Kotisivut ja sähköposti yrityksen nimellä: miten ne kuuluvat yhteen

Miten saat sähköpostin yrityksen nimellä?

Sähköpostin yrityksen nimellä saat, kun yritykselläsi on oma verkkotunnus ja siihen kytketty sähköpostipalvelu: sama verkkotunnus, esimerkiksi yrityksesi.fi, toimii sekä kotisivujen osoitteena että sähköpostiosoitteen loppuosana. Kotisivut ja sähköposti yritykselle rakentuvat siis saman nimen varaan, mutta ne ovat kaksi eri palvelua, jotka kytketään nimeen erikseen.

Käytännössä tarvitset verkkotunnuksen, jonka yritys omistaa, sähköpostipalvelun, joka voi olla webhotellin mukana tai erillinen, ja nimipalvelun asetukset, jotka kertovat, minne yrityksesi.fi-osoitteisiin lähetetty posti toimitetaan.

Kun nämä ovat kunnossa, voit luoda osoitteita niin monta kuin palvelu sallii: etunimi@yrityksesi.fi jokaiselle työntekijälle ja yhteiset osoitteet, kuten info@ tai laskut@. Osoite ei ole sidottu kehenkään henkilönä, vaan se on yrityksen hallussa niin kauan kuin verkkotunnus on.

Jos verkkotunnusta ei vielä ole, aloita siitä. Tunnuksen voi varata ja ottaa sähköpostikäyttöön ennen kuin sivustoa on olemassa, ja moni yritys tekee juuri niin.

Mikä on sähköpostin verkkotunnus?

Sähköpostin verkkotunnus on osoitteen se osa, joka tulee ät-merkin jälkeen. Osoitteessa maija@yrityksesi.fi verkkotunnus on yrityksesi.fi, ja se kertoo, minkä organisaation osoitteesta on kyse ja mikä palvelin postin vastaanottaa.

Yleensä sähköpostin verkkotunnus on sama kuin kotisivujen, ja niin sen kuuluukin olla. Kun asiakas näkee sähköpostin lähettäjänä yrityksesi.fi ja kirjoittaa saman osoitteen selaimeen, hän päätyy sivuillesi. Nimi, osoite ja posti kertovat saman tarinan.

Poikkeuksia on. Iso yritys voi käyttää sähköpostille eri tunnusta kuin markkinointisivustolle, tai uutiskirjeet voidaan lähettää alitunnuksesta, kuten uutiset.yrityksesi.fi. Pienelle yritykselle poikkeukset tuovat lähinnä sekaannusta, joten yksi tunnus kaikkeen on selkein ratkaisu.

Ät-merkkiä edeltävä osa on sinun päätettävissäsi. Se voi olla etunimi, etu- ja sukunimi pisteellä erotettuna tai tehtävän nimi. Tärkeintä on, että muoto on sama kaikille, jotta asiakas osaa arvata oikean osoitteen.

Yksi nimi, kaksi reittiä: näin sivusto ja posti erotetaan

Kotisivut ja sähköposti kuuluvat yhteen verkkotunnuksen kautta, mutta nimipalvelussa ne ovat eri rivejä. Tämän ymmärtäminen on koko aiheen tärkein asia, koska lähes kaikki ongelmat syntyvät siitä, että ne luullaan yhdeksi ja samaksi.

Nimipalvelussa on tietueita, eli rivejä, jotka kertovat, mihin mikin palvelu osoittaa. Sivuston osoitteen kertoo A-tietue: kun joku avaa yrityksesi.fi, selain saa siitä palvelimen osoitteen. Sähköpostin kertoo MX-tietue: kun joku lähettää viestin osoitteeseen maija@yrityksesi.fi, lähettävä palvelin katsoo siitä, mikä palvelin postin ottaa vastaan.

Koska rivit ovat erillisiä, sivusto ja posti voivat olla eri paikoissa. Sivusto voi olla yhdessä webhotellissa ja posti toimisto-ohjelmistopaketissa, eikä kumpikaan tiedä toisesta mitään. Se on hyvä asia: sivuston voi vaihtaa koskematta postiin ja päinvastoin.

Lisäksi nimipalvelussa on yleensä joukko tekstitietueita, jotka liittyvät postin tunnistamiseen ja erilaisiin vahvistuksiin. Ne ovat näkymättömiä niin kauan kuin kaikki toimii, ja juuri siksi ne unohtuvat, kun jotain siirretään.

Kuuluuko sähköposti webhotelliin?

Sähköposti kuuluu usein webhotellipakettiin, mutta ei välttämättä, eikä sen tarvitse olla siellä. Moni webhotelli sisältää sähköpostitilejä osana pakettia, mutta posti voi olla myös erillisessä sähköpostipalvelussa, jolloin webhotelli hoitaa vain sivut.

Se, kumpi on parempi, riippuu siitä, kuinka paljon sähköposti yrityksessäsi painaa. Jos postia on vähän ja käyttäjiä yksi tai kaksi, webhotellin posti riittää hyvin. Jos posti on työn keskeinen väline, sitä luetaan puhelimella ja monella koneella ja siihen liittyy kalenteri, erillinen palvelu on yleensä parempi.

Tarjouksessa asia kannattaa tarkistaa kahdesta suunnasta. Sisältyykö webhotelliin sähköposti, montako tiliä ja kuinka paljon tilaa. Ja jos sähköposti on jo muualla, maksatko webhotellin sähköpostista turhaan.

Kolme tapaa järjestää yrityksen sähköposti

Yrityksen sähköposti järjestetään käytännössä jollain kolmesta tavasta, ja jokaisella on paikkansa. Ero näkyy siinä, mitä tapahtuu, kun jotain vaihdetaan.

Erillisiä sähköpostipalveluita ovat esimerkiksi toimisto-ohjelmistopaketit, kuten Microsoft 365 tai Google Workspace, sekä pienemmät pelkkään postiin keskittyvät palvelut. Niissä sähköposti, kalenteri ja yhteystiedot synkronoituvat puhelimeen ja koneelle, ja käyttäjiä hallitaan yhdestä paneelista.

Operaattorin posti tarkoittaa tässä yrityksen omalla verkkotunnuksella toimivaa postia, jota operaattori myy liittymän yhteydessä. Operaattorin oma osoite, jossa ät-merkin jälkeen on operaattorin nimi, on eri asia, ja siinä on samat haitat kuin ilmaisessa osoitteessa.

Webhotellin sähköposti: milloin se riittää

Webhotellin sähköposti riittää, kun käyttäjiä on vähän, postin määrä on kohtuullinen eikä kalenteria tarvitse jakaa. Se on usein valmiiksi maksettu, se toimii tavallisilla postiohjelmilla, ja sen käyttöönotto vie minuutteja.

Heikkoudet ovat muualla. Roskapostisuodatus on usein yksinkertaisempi kuin erillisissä palveluissa. Lähtevä posti kulkee jaetulta palvelimelta, jonka maine voi riippua myös muiden asiakkaiden lähettämästä postista. Ja kun webhotellia vaihdetaan, posti pitää siirtää sen mukana.

Viimeinen kohta on se, joka yllättää. Kun webhotellin sähköposti on käytössä, webhotellin vaihto ei ole enää pelkkä sivuston siirto. Se on kahden palvelun siirto samana päivänä, ja toinen niistä on se, jota koko yritys käyttää joka minuutti.

Erillinen sähköpostipalvelu: mitä saat lisää

Erillinen sähköpostipalvelu maksetaan yleensä käyttäjää kohden kuukausittain, ja vastineeksi saat postin, joka ei riipu sivustostasi. Voit vaihtaa webhotellia, verkkotoimistoa ja koko sivuston, ja posti jatkaa kulkuaan, kunhan sen tietueet pysyvät nimipalvelussa ennallaan.

Lisäksi erilliset palvelut tarjoavat yleensä parempaa roskapostisuodatusta, enemmän tilaa viesteille, jaetut kalenterit, usean ihmisen yhdessä lukemat osoitteet ja kaksivaiheisen tunnistautumisen. Viimeinen on tietoturvan kannalta tärkein. Murrettu sähköpostitili on yleinen tapa, jolla yrityksen nimissä lähetetään väärennettyjä laskuja.

Käyttäjien hallinta on toinen etu. Kun työntekijä aloittaa, hänelle luodaan tili yhdestä paneelista, ja kun hän lähtee, tili hoidetaan samasta paikasta. Webhotellin postissa sama onnistuu, mutta harvemmin yhtä sujuvasti.

Hinta on haittapuoli, ja se kasvaa käyttäjämäärän mukana. Kahden hengen yritykselle erillinen palvelu voi tuntua ylimitoitetulta. Kun posti on liiketoiminnan keskeinen työkalu, sen hinta on pieni verrattuna siihen, mitä yksi katkos maksaa.

Miksi gmail-osoite ei kelpaa yritykselle?

Gmail-osoite ei kelpaa yritykselle, koska se ei ole yrityksen omaisuutta, se ei kerro asiakkaalle, kuka olet, ja se näyttää samalta kuin huijausviestien lähettäjät. Ilmainen osoite kuuluu henkilön tilille palvelussa, jonka ehdoista et päätä sinä.

Omistus on käytännössä suurin ongelma. Jos myyntipäällikön osoite on hänen oma ilmainen osoitteensa ja hän lähtee, asiakkaiden viestit lähtevät hänen mukanaan. Yritys ei voi ohjata osoitetta toiselle eikä sulkea sitä. Omalla verkkotunnuksella osoite pysyy yrityksen hallussa, ja asiakkaat voidaan ohjata oikealle ihmiselle.

Luottamus on toinen. Tarjous, joka tulee osoitteesta, jossa on nimi ja numeroita ilmaisen palvelun perässä, herättää kysymyksen siitä, onko takana oikea yritys. Huijauksia lähetetään usein juuri tällaisista osoitteista, ja asiakkaat ovat oppineet varomaan niitä. Yritys, joka lähettää laskunsa ilmaisesta osoitteesta, näyttää vastaanottajan silmissä samalta kuin väärennetty lasku.

Kolmas on siirrettävyys. Ilmaista osoitetta ei voi viedä toiseen palveluun. Jos myöhemmin vaihdat oman nimen osoitteeseen, joudut ilmoittamaan uuden osoitteen kaikille, ja vanha elää asiakkaiden osoitekirjoissa vuosia.

Gmail ohjelmana käy, osoitteena ei

Ongelma ei ole Gmail ohjelmana. Se on hyvä sähköpostiohjelma, ja moni yrittäjä on tottunut siihen. Ongelma on osoite, jossa ät-merkin jälkeen lukee palvelun nimi.

Oman verkkotunnuksen osoitetta voi käyttää tutussa ohjelmassa. Googlen maksullinen toimisto-ohjelmistopaketti antaa saman käyttöliittymän omalla osoitteella, ja muitakin palveluita voi lukea puhelimen ja tietokoneen tavallisilla postiohjelmilla. Siirtyminen omaan osoitteeseen ei siis tarkoita uuden ohjelman opettelua.

Jos olet käyttänyt ilmaista osoitetta vuosia, siirtymä tehdään vaiheittain. Uusi osoite otetaan käyttöön, se lisätään sähköpostin allekirjoitukseen, kotisivuille ja laskupohjaan, ja vanhaan tulleisiin viesteihin vastataan uudesta osoitteesta. Vanha osoite pidetään auki ja luetaan vielä pitkään, koska sinne tulee viestejä ihmisiltä, jotka eivät päivitä osoitekirjaansa.

Henkilö- ja rooliosoitteet

Hyvä käytäntö on erottaa henkilöiden osoitteet ja tehtävien osoitteet. Henkilöosoite on etunimi@yrityksesi.fi, ja se kuuluu yhdelle ihmiselle. Rooliosoite on esimerkiksi info@, myynti@ tai laskut@, ja sitä lukee se, joka tehtävää hoitaa.

Rooliosoitteet tekevät yrityksestä riippumattoman yksittäisistä ihmisistä. Kun tarjouspyynnöt tulevat myynti@-osoitteeseen, niitä voi lukea kaksi ihmistä, ja kun toinen on lomalla, toinen hoitaa. Kun kirjanpitäjä vaihtuu, laskut@ ohjataan uudelle ilman, että kenenkään tarvitsee ilmoittaa mitään.

Rooliosoitteen ei yleensä tarvitse olla oma tili. Useimmissa palveluissa sen voi tehdä aliasosoitteena tai yhteisenä osoitteena, joka ohjautuu yhden tai useamman ihmisen postiin. Tarkista palvelustasi, miten tämä tehdään ja maksaako yhteinen osoite erikseen.

Yksi varoitus: älä käytä info@-osoitetta kaikkien palveluiden käyttäjätunnuksena. Kun sama osoite on kirjautumistunnus verkkotunnukseen, pankkiin, sosiaaliseen mediaan ja kirjanpitoon, sen menettäminen avaa kaiken kerralla.

Kun työntekijä lähtee

Oman verkkotunnuksen etu näkyy, kun joku lähtee yrityksestä. Osoite pysyy yrityksen hallussa, siihen voi asettaa automaattisen vastauksen, jossa kerrotaan uusi yhteyshenkilö, ja asiakkaat ohjautuvat oikeaan paikkaan. Ilmaisen osoitteen kanssa mitään tästä ei voi tehdä.

Henkilöosoitteen kohdalla kannattaa kuitenkin olla tarkka. Työntekijän sähköpostin käsittelyä työsuhteen aikana ja sen päättyessä säätelee Suomessa laki yksityisyyden suojasta työelämässä, ja esimerkiksi viestien ohjaamisesta ja avaamisesta on siinä omat sääntönsä. Tarkista menettely tietosuojaviranomaisen ohjeista ennen kuin teet mitään lähtijän postille.

Tässä rooliosoitteet osoittavat arvonsa. Kun tarjouspyynnöt ja laskut tulevat myynti@- ja laskut@-osoitteisiin, lähtijän henkilöosoite on sivuseikka, eikä asiakkaan viesti jää kenenkään suljetun tilin varaan. Yrityksen palvelut, kuten markkinointityökalut ja toimittajien portaalit, kannattaa samasta syystä rekisteröidä rooliosoitteilla.

Mitä tapahtuu sähköpostille kun sivusto vaihtuu?

Sähköpostille ei tapahdu mitään, kun sivusto vaihtuu, jos vain sivuston osoitetietue muutetaan ja postin tietueet jätetään ennalleen. Posti katkeaa, jos sivuston vaihdon yhteydessä vaihdetaan nimipalvelimet tai jos posti oli vanhassa webhotellissa, jota ollaan irtisanomassa.

Ensimmäinen tilanne on helppo. Posti on erillisessä palvelussa, sivusto siirtyy webhotellista toiseen, ja nimipalvelussa muutetaan vain A-tietue. Asiakkaat eivät huomaa mitään, eikä sinunkaan tarvitse.

Toinen tilanne vaatii suunnitelman. Jos posti on vanhassa webhotellissa ja sivusto lähtee sieltä, postille pitää päättää uusi paikka ennen kuin vanha palvelu irtisanotaan. Posti siirretään joko uuteen webhotelliin tai erilliseen palveluun, tai vanha webhotelli pidetään pelkän postin takia. Viimeinen on usein kallein ja huonoin vaihtoehto, koska maksat palvelusta, jota et enää halua.

Kolmas tilanne on se, jossa verkkotunnuskin vaihtuu, esimerkiksi yrityksen nimen muuttuessa. Silloin kaikki osoitteet muuttuvat, ja vanha tunnus pidetään voimassa ja sen posti ohjataan uuteen osoitteeseen vielä vuosia. Se on oma projektinsa, eikä sitä kannata tehdä samana päivänä sivuston vaihdon kanssa.

Tyypillinen katkos: nimipalvelimet vaihtuvat ja postin tietueet jäävät

Yleinen tapa rikkoa yrityksen sähköposti sivustouudistuksessa on se, että uusi tekijä siirtää nimipalvelimet omaan palveluunsa ja luo sinne vain sivuston tarvitsemat tietueet. Postin MX-tietueet ja tunnistautumiseen liittyvät tekstitietueet jäävät vanhaan nimipalveluun, jota kukaan ei enää kysy.

Seuraus alkaa heti mutta huomataan hitaasti. Uusi sivusto toimii, ja kaikki ovat tyytyväisiä. Postia ei tule, mutta hiljaisuuden huomaa vasta, kun joku soittaa ja kysyy, miksi viestiin ei vastattu. Osa lähettäjistä saa palautusviestin, osa ei saa mitään, ja viestejä voi kadota kokonaan.

Sama voi tapahtua myös toisin päin. Kun postipalvelu vaihdetaan, joku muuttaa MX-tietueet mutta unohtaa tunnistautumistietueet, ja posti alkaa kulkea mutta päätyy vastaanottajilla roskapostiin. Tämä on hiljaisempi vika, koska mikään ei näytä olevan rikki.

Molemmat estetään samalla tavalla: tietueet kirjataan ylös ennen muutosta, ja ne luodaan uuteen paikkaan ennen kuin nimipalvelimet vaihdetaan.

Näin valmistaudut sivuston vaihtoon

Kun sivusto uudistetaan tai webhotelli vaihtuu, käy nämä läpi ennen kuin mitään muutetaan. Lista on lyhyt, ja se voi säästää yrityksen viikolta ilman postia.

1. Selvitä, missä nimipalvelu on nyt ja missä se on muutoksen jälkeen.
2. Ota talteen kaikki nykyiset tietueet, erityisesti MX-tietueet ja postiin liittyvät tekstitietueet. Kuvakaappaus riittää, tiedostovienti on parempi.
3. Kerro uudelle tekijälle kirjallisesti, missä posti on ja että sen tietueet pitää säilyttää.
4. Jos posti on vanhassa webhotellissa, päätä sen uusi paikka ja siirrä se ennen irtisanomista.
5. Heti muutoksen jälkeen lähetä viesti yrityksen osoitteisiin ulkopuolisesta osoitteesta ja vastaa siihen. Tarkista myös, että yhteydenottolomakkeen viestit tulevat perille.

Viimeinen kohta vie viisi minuuttia ja kertoo, toimiiko kaikki. Kun se tehdään heti julkaisun jälkeen eikä vasta kahden päivän päästä, mahdollinen katkos jää tunteihin.

Lomakkeet ja sivuston lähettämä posti

Kotisivut eivät vain näytä sisältöä, ne myös lähettävät postia. Yhteydenottolomake lähettää viestin sinulle, ajanvaraus lähettää vahvistuksen asiakkaalle ja verkkokauppa lähettää tilausvahvistukset. Kaikki nämä lähtevät yrityksesi nimissä, ja vastaanottajan postipalvelu tarkistaa, onko sivustolla lupa lähettää niitä.

Jos lupa puuttuu, viestit päätyvät roskapostiin tai niitä ei toimiteta lainkaan. Tyypillinen oire on, että lomakkeen viestit tulevat perille osan ajasta tai että asiakkaat kertovat, ettei vahvistusta tullut. Syy on usein se, ettei sivuston palvelinta ole merkitty verkkotunnuksen sallituksi lähettäjäksi.

Tähän liittyy yksi yleinen virhe. Lomake asettaa lähettäjäksi asiakkaan oman osoitteen, jotta vastaaminen olisi helppoa, ja vastaanottava palvelu voi hylätä viestin, joka väittää tulevansa eri verkkotunnuksesta kuin mistä se oikeasti lähtee. Oikea tapa on lähettää viesti yrityksen omasta osoitteesta ja laittaa asiakkaan osoite vastausosoitteeksi. Toimivan lomakkeen muut osat on käyty läpi artikkelissa yhteydenottolomake joka toimii.

Kuka hoitaa mitäkin

Kotisivut ja sähköposti ovat usein eri tekijöiden käsissä: sivuston tekijä, webhotelli, sähköpostipalvelu ja joku, joka hallinnoi nimipalvelua. Jokainen näkee oman osansa, ja kukaan ei näe kokonaisuutta, ellei sitä ole kirjattu.

Kirjaa yhteen paikkaan, missä verkkotunnus on ja kuka on haltija, missä nimipalvelu on, missä sivusto on, missä sähköposti on ja kuka pääsee kuhunkin hallintapaneeliin. Sama lista auttaa, kun jotain pitää muuttaa, ja se auttaa uutta tekijää ymmärtämään tilanteen tunnissa eikä viikossa.

Jos haluat, että yksi taho katsoo kokonaisuutta, se kannattaa sopia ääneen. Ylläpitopalvelussa voidaan sopia, että sivuston muutokset tehdään aina niin, että postin tietueet tarkistetaan samalla. Ilman tällaista sopimusta jokainen olettaa, että joku muu huolehtii postista.

Yhteenveto

Kotisivut ja sähköposti yrityksen nimellä rakentuvat saman verkkotunnuksen varaan, mutta ne ovat kaksi eri palvelua, joita nimipalvelussa ohjaavat eri tietueet. Sivuston osoite ja postin reitti ovat eri rivejä, ja siksi sivuston voi vaihtaa koskematta postiin.

Sähköposti voi kuulua webhotelliin tai olla erillisessä palvelussa. Webhotellin posti riittää pienelle yritykselle, erillinen palvelu kannattaa, kun posti on päivittäinen työkalu tai kun sivustoa vaihdetaan usein. Ilmainen osoite ei kelpaa, koska se ei ole yrityksen omaisuutta.

Ennen jokaista sivuston muutosta kirjataan ylös, missä posti on ja mitkä tietueet sitä ohjaavat, ja muutoksen jälkeen lähetetään testiviesti. Tämä yksi tapa estää suurimman osan katkoksista.