Mikä on jäsenalue?

Jäsenalue on verkkosivuston osa, johon kirjaudutaan ja jonka sisältö näkyy vain jäsenille. Siellä jäsen näkee omat tietonsa, jäsenmaksunsa tilan ja ne materiaalit, edut ja tapahtumat, jotka on tarkoitettu vain jäsenille. Julkinen sivusto kertoo, mikä yhteisö on. Jäsenalue on paikka, jossa jäsenyyttä käytetään.

Jäsenalue ei ole sama asia kuin salasanalla suojattu sivu. Yhteinen salasana suojaa sivun uteliailta, mutta se ei tiedä, kuka kirjautui, eikä sitä voi ottaa pois yhdeltä jäseneltä ilman, että se vaihdetaan kaikilta. Oikeassa jäsenalueessa jokaisella on omat tunnukset.

Tästä erosta seuraa kaikki muu. Kun järjestelmä tietää, kuka on kirjautunut, se voi näyttää juuri hänen tietonsa, periä juuri hänen jäsenmaksunsa ja sulkea pääsyn juuri häneltä, kun jäsenyys päättyy.

Kenelle jäsenalue sopii

Jäsenalue on tuttu yhdistyksistä ja urheiluseuroista, mutta sama rakenne sopii moneen muuhunkin. Kuntosalin asiakas tarkistaa sopimuksensa, valmentaja myy verkkokurssia, jonka materiaalit avautuvat maksun jälkeen, ja maahantuoja jakaa jälleenmyyjilleen hinnastot ja tuotekuvat omien tunnusten takana.

Yhteistä näille on se, että sama tieto ei kuulu kaikille ja että jäsenyys tai asiakkuus on voimassa tietyn ajan. Jos kumpikaan ei pidä paikkaansa, jäsenaluetta ei tarvita.

Pienelle yhdistykselle, jonka jäsenviestintä on neljä sähköpostia vuodessa, jäsenalue on usein liikaa. Silloin kannattaa lukea ensin, mikä yhdistyksen kotisivuiksi riittää, ja palata jäsenalueeseen, kun jäsenmäärä, maksut tai materiaalit alkavat viedä hallitukselta iltoja. Jos kyse on yrityksen asiakkaista, katso myös, milloin yritys tarvitsee asiakasportaalin.

Mitä jäsenalueella tyypillisesti on?

Jäsenalueella on tyypillisesti jäsenen omat tiedot, jäsenmaksun tila ja kuitit, vain jäsenille tarkoitetut materiaalit ja edut, tapahtumat ilmoittautumisineen sekä hallituksen tai henkilökunnan tiedotteet. Yhdistyksen jäsenalueella ovat usein mukana myös kokousasiakirjat.

  • Omat tiedot. Nimi, yhteystiedot ja valinnat, jotka jäsen päivittää itse.
  • Jäsenyys ja maksut. Onko jäsenmaksu maksettu, milloin seuraava erääntyy ja kuitit aiemmista maksuista.
  • Materiaalit. Ohjeet, tallenteet, lomakkeet, hinnastot tai kurssisisällöt.
  • Edut. Jäsenalennukset ja yhteistyökumppanien tarjoukset, jotka eivät kuulu julkiselle sivulle.
  • Tapahtumat. Jäsenten tapahtumat ja ilmoittautuminen samoilla tunnuksilla.
  • Asiakirjat. Kokouskutsut, pöytäkirjat ja säännöt yhdessä paikassa.

Kaikkea ei tarvita heti. Useimmille riittää alkuun omat tiedot, jäsenmaksut ja yksi asia, jonka vuoksi jäsenet ylipäätään kirjautuvat. Jos jäsenellä ei ole syytä käydä alueella, hän unohtaa salasanansa ennen seuraavaa käyntiä.

Omat tiedot, jotka jäsen päivittää itse

Jäsenalueen suurin hyöty on usein kaikkein arkisin: jäsen päivittää itse osoitteensa, puhelinnumeronsa ja sähköpostinsa. Rekisteri pysyy ajan tasalla ilman, että sihteeri kirjoittaa muutoksia sähköposteista taulukkoon.

Vanhentunut sähköpostiosoite on jäsenrekisterin yleisin vika. Kokouskutsu ei tule perille, jäsenmaksulasku jää lukematta, ja jäsen luulee, ettei yhdistys ole ollut yhteydessä koko vuonna. Kun päivitys on jäsenen oma, muutaman napautuksen tehtävä, se myös tehdään.

Kaikki tiedot eivät silti kuulu jäsenen muokattaviksi. Jäsenyyden laji, liittymispäivä ja maksutiedot muutetaan ylläpidon puolella. Rajan voi vetää yksinkertaisesti: jäsen muokkaa tietoja itsestään, ylläpito tietoja jäsenyydestä.

Kirjautuminen, joka ei karkota ketään

Kirjautuminen on jäsenalueen etuovi, ja jos ovi jumittaa, jäsenet eivät tule sisään. Yhdistyksen jäsenistö on usein iältään laaja, ja saman kirjautumistavan pitää toimia sekä parikymppiselle että eläkeläiselle, puhelimella ja tietokoneella.

Käytetyin toiminto on salasanan palautus. Se kannattaa testata yhtä huolellisesti kuin itse kirjautuminen: tuleeko palautusviesti perille, päätyykö se roskapostiin ja toimiiko linkki puhelimella. Monessa järjestelmässä voi kirjautua myös sähköpostiin lähetettävällä kertakäyttöisellä linkillä, jolloin salasanaa ei tarvitse muistaa lainkaan.

Ylläpitäjien tunnuksille kuuluu vahvempi suojaus kuin jäsenten. Hallituksen jäsenen, joka näkee koko jäsenrekisterin, kannattaa käyttää kaksivaiheista tunnistautumista. Siitä, mistä tileistä sen käyttö kannattaa aloittaa, on kirjoitettu artikkelissa salasanoista ja kaksivaiheisesta tunnistautumisesta.

Miten jäsenmaksut hoidetaan verkossa?

Jäsenmaksut hoidetaan verkossa joko laskulla, joka lähtee jäsenrekisteristä viitenumeron kanssa, tai verkkomaksuna liittymisen ja uusimisen yhteydessä. Kummassakin tapauksessa tärkeintä on, että maksun tila päivittyy jäsenen tietoihin eikä kenenkään tarvitse verrata tiliotetta taulukkoon.

Viitenumero on tässä avainasemassa. Kun jokaisella laskulla on oma viitteensä, maksu kohdistuu oikealle jäsenelle ilman arvailua, ja jos järjestelmä saa tiedot pankista, kohdistus tapahtuu itsestään. Ilman viitettä rahastonhoitaja arvailee, kuka maksoi puolisonsa jäsenmaksun omalta tililtään ja vähän väärällä summalla.

Verkkomaksu liittymisen yhteydessä on uudelle jäsenelle helpoin. Hän täyttää lomakkeen, maksaa ja pääsee jäsenalueelle saman tien. Laskulla liittyminen jättää välin, jossa jäsen on liittynyt mutta ei vielä maksanut, ja siinä välissä osa unohtaa koko asian.

Toistuva veloitus vai vuosittainen lasku

Toistuva veloitus kortilta pitää jäsenyyden voimassa ilman, että jäsenen tarvitsee muistaa mitään. Sen heikkous on kortti, joka vanhenee tai vaihtuu. Silloin veloitus epäonnistuu, ja järjestelmän pitää osata pyytää uudet korttitiedot ennen kuin jäsenyys katkeaa.

Vuosittainen lasku on tutumpi ja sopii yhteisöille, joiden jäsenmaksu peritään kerran vuodessa. Sen heikkous on muistutusten määrä. Osa jäsenistä maksaa vasta toisesta muistutuksesta, ja jokainen muistutus on jonkun tekemää työtä, ellei se lähde järjestelmästä itsestään.

Kumpi tahansa valitaan, jäsenelle kerrotaan selvästi, mitä maksu kattaa, milloin se veloitetaan ja miten jäsenyyden voi lopettaa. Toistuvien maksujen ehdoista on kirjoitettu tarkemmin artikkelissa kestotilauksesta.

Kun jäsenmaksu jää maksamatta

Maksamattomalle jäsenmaksulle tarvitaan sääntö ennen kuin ensimmäinen tapaus tulee vastaan. Montako muistutusta lähetetään, missä vaiheessa jäsenalueen käyttöä rajoitetaan ja kuka päättää jatkosta.

Yhdistyksessä ratkaisevat säännöt. Jos säännöissä on määräys jäsenmaksun laiminlyönnistä, jäsenalueen toiminta rakennetaan sen mukaan eikä ohjelmiston oletusasetusten mukaan. Järjestelmä voi muistuttaa ja rajoittaa pääsyä, mutta päätöksen jäsenyyden päättymisestä tekee se, jolle säännöt sen antavat.

Käytännössä toimiva malli on armonaika. Jäsen, jonka maksu on myöhässä, näkee jäsenalueella selvän ilmoituksen ja maksupainikkeen, mutta pääsee vielä sisään. Pääsyn sulkeminen heti eräpäivänä suututtaa juuri ne jäsenet, jotka olisivat maksaneet seuraavana päivänä.

Mitä tietosuoja vaatii jäsenrekisteriltä?

Tietosuoja vaatii, että jäsenrekisteriin kerätään vain tarpeellisia tietoja, jäsenille kerrotaan, mihin tietoja käytetään, tiedot suojataan ja ne poistetaan, kun niitä ei enää tarvita. Jäsenrekisteri on henkilörekisteri, ja yhdistys tai yritys on sen rekisterinpitäjä.

Näitä perusasioita on käsitelty tarkemmin artikkelissa yhdistyksen kotisivuista, joten tässä keskitytään siihen, mitä jäsenalue tuo lisää. Kun rekisteri siirtyy verkkoon ja jäsenet kirjautuvat sinne, eteen tulee uusia kysymyksiä: kuka näkee kenen tiedot, kuinka hyvin tunnukset on suojattu ja kuka käsittelee tietoja puolestasi.

Viimeinen kysymys unohtuu helposti. Jos jäsenalue toimii ulkopuolisen palvelun päällä, palvelu käsittelee jäsenten henkilötietoja yhdistyksen lukuun. Siitä kannattaa olla kirjallinen sopimus, ja palvelun pitää pystyä kertomaan, missä tiedot säilytetään ja miten ne saa ulos.

Tietosuojaseloste kuuluu jäsenalueen yhteyteen niin, että sen löytää sekä liittymislomakkeelta että kirjautumisen jälkeen. Sen sisällöstä on oma artikkelinsa tietosuojaselosteesta.

Mitä yhdistyslaki sanoo jäsenluettelosta

Yhdistyslain 11 §:n mukaan yhdistyksen jäsenistä on pidettävä luetteloa, ja siihen on merkittävä jokaisen jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Pykälä ei siis vaadi luetteloon puhelinnumeroa, sähköpostia tai syntymäaikaa. Ne kerätään vain, jos niille on todellista käyttöä.

Saman pykälän mukaan jäsenelle on pyydettäessä varattava tilaisuus tutustua näihin tietoihin. Muun luetteloon merkityn tiedon saa nähdä jäsen, joka osoittaa etunsa yhdistyksen jäsenenä sitä vaativan. Muuten jäsenluettelon tietojen luovuttamiseen sovelletaan tietosuoja-asetusta ja tietosuojalakia.

Jäsenalueen kannalta tämä tarkoittaa, että tekninen mahdollisuus ei ole peruste. Vaikka järjestelmä osaisi näyttää kaikkien jäsenten yhteystiedot kaikille jäsenille, niitä ei kannata avata vain siksi, että se on helppoa. Lain ajantasainen teksti kannattaa lukea Finlexistä, koska tämä kuvaus ei korvaa sitä.

Jäsenhakemisto: kuka näkee kenet

Moni haluaa jäsenalueelle jäsenhakemiston, jotta jäsenet löytävät toisensa. Ajatus on hyvä, ja hakemisto on myös helpoin tapa luovuttaa henkilötietoja vahingossa. Siksi se rakennetaan niin, että jokainen jäsen päättää itse, näkyykö hän siinä ja millä tiedoilla.

Oletusarvo on piilossa. Jäsen, joka haluaa näkyä, valitsee sen omista tiedoistaan ja päättää samalla, näytetäänkö sähköposti, puhelinnumero vai pelkkä nimi. Näin kukaan ei löydä omaa kotiosoitettaan hakemistosta yllättäen.

Sama periaate koskee kuvia ja tapahtumien osallistujalistoja. Jos jäsenalueella näytetään, ketkä ovat ilmoittautuneet tapahtumaan, siitä kerrotaan ilmoittautuessa, ja näkymisestä voi kieltäytyä.

Roolit: jäsen, hallitus ja ylläpitäjä

Jäsenalueella on vähintään kaksi roolia: jäsen, joka näkee omat tietonsa, ja ylläpitäjä, joka näkee kaikkien tiedot. Monessa yhteisössä tarvitaan niiden väliin kolmas, esimerkiksi tapahtumavastaava, joka näkee ilmoittautuneet mutta ei jäsenmaksutietoja.

Roolien hyöty näkyy, kun ihmiset vaihtuvat. Kun rahastonhoitaja vaihtuu, edeltäjän rooli poistetaan ja uudelle annetaan sama rooli. Kenenkään ei tarvitse lähettää rekisteriä sähköpostilla eikä muistaa, mitä kaikkea edeltäjä pääsi näkemään.

Hyvä jäsenalue pitää myös kirjaa siitä, kuka on tarkastellut tai muuttanut jäsenten tietoja. Sitä tarvitaan harvoin, mutta kun tarvitaan, se on ainoa tapa selvittää, mitä tapahtui.

Valmis alusta vai oma jäsenalue?

Valmis alusta kannattaa, kun tarpeet ovat tavallisia: jäsenrekisteri, jäsenmaksut, tiedotteet ja tapahtumat. Oma jäsenalue kannattaa, kun jäsenalue on osa palvelua, jota myyt, kun sen pitää toimia yhdessä muiden järjestelmien kanssa tai kun jäsenmäärän mukaan kasvava kuukausimaksu alkaa ohittaa oman ratkaisun ylläpidon.

Yhdistyksille tehdyt jäsenrekisteripalvelut saa yleensä käyttöön nopeasti, ja niissä on valmiiksi ajateltu hallituksen vaihtuminen ja jäsenmaksujen vuosikierto. Rajat tulevat vastaan ulkoasussa, erikoisemmissa jäsenyyslajeissa ja siinä, että jäsenalue elää eri osoitteessa kuin yhteisön oma sivusto.

Oma jäsenalue on osa omaa sivustoa. Jäsen kirjautuu samalla sivustolla, jolla hän luki yhteisöstä, ja kaikki toimii samalla ilmeellä. Se vaatii alussa enemmän ja tarvitsee ylläpitäjän, joka huolehtii päivityksistä ja tietoturvasta. Miten tällainen kokonaisuus rakentuu, näkyy jäsenalueen tuotesivulla.

Ratkaiseva kysymys ei ole hinta vaan se, kuka jäsenaluetta ylläpitää viiden vuoden päästä. Vapaaehtoisvoimin toimivalle yhdistykselle valmis palvelu, josta vastaa joku muu, on usein turvallisempi kuin oma ratkaisu, jota osaa hoitaa vain yksi jäsen.

Mitä valmiilta alustalta kysytään

Ennen kuin jäsenrekisteri siirretään mihinkään palveluun, näihin kysymyksiin kannattaa saada vastaus kirjallisesti:

  • Miten hinta muuttuu, kun jäsenmäärä kasvaa?
  • Saako kaikki jäsentiedot ja maksuhistorian ulos tiedostona, jos palvelu vaihdetaan?
  • Mitkä maksutavat ovat käytössä, ja kohdistuvatko maksut jäsenille automaattisesti?
  • Miten jäsenet kirjautuvat, ja miten salasanan palautus toimii puhelimella?
  • Missä tiedot säilytetään, ja tehdäänkö henkilötietojen käsittelystä sopimus?
  • Voiko jäsenalueen liittää yhteisön omaan sivustoon ja sen ilmeeseen?

Toinen kysymys on näistä tärkein. Jäsenrekisteri on yhteisön muisti, ja jos sen saa ulos vain käsin kopioimalla, palvelun vaihtaminen ei käytännössä onnistu.

Jäsenalue ja julkinen sivusto tukevat toisiaan

Jäsenalueen sisältö ei näy hakukoneille, ja niin sen kuuluukin olla. Siksi julkiselle sivulle kirjoitetaan, mitä jäsenyys sisältää, mitä se maksaa ja miten liitytään. Juuri näitä tietoja uusi jäsen etsii, ja juuri ne jäävät usein kirjoittamatta, kun kaikki hyvä on piilotettu kirjautumisen taakse.

Kirjautumislinkki kuuluu jokaisen sivun yläosaan, ja liittymispolku vie lomakkeelta maksuun ja maksusta jäsenalueelle ilman katkoja. Uuden jäsenen ensimmäinen kokemus on hetki, jolloin hän pääsee sisään ensimmäistä kertaa, ja sen pitää onnistua ilman sähköpostia hallitukselle.

Kun jäsenalue ja julkinen sivusto ovat samaa kokonaisuutta, jäsenet oppivat, että kaikki löytyy yhdestä osoitteesta. Se vähentää kysymyksiä enemmän kuin mikään yksittäinen ominaisuus.

Yhteenveto

Jäsenalue on sivuston osa, johon jokainen jäsen kirjautuu omilla tunnuksillaan ja jossa hän näkee omat tietonsa, jäsenmaksunsa ja vain jäsenille tarkoitetun sisällön. Sen suurin hyöty on usein arkinen: jäsenet päivittävät tietonsa itse, ja maksut kohdistuvat ilman taulukkoa.

Jäsenmaksut hoidetaan viitteellisellä laskulla tai verkkomaksuna, ja maksamattomille maksuille tehdään sääntö ennen ensimmäistä tapausta. Tietosuojassa jäsenalue tuo lisää kysymyksen siitä, kuka näkee kenen tiedot. Yhdistyslaki vaatii luetteloon nimen ja kotipaikan, ja kaikki muu kerätään vain, jos sille on käyttöä.

Valmiin alustan ja oman jäsenalueen välillä ratkaisee ylläpito. Valitse se, jonka joku pystyy pitämään kunnossa silloinkin, kun nykyinen hallitus on jo vaihtunut.