Sisällönhallintajärjestelmä: mikä CMS on ja miten valitset oikean

Mikä on sisällönhallintajärjestelmä?

Sisällönhallintajärjestelmä on ohjelmisto, jonka avulla sivuston tekstejä, kuvia, sivuja ja artikkeleita voi muokata hallintapaneelista ilman koodia. Siitä käytetään myös nimiä julkaisujärjestelmä ja CMS. Kun vaihdat hinnaston rivin tai lisäät uutisen, teet sen järjestelmässä, ja järjestelmä huolehtii siitä, että muutos näkyy sivustolla oikeassa kohdassa ja oikean näköisenä.

Järjestelmän idea on erottaa sisältö ulkoasusta. Sivuston rakenne, värit ja taitto rakennetaan kerran, ja sisältö syötetään niihin. Siksi uuden sivun tekeminen ei vaadi suunnittelijaa, eikä väärin painettu nappi yleensä riko koko sivustoa.

Järjestelmiä on hyvin erilaisia. Osa on laajoja alustoja, joihin voi rakentaa melkein mitä tahansa, ja osa on pieniä paneeleja, joilla muokataan vain tietyn sivuston tiettyjä kohtia. Oikea valinta riippuu siitä, mitä sinä aiot muuttaa.

Mitä järjestelmällä tehdään arjessa

Pienen yrityksen arjessa sisällönhallintajärjestelmällä tehdään yllättävän vähän erilaisia asioita, mutta niitä tehdään toistuvasti. Tyypillisiä tehtäviä ovat nämä:

• Hintojen, aukioloaikojen ja yhteystietojen päivittäminen.
• Uutisen, blogiartikkelin tai tarjouksen julkaiseminen.
• Kuvien vaihtaminen ja uusien lisääminen.
• Sivun otsikon ja kuvauksen muokkaaminen hakukoneita varten.
• Henkilökunnan tai palveluiden tietojen lisääminen ja poistaminen.

Taustalla järjestelmä tallentaa sisällön tietokantaan tai tiedostoihin ja yhdistää sen sivuston pohjiin, kun sivua pyydetään tai kun sivusto julkaistaan. Lisäksi siinä on yleensä käyttäjähallinta, jolla päätetään, kuka saa muokata mitäkin.

Kirjoita oma listasi ennen kuin vertailet järjestelmiä. Jos siihen tulee viisi riviä, et tarvitse järjestelmää, jossa on sata toimintoa.

Tarvitseeko yrityksen sivusto sisällönhallintajärjestelmän?

Yrityksen sivusto tarvitsee sisällönhallintajärjestelmän, jos sen sisältöä muutetaan usein ja haluat tehdä muutokset itse. Jos sivusto on käyntikortti, jonka tiedot muuttuvat kerran vuodessa, pärjäät hyvin ilmankin, ja muutoksen voi tilata tekijältä.

Raja kulkee siinä, mitä pienet muutokset maksavat ja kuinka nopeasti ne pitää saada näkyviin. Ravintola, jonka lounaslista vaihtuu viikoittain, tai kauppa, jonka tarjoukset vaihtuvat kuukausittain, tarvitsee paneelin. Tilitoimisto, jonka palvelut ja hinnat pysyvät samoina vuosia, ei välttämättä tarvitse.

Laske asia auki kummastakin suunnasta. Järjestelmä maksaa rakentamisen ja ylläpidon, ja ilman sitä jokainen muutos maksaa pyynnön, odotuksen ja usein laskun. Miksi yksittäinen muutos tuntuu kalliilta, on avattu artikkelissa verkkosivujen päivityksen hinta.

Kun ilman julkaisujärjestelmää pärjää

Sivusto ilman julkaisujärjestelmää on usein nopeampi, turvallisempi ja halvempi ylläpitää, koska siinä on vähemmän liikkuvia osia. Ei ole kirjautumissivua, jota murtautujat kokeilevat, eikä päivitettäviä lisäosia.

Hinta maksetaan joustavuudessa. Jokainen muutos kulkee tekijän kautta, ja jos tekijä on lomalla tai lopettanut, aukioloajat odottavat. Siksi tämä malli sopii parhaiten sivustolle, jonka sisältö on vakaa ja jonka tekijän kanssa on sovittu, kuinka nopeasti muutokset tehdään.

Välimuotojakin on. Sivusto voi olla muuten kiinteä, mutta yksi osio, kuten uutiset tai hinnasto, päivitetään pienellä paneelilla. Miten dynaaminen ja staattinen sivusto eroavat tekniikaltaan, on selitetty artikkelissa dynaamiset vai staattiset verkkosivut.

Mitä eroa on WordPressillä, sivustotyökaluilla ja kevyillä julkaisujärjestelmillä?

WordPress on laaja avoimen lähdekoodin järjestelmä, joka asennetaan omaan webhotelliin ja jota laajennetaan teemoilla ja lisäosilla. Sivustotyökalu on kuukausimaksullinen palvelu, jossa järjestelmä, palvelin ja ulkoasupohjat ovat samassa paketissa. Kevyt julkaisujärjestelmä on sivustoa varten rakennettu paneeli, jolla muokataan vain niitä kohtia, joita oikeasti muutetaan.

Mikään näistä ei ole yleisesti paras. Taulukko auttaa kysymään oikeat kysymykset: kuka päivittää, mitä maksat viiden vuoden aikana ja mitä tapahtuu, jos haluat lähteä.

WordPress: laaja ja joustava, mutta vaatii huolenpitoa

WordPressin vahvuus on laajuus. Sille on tarjolla valtava määrä teemoja ja lisäosia ja paljon osaavia tekijöitä, ja sillä voi rakentaa lähes minkä tahansa sivuston blogista verkkokauppaan.

Sama laajuus on sen heikkous. Jokainen lisäosa on koodia, jonka joku muu on kirjoittanut, ja jokainen niistä pitää päivittää. Hallintapaneeli on usein raskaampi kuin pienen yrityksen tarpeet, ja sivunrakentajalla tehty sivu voi hajota, kun joku siirtää väärää lohkoa.

WordPressin hyvistä ja huonoista puolista, hinnasta ja ylläpidosta on kirjoitettu erikseen. Aloita artikkelista WordPress-kotisivut yritykselle, ja jos harkitset vaihtoehtoja, jatka vertailuun WordPress vai räätälöidyt sivut.

Sivustotyökalut: kaikki valmiina, mutta vuokralla

Sivustotyökalussa rakennat sivuston valmiiden pohjien päälle palvelun omassa editorissa, ja palvelu hoitaa palvelimen, päivitykset ja varmuuskopiot. Alkuun pääsee nopeasti, ja kuukausimaksulla saa toimivan kokonaisuuden ilman teknistä osaamista.

Rajoitukset tulevat vastaan myöhemmin. Voit tehdä vain sen, mitä palvelu sallii, ja jos tarvitset jotain, mitä siinä ei ole, vaihtoehtoja on vähän. Sivustoa ei yleensä voi siirtää sellaisenaan toiseen paikkaan, joten lähteminen tarkoittaa uuden sivuston rakentamista.

Kuukausimaksu on myös pysyvä. Se, mikä on edullista ensimmäisenä vuonna, voi olla kallista kymmenen vuoden päästä. Laskelmaa on avattu artikkelissa kotisivut kuukausimaksulla vai kertamaksulla.

Kevyt julkaisujärjestelmä: vain se, mitä oikeasti muokataan

Kevyt julkaisujärjestelmä lähtee toisesta päästä. Sen sijaan, että paneelissa on kaikki mahdollinen, siihen tehdään vain ne osiot, joita yritys oikeasti muokkaa, esimerkiksi etusivun nostot, hinnasto, tuotteet ja uutiset.

Paneeli on helppo oppia, koska siinä ei ole ylimääräistä. Ulkoasua ei pääse rikkomaan, kun paneelissa muokataan sisältöä eikä taittoa. Ylläpidettävää on vähemmän, koska kolmannen osapuolen lisäosia ei tarvita.

Heikkous on se, että uusi toiminto pitää rakentaa. Jos haluat myöhemmin tapahtumakalenterin, sitä ei asenneta lisäosana, vaan se lisätään järjestelmään. Tällä periaatteella on tehty myös NordSurin kevyt julkaisujärjestelmä, jossa sivusto rakennetaan ensin ja paneeli leikataan sen jälkeen sivuston osioiden mukaan.

Mitä headless CMS tarkoittaa?

Headless CMS tarkoittaa sisällönhallintajärjestelmää, jolla ei ole omaa sivustoa. Sisältö kirjoitetaan ja tallennetaan järjestelmään, ja se toimitetaan rajapinnan kautta sinne, missä sitä tarvitaan: verkkosivulle, mobiilisovellukseen, myymälän näytölle tai kaikkiin näihin samaan aikaan.

Nimi tulee siitä, että järjestelmästä puuttuu pää eli kävijälle näkyvä osa. Sivuston ulkoasu ja toiminta rakennetaan erikseen, ja sivusto hakee sisällön järjestelmästä. Kehittäjälle malli antaa vapauden valita tekniikka, ja sama sisältö voidaan näyttää monessa kanavassa ilman kopioimista.

Pienelle yritykselle headless-malli on harvoin tarpeen. Se vaatii kehittäjän jokaiseen ulkoasun muutokseen, esikatselu on hankalampi järjestää ja osia on enemmän. Se kannattaa, kun samaa sisältöä julkaistaan oikeasti useaan paikkaan, esimerkiksi verkkosivuille, sovellukseen ja useille sivustoille.

Julkaisujärjestelmän ei tarvitse hidastaa sivustoa

Moni olettaa, että paneelista päivitettävä sivusto on aina hitaampi kuin kiinteä. Näin ei tarvitse olla. Sisältö voidaan tallentaa järjestelmään ja sivut muodostaa valmiiksi aina, kun jotain muutetaan, jolloin kävijä saa nopean ja kevyen sivun.

Ratkaisevaa on se, mitä sivun näyttämiseen tarvitaan jokaisella latauksella. Jos jokainen kävijä käynnistää tietokantahaut, kymmenen lisäosaa ja sivunrakentajan koodin, sivu on raskas. Jos kävijälle tarjotaan valmis sivu, järjestelmä ei hidasta mitään.

Kysy siksi tekijältä, miten sivut muodostetaan ja mitä yhden sivun lataus vaatii palvelimelta. Vastaus kertoo enemmän kuin järjestelmän nimi.

Mitä sisällönhallintajärjestelmältä kannattaa vaatia?

Sisällönhallintajärjestelmältä kannattaa vaatia, että sillä onnistuvat juuri ne muutokset, joita teet, ilman että ulkoasu hajoaa. Sen lisäksi tarkista nämä:

• Kuvien käsittely. Järjestelmä pienentää ja pakkaa ladatut kuvat itse, eikä puhelimen täysikokoinen kuva hidasta sivua.
• Hakukonekentät. Jokaiselle sivulle voi kirjoittaa oman otsikon, kuvauksen ja kuvien vaihtoehtoiset tekstit.
• Versiohistoria. Virheellisen muutoksen voi perua, ja näet, kuka muutti mitä ja milloin.
• Luonnos ja esikatselu. Muutoksen näkee ennen kuin se julkaistaan.
• Käyttäjät ja oikeudet. Jokaisella on oma tunnus, ja kukin näkee vain sen, mitä tarvitsee.
• Kieliversiot. Jos sivusto on monikielinen, samaa sisältöä hallitaan yhdessä paikassa.
• Sisällön vienti. Tekstit ja kuvat saa ulos järjestelmästä, jos joskus vaihdat.

Kaikkea ei tarvitse olla. Kirjoittamasi muutostarpeet ratkaisevat, mitkä kohdat ovat pakollisia ja mitkä mukavia lisiä.

Kysymykset ennen kuin valitset

Tekniset ominaisuudet ovat helpompi osa. Vaikeampi osa on se, mitä järjestelmän ympärillä tapahtuu vuosien aikana. Kysy tekijältä ainakin nämä:

1. Kuka päivittää järjestelmän, kuinka usein ja mitä se maksaa?
2. Mitä maksaa muutos, jota en pysty tekemään paneelista?
3. Saanko sisällön ulos, jos lopetamme yhteistyön?
4. Mitä tapahtuu, jos tekijä lopettaa tai ei vastaa?
5. Voinko kokeilla paneelia ennen kuin allekirjoitan?

Viimeinen kysymys on näistä halvin ja kertoo eniten. Kymmenen minuuttia paneelissa paljastaa, onko se tehty sinua vai tekijää varten.

Omistajuus ja sisällön siirtäminen

Sisältö on sinun, mutta sen muoto voi sitoa sinut järjestelmään. Tekstit ja kuvat on yleensä mahdollista viedä ulos, mutta sivujen rakenne, lomakkeet ja ulkoasu jäävät usein järjestelmään. Kun vaihdat, osa työstä tehdään uudelleen.

Selvitä ennen valintaa, missä muodossa sisältö on tallennettu ja kenen hallussa ovat palvelin, verkkotunnus ja tunnukset. Jos vastaus on epämääräinen, kysy uudelleen. Samat kysymykset on koottu tarkistuslistaksi artikkeliin kuka omistaa verkkosivuni.

Jos mietit jo lähtöä nykyisestä järjestelmästä, selvitä etukäteen, mitä siirrossa oikeasti siirtyy. WordPressistä poismuuton vaiheet on käyty läpi artikkelissa sivuston siirto pois WordPressistä.

Ylläpito kuuluu jokaiseen järjestelmään

Jokainen sisällönhallintajärjestelmä tarvitsee ylläpitoa: tietoturvapäivitykset, varmuuskopiot ja sen varmistamisen, että kaikki toimii päivitysten jälkeen. Ero on siinä, kuka sen tekee ja kuinka paljon sitä on.

Sivustotyökalussa ylläpito sisältyy kuukausimaksuun. WordPressissä sitä on sitä enemmän, mitä enemmän lisäosia on, ja sen tekee joko sinä, tekijä tai ei kukaan. Kevyessä järjestelmässä päivitettäviä osia on vähemmän, mutta palvelinympäristö on silti pidettävä ajan tasalla.

Kysy ylläpidosta ennen valintaa, älä vasta ensimmäisen ongelman jälkeen. Mitä ylläpitoon kuuluu ja mitä siltä kannattaa vaatia, on koottu artikkeliin verkkosivujen ylläpito.

Yhteenveto

Sisällönhallintajärjestelmä on työkalu, jolla sivuston sisältöä muokataan ilman koodia. Sitä tarvitaan, kun sisältö muuttuu usein ja haluat tehdä muutokset itse, ja ilman sitä pärjää, kun sivusto on vakaa ja muutokset ovat harvinaisia.

WordPress on laaja ja joustava mutta vaatii jatkuvaa ylläpitoa, sivustotyökalu on helppo mutta vuokralla, ja kevyt julkaisujärjestelmä on yksinkertainen mutta rajattu siihen, mitä on rakennettu. Headless-malli on hyödyllinen, kun samaa sisältöä julkaistaan moneen paikkaan, mutta pienelle yritykselle se on harvoin tarpeen.

Valitse järjestelmä omien muutostarpeidesi perusteella, ei ominaisuuslistan pituuden. Ja kokeile paneelia ennen kuin allekirjoitat mitään.