannattaa

Jäsenalue eli sivuston osa, johon jäsen kirjautuu omilla tunnuksillaan, kannattaa silloin, kun jäsenille on sisältöä tai toimintoja, joita ei haluta julkisiksi. Pöytäkirjat, jäsenhinnat, harjoitusvuorojen varaukset ja jäsenen omat tiedot ovat tyypillisiä esimerkkejä.

Suurin hyöty ei ole salassapito vaan itsepalvelu. Kun jäsen voi itse päivittää osoitteensa, nähdä jäsenmaksunsa tilanteen ja ilmoittautua tapahtumiin, sihteerille tulee vähemmän kysymyksiä, ja rekisterin tiedot pysyvät oikeina, koska niitä ylläpitää se, joka ne parhaiten tietää.

Jäsenalue ei ole ilmainen, eikä sitä tarvitse jokainen yhdistys. Sen hyöty kasvaa jäsenmäärän mukana, ja raja tulee yleensä vastaan siinä kohdassa, kun jäsenasioiden hoitaminen vie hallitukselta enemmän aikaa kuin itse toiminta. Miten rekisteröityminen, kirjautuminen ja jäsenen oma näkymä toimivat käytännössä, on kuvattu jäsenalueen sivulla.

Yhdistystä haetaan paikkakunnan ja harrastuksen nimellä

Uusi jäsen ei hae yhdistystä sen nimellä, koska hän ei tiedä nimeä. Hän hakee harrastuksen tai asian ja paikkakunnan: kuoro Tampere, lentopallo aikuisille Oulu, kyläyhdistys ja kylän nimi.

Siksi sivujen otsikoissa ja teksteissä pitää lukea, mitä teette ja missä, samoilla sanoilla, joilla asiaa haetaan. Yhdistyksen virallinen nimi on tärkeä, mutta se ei tuo ketään, joka ei jo tunne teitä.

Google-yritysprofiili voi sopia yhdistyksellekin, jos teillä on paikka, jossa kävijöitä otetaan vastaan. Kartalla näkyvä kerhotila tai harjoituspaikka on monelle ensimmäinen tieto yhdistyksen olemassaolosta. Tarkista Googlen ohjeista, täyttääkö toimintanne ehdot ennen kuin luot profiilin.

Yhteenveto

Ilmaiset kotisivut riittävät yhdistykselle hyvin, kun sivujen tehtävä on kertoa, kuka olette, miten mukaan pääsee ja mitä seuraavaksi tapahtuu. Raja ei tule rahasta vaan jatkuvuudesta: tunnuksista, jotka lähtevät hallituksen mukana, tapahtumista, joita kukaan ei päivitä, ja jäsenrekisteristä, joka kulkee sähköpostin liitteenä.

Kaikki kolme korjataan samalla periaatteella. Tunnukset ja osoite yhdistyksen nimiin, päivitysvastuu nimetylle ihmiselle joka kaudella ja rekisteri yhteen paikkaan, johon pääsevät vain ne, joiden kuuluu. Kun nämä ovat kunnossa, alustan valinta on toissijainen kysymys.