Miksi verkkokauppa kysyy henkilötunnusta, ja pitäisikö sinun kysyä

Miksi verkkokauppa kysyy henkilötunnusta: lyhyt vastaus

Verkkokauppa kysyy henkilötunnusta useimmiten siksi, että ostaja on valinnut maksutavaksi laskun tai osamaksun, jolloin maksupalvelu myöntää ostajalle luottoa, tarkistaa luottotiedot ja tarvitsee tunnuksen ostajan yksilöimiseen. Harvemmin syy on ikärajan varmistaminen tai sopimus, jossa henkilö pitää tunnistaa yksiselitteisesti. Joskus syy on pelkkä tottumus: lomakkeessa on kenttä, koska se oli pohjassa valmiina.

Kaupalle itselleen tunnusta tarvitaan harvoin. Kun laskun myöntää maksupalvelu, tunnus kulkee sen omassa ikkunassa, eikä kaupan tarvitse nähdä tai tallentaa sitä lainkaan. Jos kaupan oma tilauslomake kysyy tunnusta kaikilta, kauppa ottaa itselleen vastuun tiedosta, jota se ei käytä.

Henkilötunnuksen käsittelystä säädetään tietosuojalaissa, ja sen käyttö on sallittua vain tietyin edellytyksin. Yleiset linjaukset ja tulkinnat löytyvät tietosuojavaltuutetun toimiston sivuilta, ja oman kaupan tilanne kannattaa tarkistaa sieltä ennen kuin kenttä lisätään lomakkeeseen.

Miksi henkilötunnusta kysytään?

Henkilötunnusta kysytään, koska se yksilöi ihmisen luotettavammin kuin nimi ja osoite. Kaksi saman nimistä ihmistä samassa kaupungissa on tavallista, ja osoite vaihtuu muuton mukana. Kun kauppa tai maksupalvelu antaa ostajalle luottoa, sen pitää tietää varmasti, kenelle luotto myönnettiin ja keneltä se tarvittaessa peritään.

Tästä syystä tunnus liittyy suomalaisessa verkkokaupassa ennen kaikkea lasku- ja osamaksuun. Maksupalvelu tarkistaa luottotiedot, tekee päätöksen ja kantaa luottoriskin, ja se tarvitsee tunnuksen tehdäkseen sen. Ostaja on tottunut tähän, ja siksi kysymys hänen valitsemansa maksutavan yhteydessä ei yleensä herätä epäluuloa.

Muita syitä ovat tuotteet, joilla on lakisääteinen ikäraja, vuokraus ja rahoitus, joissa yksilöinti on välttämätöntä, sekä palvelut, joissa henkilöllisyys pitää varmistaa laissa säädetystä syystä. Sitten on syy, joka ei ole syy: kenttä on lomakkeessa, koska joku lisäsi sen vuosia sitten, eikä kukaan ole kysynyt miksi.

Kuka tunnusta oikeasti tarvitsee: kauppa vai maksupalvelu

Kun ostaja maksaa laskulla, tunnusta tarvitsee laskun myöntäjä, ei kauppa. Useimmissa kaupoissa laskun ja osamaksun myöntää maksunvälittäjän kautta toimiva palvelu, ja tunnus kirjoitetaan sen lomakkeeseen. Kauppa saa tiedon siitä, että maksu on hyväksytty, mutta ei tarvitse itse tunnusta mihinkään.

Ongelma syntyy, kun kauppa kysyy tunnuksen omassa kassassaan ja välittää sen eteenpäin, tai kun vanha laskutusratkaisu on tehty niin, että kauppa myöntää laskun itse. Silloin tunnus tallentuu kaupan tietokantaan, näkyy hallintapaneelin tilausnäkymässä ja päätyy usein ilmoitussähköposteihin. Kauppa on nyt henkilötunnusten rekisterinpitäjä, halusi se sitä tai ei.

Siksi ensimmäinen kysymys ei ole, saako tunnusta kysyä, vaan kenen pitää kysyä. Jos vastaus on maksupalvelu, kaupan kannattaa antaa sen hoitaa asia ja pitää oma lomakkeensa tunnuksesta vapaana. Suomessa käytetyistä maksutavoista on kerrottu artikkelissa verkkokaupan maksutavoista Suomessa.

Milloin sitä saa kysyä?

Henkilötunnusta saa käsitellä rekisteröidyn yksiselitteisellä suostumuksella tai silloin, kun käsittelystä säädetään laissa. Lisäksi sitä saa käsitellä, kun henkilön yksiselitteinen yksilöinti on tarpeen esimerkiksi rekisterinpitäjän tai rekisteröidyn oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi, ja tietyillä aloilla, kuten luotonannossa, perinnässä, vakuutus- ja maksupalvelutoiminnassa ja vuokraustoiminnassa. Tarkka luettelo ja sen tulkinta tarkistetaan tietosuojalaista ja tietosuojavaltuutetun ohjeista.

Sallittu peruste ei yksin riitä. Tietosuojan perusperiaate on, että tietoja kerätään vain sen verran kuin tarkoitukseen on välttämätöntä. Jos ostaja maksaa kortilla ja tuote lähtee noutopisteeseen, tunnukselle ei ole tarvetta, eikä sitä siksi pidä kysyä, vaikka jollekin toiselle maksutavalle peruste olisikin.

Käytännön sääntö pienelle kaupalle on tämä: tunnusta kysytään vain silloin, kun valittu maksutapa tai tuote sitä vaatii, se kysytään vain siltä ostajalta, jota asia koskee, ja se kysytään mieluiten palvelulla, joka sitä oikeasti tarvitsee.

Suostumus ei ole oikotie

Suostumus kuulostaa helpolta ratkaisulta: lisätään ruutu, jossa ostaja hyväksyy tunnuksen käsittelyn, ja asia on hoidettu. Mutta suostumuksen pitää olla vapaaehtoinen. Jos tilausta ei voi tehdä ilman tunnusta, vaikka tilaukseen ei tarvita sitä, ostaja ei anna suostumusta vapaasti vaan siksi, että hän haluaa tuotteen.

Tämä on yleinen virhe lomakkeissa, joissa tunnus on pakollinen kenttä kaikille ostajille. Pakollisuus kertoo, että kauppa pitää tunnusta tilauksen edellytyksenä, ja silloin sen pitää pystyä perustelemaan, miksi. Jos perustelu on se, että järjestelmä vaatii, vika on järjestelmässä.

Suostumukseen perustuva käsittely tuo myös velvollisuuden: ostaja voi perua suostumuksensa, ja silloin tiedon käsittely pitää lopettaa. Kauppa, joka on rakentanut asiakasrekisterinsä tunnuksen varaan, joutuu silloin selvittämään, mitä tehdään tilauksille, joissa tunnus pitää poistaa.

Ikärajatuotteet ja henkilöllisyyden varmistaminen

Jos kauppa myy tuotteita, joilla on lakisääteinen ikäraja, sen pitää pystyä varmistamaan ostajan ikä. Henkilötunnuksen kirjoittaminen lomakkeeseen ei ole tähän hyvä tapa, koska kuka tahansa voi kirjoittaa kenen tahansa tunnuksen, eikä kauppa pysty tarkistamaan sitä. Se kerää arkaluonteisen tiedon ilman, että varmistus paranee.

Luotettavampi tapa on vahva sähköinen tunnistautuminen pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella tunnistuspalvelun kautta. Silloin henkilöllisyys on oikeasti varmistettu. Tunnistuspalvelu voi välittää kaupalle tunnuksen, ja kaupan kannattaa rajata, mitä se tallentaa: usein riittää tieto siitä, että ostaja on täysi-ikäinen ja tunnistettu, ja tunnistuksen ajankohta.

Toinen tapa on varmistaa ikä luovutuksen yhteydessä, jos kuljetuspalvelu tarjoaa henkilöllisyyden tarkistuksen. Kumpi sopii, riippuu tuotteesta ja siitä, mitä sen myynnistä on säädetty. Ikärajatuotteiden verkkomyynnin säännöt kannattaa tarkistaa asianomaiselta viranomaiselta ennen myynnin aloittamista.

Miten se vaikuttaa konversioon?

Henkilötunnuskenttä vähentää tilauksia silloin, kun ostaja ei ymmärrä, miksi sitä kysytään. Kun kysymys tulee laskun valinnan jälkeen maksupalvelun ikkunassa, ostaja tunnistaa tilanteen ja jatkaa. Kun se tulee kaupan omassa lomakkeessa heti nimen ja osoitteen jälkeen, pakollisena, kortilla maksavalle, ostaja pysähtyy ja miettii, onko kauppa aito.

Epäluulolle on syy. Huijauskaupat keräävät tietoja, ja ostaja on kuullut siitä. Pieni tuntematon kauppa, joka kysyy tunnusta ilman selitystä, näyttää hänen silmissään samalta kuin se, jota hän on opetettu varomaan. Hän ei kirjoita kauppaan kysyäkseen, vaan sulkee välilehden.

Tätä ei näe kävijämittarin kokonaisluvuista, mutta sen näkee kassan vaiheittaisesta seurannasta: kuinka moni pääsee lomakkeen alkuun ja kuinka moni lähettää sen. Jos pudotus osuu tunnuskentän kohdalle, syy on löytynyt. Keskeneräisistä ostoskoreista ja niiden syistä on kerrottu myös artikkelissa konversio-optimoinnista.

Missä kohtaa kysymys pelottaa eniten

Pahimmat paikat kysyä tunnusta ovat lomakkeen alku, kaikille pakollinen kenttä ja kenttä ilman selitystä. Jokainen näistä kertoo ostajalle, että tunnus on tärkeämpi kuin hänen valintansa.

Esimerkki: puutarhatarvikkeita myyvä pieni kauppa siirtyi uuteen alustaan ja kopioi vanhan kassan kentät sellaisenaan. Vanhassa järjestelmässä kauppa oli myöntänyt laskun itse, ja siksi tunnus oli pakollinen. Uudessa kaupassa lasku tuli maksupalvelulta, mutta kenttä jäi. Kortilla ja verkkopankilla maksavat ostajat kohtasivat nyt kysymyksen, jolle ei ollut mitään syytä, ja kassalta poistuttiin selvästi aiempaa enemmän ennen kuin kukaan huomasi miksi.

Korjaus oli kentän poisto. Mutta sitä ennen oli kertynyt satoja tilauksia, joissa tunnus oli tallennettu kaupan tietokantaan ilman tarvetta, ja ne piti vielä käydä läpi ja poistaa.

Miten tunnus säilytetään turvallisesti?

Turvallisin tapa säilyttää henkilötunnus on olla säilyttämättä sitä. Jos kauppa ei tarvitse tunnusta tilauksen jälkeen, sitä ei tallenneta. Jos se on pakko tallentaa, se salataan, pääsy siihen rajataan niille, jotka sitä työssään tarvitsevat, eikä sitä näytetä hallintapaneelin tilausnäkymässä kokonaisena.

Tietosuojalaissa on myös erityinen sääntö: henkilötunnusta ei saa merkitä tarpeettomasti tulosteisiin tai asiakirjoihin. Tilausvahvistus, lähetyslista, lasku ja pakkauslappu ovat kaikki asiakirjoja, eikä tunnus kuulu yhteenkään niistä, ellei sille ole erityistä syytä.

• Älä tallenna, jos et tarvitse.
• Jos tallennat, salaa ja rajaa pääsy.
• Näytä hallinnassa korkeintaan osittain.
• Ei tilausvahvistuksiin, laskuihin, pakkauslappuihin tai sähköposteihin.
• Poista, kun peruste päättyy, ja kirjaa säilytysaika tietosuojaselosteeseen.

Lokit, varmuuskopiot ja sähköpostit: minne tunnus karkaa

Tunnus ei yleensä vuoda tietokannasta, johon se on tarkoituksella tallennettu. Se vuotaa paikoista, joihin se on päätynyt vahingossa. Lomakelisäosa tallentaa kaikki lähetykset omaan tauluunsa. Kaupan ilmoitussähköposti lähettää ylläpitäjälle kaikki lomakkeen kentät. Virheloki kirjaa epäonnistuneen lähetyksen sisältöineen.

Muita tavallisia paikkoja ovat kävijämittari, joka kerää lomakkeen kenttiä, tilausten vienti taulukkoon, joka tallennetaan kannettavalle koneelle, ja varmuuskopiot, jotka säilyvät vuosia sen jälkeen, kun alkuperäinen tieto on poistettu. Jokainen näistä on paikka, jossa tunnus on olemassa ilman, että kukaan muistaa sen olevan siellä.

Siksi tarkistus tehdään kokeilemalla. Tee testitilaus tunnisteella, jonka tunnistat, ja etsi se sitten kaikkialta: tietokannasta, sähköposteista, lokeista, viennistä ja kävijämittarista. Jokainen löytöpaikka on korjattava kohta.

Mitä tapahtuu, jos tunnus vuotaa

Henkilötunnusten vuoto on tietoturvaloukkaus, josta pitää tavallisesti ilmoittaa tietosuojavaltuutetun toimistolle 72 tunnin kuluessa siitä, kun loukkaus on havaittu, jos siitä voi aiheutua riskiä ihmisten oikeuksille. Jos riski on suuri, myös ne ihmiset, joiden tietoja vuoto koskee, pitää informoida.

Tunnus on arkaluonteinen, koska sen avulla voidaan yrittää esiintyä toisena. Nimi, osoite ja henkilötunnus yhdessä ovat juuri se yhdistelmä, jota identiteettivarkaudessa käytetään. Vuoto pienestä verkkokaupasta ei ole pienempi asia niille, joiden tunnus vuoti.

Kaupalle vuoto maksaa selvittämisen, ilmoitukset, asiakkaiden yhteydenotot ja luottamuksen. Paras vakuutus on sama kuin edellä: tunnus, jota ei ole tallennettu, ei voi vuotaa.

Mitä vaihtoehtoja on?

Tärkein vaihtoehto on antaa tunnuksen kysyminen sille palvelulle, joka sitä tarvitsee, eli laskun tai osamaksun myöntäjälle, ja pitää kaupan oma kassa ilman tunnuskenttää. Korttimaksu, verkkopankkimaksu ja mobiilimaksu eivät vaadi tunnusta lainkaan, ja ne kattavat suuren osan suomalaisista ostajista.

Kun henkilöllisyys pitää oikeasti varmistaa, vahva sähköinen tunnistautuminen on parempi kuin lomakkeeseen kirjoitettu tunnus, koska se myös varmistaa. Kun riittää tieto täysi-ikäisyydestä, tallennetaan vain se. Kun ostaja on yritys, y-tunnus riittää.

Yritysasiakas: y-tunnus riittää

Yritykselle myytäessä henkilötunnusta ei tarvita. Lasku osoitetaan yritykselle, ja yritys yksilöidään y-tunnuksella. Tämä pätee myös toiminimeen: toiminimellä on oma y-tunnuksensa, ja sitä käytetään laskutuksessa, vaikka yritys onkin yksi ihminen.

Jos kaupan kassa kysyy tunnusta myös yritysostajalta, se johtuu yleensä siitä, että laskutusratkaisu on rakennettu vain kuluttajille. Yritysostaja pysähtyy tähän vielä helpommin kuin kuluttaja, koska hänen tehtävänsä on ostaa yritykselle, ei antaa omia tietojaan.

Toimiva ratkaisu on kassan valinta: ostan yrityksenä. Silloin kysytään y-tunnus, yrityksen nimi ja laskutusosoite tai verkkolaskuosoite, ja henkilötunnuskenttää ei näytetä lainkaan.

Näin tarkistat oman kassasi

Oman kassan tarkistus vie tunnin, ja se tehdään ostajan silmin ja ylläpitäjän silmin. Ostajan silmin katsotaan, missä kohtaa ja kenelle tunnusta kysytään. Ylläpitäjän silmin katsotaan, minne kysytty tunnus päätyy.

• Tee testitilaus jokaisella maksutavalla ja katso, missä vaiheessa tunnusta kysytään.
• Jos kaupan oma lomake kysyy tunnusta, selvitä, mihin sitä käytetään.
• Avaa tilaus hallintapaneelissa ja katso, näkyykö tunnus.
• Lue kaupan ilmoitussähköposti ja asiakkaan tilausvahvistus.
• Tarkista lomakelisäosan tallennukset ja tilausten vientitiedosto.
• Tarkista, mainitaanko tunnus tietosuojaselosteessa, ja onko sille kirjattu säilytysaika.

Jos tarkistus paljastaa tunnuksia paikoissa, joissa niitä ei tarvita, korjaus on kaksiosainen: kenttä pois ja vanhat tiedot poistetaan hallitusti, varmuuskopiot mukaan lukien.

Mitä tietosuojaselosteeseen kirjoitetaan

Jos kauppa käsittelee henkilötunnuksia, tietosuojaselosteessa kerrotaan, missä tilanteissa tunnusta käsitellään, millä perusteella, kenelle se luovutetaan, esimerkiksi maksupalvelulle, ja kuinka kauan sitä säilytetään. Jos tunnusta kysyy vain maksupalvelu omassa ikkunassaan, selosteessa kerrotaan, että maksupalvelu käsittelee tietoja omana rekisterinpitäjänään, ja viitataan sen omaan selosteeseen.

Seloste on myös hyvä testi. Jos tunnuksen käsittelylle ei pysty kirjoittamaan selkeää tarkoitusta ja perustetta, tunnusta ei pitäisi käsitellä. Kun kauppa rakennetaan alusta, kuten NordSurin verkkokauppa, kassan kentät voidaan päättää niin, että kysytään vain se, mitä tilaus oikeasti tarvitsee.

Tietosuojavaltuutetun toimiston sivuilta löytyy ohjeet selosteen sisällöstä ja henkilötunnuksen käsittelystä, ja ne kannattaa lukea ennen kuin mitään kirjoitetaan.

Yhteenveto

Verkkokauppa kysyy henkilötunnusta useimmiten laskun tai osamaksun takia, ja silloin tunnusta tarvitsee maksupalvelu, ei kauppa. Muita syitä ovat lakisääteiset ikärajat ja sopimukset, joissa yksilöinti on välttämätöntä. Kaikkien ostajien pakollinen tunnuskenttä on harvoin perusteltu ja karkottaa ostajia.

Tunnusta saa käsitellä vain laissa säädetyillä perusteilla ja vain sen verran kuin tarkoitus vaatii. Turvallisin tunnus on se, jota ei tallenneta, ja vaarallisin se, joka on päätynyt sähköposteihin, lokeihin ja vientitiedostoihin kenenkään huomaamatta.

Vaihtoehdot ovat tarjolla: maksupalvelu kysyy omassa ikkunassaan, vahva tunnistautuminen varmistaa henkilöllisyyden, ja yritysasiakkaalta pyydetään y-tunnus. Tarkat säännöt tarkistetaan tietosuojalaista ja tietosuojavaltuutetun ohjeista.