Microsoft 365 vai Google Workspace: kumpi sopii pienelle yritykselle

Mitä eroa on Microsoft 365:llä ja Google Workspacella?

Microsoft 365 ja Google Workspace ovat kumpikin pilvessä toimivia toimistopaketteja, joihin kuuluvat sähköposti omalla verkkotunnuksella, kalenteri, tiedostojen tallennus, toimisto-ohjelmat ja videopalaverit. Suurin ero on työtavassa. Microsoft rakentuu Wordin, Excelin, Outlookin ja Teamsin ympärille, ja kalliimmissa paketeissa ohjelmat asennetaan myös tietokoneelle. Google Workspace toimii ensisijaisesti selaimessa, ja sen vahvuudet ovat yhdessä muokattavat asiakirjat ja yksinkertaisuus.

Kummallakin pieni yritys pärjää hyvin. Valinta ei siksi ratkea siitä, kummassa on enemmän ominaisuuksia, vaan siitä, millaisia tiedostoja yrityksesi käsittelee, millä laitteilla töitä tehdään ja kuka palvelua ylläpitää.

Valinta ei ole ikuinen, mutta vaihtaminen maksaa vaivaa. Siksi kannattaa käyttää tunti oikeiden kysymysten miettimiseen ennen kuin ensimmäinen käyttäjä luodaan.

Sama perusta, eri nimet

Paketeissa on pitkälti samat palat eri nimillä. Taulukko näyttää, mikä vastaa mitäkin:

Kummassakin on lisäksi ylläpitäjän hallintapaneeli, käyttäjähallinta, mobiilisovellukset ja suomenkielinen käyttöliittymä. Kalliimmissa paketeissa mukaan tulee laajempia tietoturva- ja hallintaominaisuuksia, kuten laitteiden hallintaa ja tietojen säilytyksen asetuksia.

Yksi tarkistettava kohta on Teams. Microsoft myy yrityspaketteja myös ilman Teamsia, joten jos tarvitset sitä, katso tarjouksesta, että se sisältyy pakettiin.

Microsoft 365: kun tiedostot ovat Wordia ja Exceliä

Microsoft 365 on luonteva valinta, kun työ pyörii Word- ja Excel-tiedostojen ympärillä. Tilitoimisto, jonka taulukoissa on makroja ja monimutkaisia kaavoja, tai rakennusliike, joka saa tarjouspyynnöt tilaajan Word-pohjilla, välttyy turhalta kitkalta, kun tiedostot avautuvat samassa ohjelmassa, jossa ne on tehty.

Tietokoneelle asennettavat ohjelmat toimivat myös ilman verkkoyhteyttä ja kestävät raskaampia tiedostoja kuin selainversiot. Edullisimmissa yrityspaketeissa Office-ohjelmia käytetään kuitenkin vain selaimessa ja mobiilissa, joten tarkista paketin taso, jos asennettavat ohjelmat ovat syy valintaan.

Heikkous on monimutkaisuus. Tiedostoja voi tallentaa OneDriveen, SharePointiin ja Teamsin kanaviin, ja ilman sovittua järjestystä sama tarjous on kolmessa paikassa kolmena versiona. Myös hallintapaneelissa on paljon asetuksia, joiden merkitys ei aukea ilman kokemusta.

Google Workspace: kun työ tehdään selaimessa

Google Workspace sopii yritykselle, jossa työ tehdään selaimessa ja puhelimessa ja jossa sama asiakirja on usein auki monella yhtä aikaa. Muokkaukset näkyvät kaikille heti, versiohistoria tallentuu automaattisesti, eikä kenenkään tarvitse lähettää sähköpostilla tiedostoa nimeltä tarjous_uusin_oikea.

Käyttöönotto on yleensä nopea, ja moni pitää Googlen hallintapaneelia selkeämpänä kuin Microsoftin. Palvelu toimii samalla tavalla Windowsissa, Macissa ja puhelimessa, koska käytännössä kaikki tapahtuu selaimessa tai sovelluksessa.

Heikkous tulee vastaan Office-tiedostojen kanssa. Word- ja Excel-tiedostoja voi avata ja muokata, mutta monimutkainen muotoilu voi muuttua, eivätkä Excelin makrot toimi Googlen taulukoissa. Jos asiakkaasi ja kumppanisi lähettävät tiedostoja, jotka pitää palauttaa samassa muodossa täsmälleen oikein, tämä näkyy arjessa joka viikko.

Kumpi sopii paremmin pienelle yritykselle?

Pienelle yritykselle sopii paremmin se, joka vastaa sen tiedostoja ja työtapaa. Jos Word ja Excel ovat päivittäisiä työkaluja ja tiedostot kulkevat asiakkaiden ja kumppaneiden kanssa edestakaisin, valitse Microsoft 365. Jos työ on pääasiassa sähköpostia, kalenteria ja yhdessä muokattavia asiakirjoja, Google Workspace on usein kevyempi ja nopeampi ottaa käyttöön.

Esimerkit auttavat. Kolmen hengen kampaamolle, joka tarvitsee sähköpostin, yhteisen kalenterin ja paikan hinnastolle ja työvuorolistalle, kumpikin riittää, ja yksinkertaisuus puoltaa Googlea. Tilitoimistolle, joka elää Excelissä, Microsoft on luontevampi. Rakennusliike, jonka tilaajat lähettävät tarjouspyynnöt Word-pohjilla, pärjää paremmin samalla ohjelmalla kuin tilaajat.

Jos yrityksessä on jo toinen käytössä ja se toimii, vaihtamiselle pitää olla syy. Tottumusten muuttaminen on todellinen kustannus, ja sen hinta maksetaan ensimmäisinä kuukausina hitaampana työnä.

Kolme kysymystä ennen valintaa

Kolme kysymystä ratkaisee useimmat tapaukset:

1. Mitä tiedostoja lähetät ja vastaanotat eniten? Jos vastaus on Word ja Excel monimutkaisella muotoilulla, se painaa Microsoftin suuntaan.
2. Millä laitteilla töitä tehdään? Jos ihmiset työskentelevät eri laitteilla ja paljon puhelimella, selainpohjainen työtapa voi olla helpompi.
3. Kuka ylläpitää palvelua? Jos yrityksessä ei ole ketään, joka ehtii perehtyä asetuksiin, yksinkertaisempi hallinta on arvokas asia.

Neljäs kysymys koskee muita ohjelmia. Ajanvarausjärjestelmä, asiakashallinta ja kirjanpito-ohjelma voivat liittyä kalenteriin tai sähköpostiin, ja tuki voi olla toiselle parempi kuin toiselle. Tarkista, että tärkein järjestelmäsi toimii valitsemasi paketin kanssa ennen kuin allekirjoitat mitään. Kalenterien yhteensopivuus ratkaisee esimerkiksi sen, loppuvatko päällekkäisvaraukset.

Miten yrityksen sähköposti toimii omalla verkkotunnuksella?

Yrityksen sähköposti toimii omalla verkkotunnuksella niin, että todistat palvelulle omistavasi verkkotunnuksen ja ohjaat sen sähköpostin palvelun palvelimille nimipalvelun asetuksilla. Käytännössä verkkotunnukseen lisätään vahvistustietue ja MX-tietueet, jotka kertovat, minne verkkotunnukseen lähetetty posti toimitetaan. Kumpikin palvelu antaa tarkat arvot hallintapaneelissaan.

Sähköposti ja verkkosivut ovat toisistaan erillisiä. Sivusto voi jäädä nykyiseen webhotelliin, vaikka posti siirtyy Microsoftille tai Googlelle, koska sivuston ja postin ohjaukset ovat eri tietueissa. Miten nämä tietueet toimivat ja miksi posti katkeaa, jos ne katoavat, on selitetty artikkelissa DNS selkokielellä.

Lisäksi tarvitaan lähettäjän tunnistautumisasetukset, jotta viestisi eivät päädy vastaanottajan roskapostiin. Ne on käyty läpi artikkelissa SPF, DKIM ja DMARC selkokielellä, ja sivuston ja postin yhteinen nimi artikkelissa kotisivut ja sähköposti yrityksen nimellä.

Käyttöönotto niin, ettei posti katkea

Käyttöönoton riskikohta on hetki, jolloin MX-tietueet vaihdetaan. Jos se tehdään kiireessä, osa postista menee vanhaan palveluun ja osa uuteen, ja joku asiakas saa palautusviestin.

Turvallinen järjestys on tämä:

1. Luo käyttäjät ja vahvista verkkotunnus uudessa palvelussa ennen kuin mitään vaihdetaan.
2. Lyhennä nimipalvelun tietueiden voimassaoloaikaa muutamaa päivää etukäteen, jotta muutos leviää nopeasti.
3. Vaihda MX-tietueet hiljaisena ajankohtana ja päivitä samalla SPF-tietue.
4. Siirrä vanhat viestit, kalenterit ja yhteystiedot palvelun siirtotyökalulla.
5. Ota DKIM käyttöön ja lähetä koeviestejä ulkopuolisiin osoitteisiin.
6. Pidä vanha palvelu voimassa muutama viikko, jotta myöhässä perille tulevat viestit eivät katoa.

Kirjaa ylös kaikki laitteet ja ohjelmat, joissa posti on käytössä, kuten puhelimet ja monitoimilaitteet, jotka lähettävät skannauksia sähköpostiin. Ne lakkaavat toimimasta hiljaa, jos niiden asetuksia ei päivitetä.

Mistä hinta muodostuu?

Hinta muodostuu käyttäjämäärästä, paketin tasosta ja sopimuksen pituudesta. Kumpikin palvelu hinnoitellaan käyttäjää kohden kuukaudessa, joten viiden hengen yritys maksaa viidestä lisenssistä, ja jokainen uusi työntekijä lisää yhden.

Paketin taso on toinen iso tekijä. Edullisin taso sisältää sähköpostin, kalenterin, tallennustilaa ja toimisto-ohjelmat selaimessa, ja kalliimmat tasot tuovat lisää tallennustilaa, videopalaverien ominaisuuksia sekä tietoturva- ja hallintatyökaluja, Microsoftilla myös asennettavat ohjelmat. Moni pieni yritys ei tarvitse kalleinta tasoa, mutta halvin taso voi jättää pois juuri sen, minkä takia palvelu valittiin.

Kolmas tekijä on sitoutuminen. Vuoden sopimus on yleensä kuukausihinnaltaan edullisempi kuin kuukausittain irtisanottava, mutta käyttäjiä ei välttämättä voi vähentää kesken kauden. Tarkista myös, onko hinta ilmoitettu ilman arvonlisäveroa, ja ostatko suoraan palvelulta vai jälleenmyyjältä, joka voi lisätä hintaan oman tukensa.

Kustannukset, jotka eivät näy hinnastossa

Lisenssi on vain osa kustannusta. Käyttöönotossa kuluu aikaa verkkotunnuksen asetuksiin, vanhan postin siirtoon, puhelimien ja tietokoneiden asetuksiin ja siihen, että jokainen oppii, mistä tiedostot nyt löytyvät. Jos työn tekee ulkopuolinen, se näkyy laskussa, ja jos sen tekee yrittäjä itse, se näkyy illoissa.

Jatkuvia kuluja voivat olla ylläpito, varmuuskopiointi, lisätallennustila ja erikseen myytävät tekoälyominaisuudet. Palvelun roskakori ja säilytysasetukset eivät ole sama asia kuin varmuuskopio, joten mieti erikseen, miten vahingossa poistettu tai haittaohjelman salaama aineisto saadaan takaisin.

Tekoälyominaisuuksien sisältö ja hinnoittelu muuttuvat molemmilla usein, joten tarkista tilanne tarjouksen hetkellä äläkä oleta, että markkinoinnissa näkyvä ominaisuus kuuluu halvimpaan pakettiin. Avustajien eroista kerrotaan artikkelissa ChatGPT, Copilot vai Gemini yritykselle.

Jokainen käyttäjä tarvitsee oman tunnuksen

Säästösyistä syntyy helposti yhteinen tunnus, jolla kolme ihmistä lukee samaa postia. Se tulee kalliiksi toisella tavalla: kukaan ei tiedä, kuka lähetti mitäkin, salasanaa ei voi vaihtaa häiritsemättä kaikkia, eikä kaksivaiheista tunnistautumista voi järjestää järkevästi.

Yhteiset osoitteet, kuten laskutus- tai asiakaspalveluosoite, voi usein hoitaa ilman omaa lisenssiä jaettuna postilaatikkona tai ryhmäosoitteena, johon annetaan oikeudet henkilöille. Selvitä tämä ennen kuin maksat lisenssin osoitteelle, jota kukaan ei käytä omana tunnuksenaan.

Muista myös lähteneet työntekijät. Lisenssistä maksetaan, kunnes se poistetaan, ja unohtunut tunnus on sekä kuluerä että tietoturvariski. Tunnusten suojaamisesta ja lähtevän työntekijän tarkistuslistasta on kerrottu artikkelissa salasanat ja kaksivaiheinen tunnistautuminen.

Voiko palvelusta toiseen vaihtaa myöhemmin?

Voi, ja vaihtoja tehdään kumpaankin suuntaan. Kummallakin palvelulla on työkalut sähköpostin, kalenterien ja yhteystietojen siirtämiseen toisesta palvelusta, ja koska verkkotunnus on sinun, sähköpostiosoitteet pysyvät samoina.

Tiedostot siirtyvät myös, mutta eivät yhtä sujuvasti. Googlen omat asiakirjat pitää muuntaa Office-muotoon, kun ne siirretään Microsoftille, ja muotoilu voi muuttua. Kansiorakenne siirtyy, mutta jakojen oikeudet ja jaetut linkit on usein rakennettava uudelleen.

Keskusteluhistoria, palaverien tallenteet ja palvelun omilla työkaluilla tehdyt lomakkeet ja automaatiot siirtyvät huonoimmin tai eivät ollenkaan. Mitä pidempään palvelua on käytetty ja mitä enemmän sen päälle on rakennettu, sitä isompi työ vaihto on.

Mikä vaihdossa oikeasti rikkoutuu

Vaihdon jälkeen rikkoutuvat ne asiat, joita kukaan ei muistanut kirjata. Tyypillisiä ovat jaettujen tiedostojen linkit, joita on lähetetty asiakkaille tai laitettu verkkosivuille, ja kalenterikutsut, joiden palaverilinkit osoittavat vanhaan palveluun.

Toisen ryhmän muodostavat integraatiot. Ajanvarausjärjestelmä, joka kirjoittaa varaukset kalenteriin, verkkosivun lomake, joka lähettää postia palvelun kautta, ja monitoimilaite, joka skannaa sähköpostiin, tarvitsevat kaikki uudet asetukset.

Tee ennen vaihtoa lista kaikesta, mikä lähettää tai vastaanottaa postia tai lukee kalenteria. Lista vie tunnin, ja se säästää viikon, jonka aikana asiakkaat ihmettelevät, miksi vahvistusviestit eivät tule.

Tietoturva ei tule valmiina kummassakaan

Kumpikin palvelu on teknisesti hyvin suojattu, mutta yrityksen tilien suojaus on ylläpitäjän asetusten varassa. Kaksivaiheinen tunnistautuminen, vanhojen kirjautumistapojen estäminen ja erillinen pääkäyttäjän tunnus pitää ottaa käyttöön itse, ja ne kannattaa tehdä käyttöönoton yhteydessä eikä myöhemmin.

Kaapattua sähköpostitiliä käytetään laskuhuijauksiin palvelusta riippumatta, koska postin kautta näkee yrityksen laskut ja asiakkaat. Merkit ja ensiapu on koottu artikkeliin hakkeroitu sähköposti yrityksessä.

Tietojen sijainti ja käsittely kannattaa tarkistaa samalla, varsinkin jos käsittelet asiakkaiden terveystietoja tai muita arkaluonteisia tietoja. Kumpikin tarjoaa sopimusehdot ja asetukset, joilla tietojen käsittelyä voi rajata, mutta niiden läpikäynti on yrityksen oma tehtävä.

Yhteenveto

Microsoft 365 ja Google Workspace hoitavat kumpikin pienen yrityksen sähköpostin, kalenterin, tiedostot ja palaverit. Microsoft on luontevampi, kun työ pyörii Wordin ja Excelin ympärillä ja tiedostot kulkevat asiakkaiden kanssa edestakaisin. Google on kevyempi, kun työ tehdään selaimessa ja asiakirjoja muokataan yhdessä.

Hinta muodostuu käyttäjämäärästä, paketin tasosta ja sopimuksen pituudesta, mutta myös käyttöönottoon ja tottumiseen kuluva aika on kustannus. Oman verkkotunnuksen sähköposti toimii kummassakin samalla periaatteella, ja käyttöönoton tarkin hetki on MX-tietueiden vaihto.

Vaihtaminen myöhemmin onnistuu, mutta se ei ole ilmaista. Tarkista tärkein järjestelmäsi ennen valintaa, koska se ratkaisee enemmän kuin kumpikaan ominaisuuslista.