Verkkosivusto on neljä eri omistusta, ei yksi

Kysymykseen kuka omistaa verkkosivut ei ole yhtä vastausta, koska sivusto koostuu neljästä erikseen omistettavasta osasta: verkkotunnuksesta, palvelintilasta, sivuston koodista ja sisällöstä. Voit omistaa yhden ja olla omistamatta muita, ja tavallisin tilanne pienyrityksessä on juuri se: yrittäjä omistaa sisällön, jonka hän itse kirjoitti, ja kaikki muu on jonkun muun nimissä.

Tämä ei ole huijaus. Se on seurausta siitä, että sivusto tilattiin kiireessä, toimisto hoiti kaiken, ja kukaan ei kysynyt, kenen nimiin mikäkin rekisteröidään. Se toimii niin kauan kuin toimisto on olemassa, laskut maksetaan ja välit ovat hyvät.

Se lakkaa toimimasta sinä päivänä, kun jokin näistä muuttuu. Toimisto lopettaa, yhteyshenkilö vaihtaa työpaikkaa, tulee erimielisyys laskusta, tai haluat vaihtaa tekijää. Silloin selviää, mitä omistat, ja se selviää yleensä huonoimmalla mahdollisella hetkellä.

Siksi omistus kannattaa selvittää nyt, kun mikään ei vielä ole rikki. Jokainen neljästä tarkistetaan eri paikasta, ja tunnukset vielä erikseen.

Kuka omistaa verkkotunnuksen?

Verkkotunnuksen omistaa se, joka on merkitty sen haltijaksi rekisterissä, ja se on se, joka voi siirtää sen, uusia sen tai antaa sen raueta. Jos toimisto rekisteröi verkkotunnuksen omiin nimiinsä, verkkotunnus on toimiston, vaikka sinä olet maksanut sen joka vuosi.

Suomalaisten fi-verkkotunnusten haltijan voi tarkistaa Traficomin julkisesta hakupalvelusta. Kirjoita oma verkkotunnuksesi ja katso, kenen nimi tai yritys on haltijana. Jos siinä lukee toimiston nimi, sinulla on ongelma, joka kannattaa korjata ennen kuin se on kiireellinen.

Kansainvälisten tunnusten, kuten com ja net, tiedot ovat usein piilotettuja tietosuojan takia, mutta haltijuuden voi tarkistaa palvelusta, jossa tunnus on rekisteröity. Jos et tiedä, mistä se on rekisteröity, se on jo vastaus: joku muu tietää, ja sinä et.

Verkkotunnus on näistä neljästä tärkein. Koodin voi tehdä uudestaan, sisällön voi kirjoittaa uudestaan, palvelimen voi vaihtaa. Mutta verkkotunnus on se osoite, jonka Google tuntee, joka lukee käyntikorteissa ja jonka asiakkaat muistavat. Jos se on jonkun muun, koko näkyvyytesi on jonkun muun.

Palvelintila: kenen sopimus ja kenen tunnukset

Palvelintila eli webhotelli on sopimus palveluntarjoajan kanssa, ja sopimuksen osapuoli omistaa pääsyn. Jos toimisto on tehnyt sopimuksen omiin nimiinsä ja sinun sivustosi on siellä muiden asiakkaiden joukossa, sinulla ei ole pääsyä eikä oikeutta pyytää sitä palveluntarjoajalta.

Tämä on tavallinen järjestely, eikä se ole sinänsä huono: toimisto hoitaa palvelimen, sinä et joudu miettimään sitä. Mutta se tarkoittaa, että sivuston siirto muualle vaatii toimiston suostumuksen ja avun. Jos välit ovat hyvät, se on sähköposti. Jos eivät, se on neuvottelu.

Tarkista, kenen nimissä palvelinsopimus on ja onko sinulla omat tunnukset sen hallintaan. Jos et tiedä, kysy toimistolta suoraan: ”Kenen nimissä webhotelli on, ja saanko siihen omat tunnukset?” Vastaus kertoo paljon. Artikkeli verkkotunnuksesta ja webhotellista selittää, miten nämä kaksi eroavat ja miksi ne kannattaa pitää erillään.

Kuka omistaa sivuston koodin ja sisällön?

Sisällön, eli tekstit, kuvat ja logon, omistaa se, joka ne teki tai jolle oikeudet on sopimuksella siirretty. Koodin omistus on monimutkaisempi: sopimuksessa on voitu sopia, että koodi siirtyy sinulle, että saat käyttöoikeuden mutta toimisto pitää omistuksen, tai siitä ei ole sovittu mitään, jolloin se jää tekijälle.

Tekstit, jotka itse kirjoitit, ovat sinun. Tekstit, jotka toimiston kirjoittaja kirjoitti, ovat lähtökohtaisesti toimiston, ellei sopimus sano toisin. Sama koskee kuvia: valokuvaajan ottamat kuvat ovat valokuvaajan, ja sinulla on käyttöoikeus siihen, mistä on sovittu. Logo on erityisen tärkeä: jos suunnittelija ei siirtänyt oikeuksia, et voi käyttää logoa vapaasti muualla.

Koodissa on vielä yksi kerros. Jos sivusto on tehty valmiiseen julkaisujärjestelmään ja ostettuun teemaan, teema on lisensoitu, ei omistettu, ja lisenssi voi olla toimiston nimissä. Silloin sivuston siirto toiselle tekijälle voi vaatia teeman lisenssin ostamisen uudelleen.

Käytännön tarkistus: pyydä toimistolta kopio koko sivustosta, tiedostoista ja tietokannasta, ja katso saatko sen. Jos saat, sinulla on ainakin hallussapito. Jos vastaus on epämääräinen, omistus on epäselvä.

Tunnukset: pienin asia, josta kaikki riippuu

Neljän omistuksen lisäksi on viides asia, joka ratkaisee käytännössä enemmän kuin omistus: tunnukset. Verkkotunnuksen hallintapaneelin tunnus, webhotellin tunnus, sivuston ylläpitotunnus, Google-yritysprofiilin omistajuus, Search Consolen omistajuus, kävijämittarin tili. Se, jolla on tunnukset, hallitsee, riippumatta siitä, mitä sopimuksessa lukee.

Tee lista. Kirjoita jokaisen palvelun nimi, kenen sähköpostiin tili on rekisteröity ja onko sinulla salasana. Useimmilla yrittäjillä lista on tämän jälkeen enimmäkseen tyhjä, ja se on se hetki, jolloin asia kannattaa korjata.

Erityisesti Google-yritysprofiili ja Search Console ovat asioita, joiden omistajuus on usein toimistolla, koska toimisto perusti ne. Jos toimisto katoaa, katoaa myös pääsy yritysprofiiliin, ja sen takaisin saaminen Googlelta on hidasta ja epävarmaa.

Mitä sopimuksessa pitää lukea?

Sopimuksessa pitää lukea, että verkkotunnus rekisteröidään sinun yrityksesi nimiin, että sivuston koodi ja sisältö siirtyvät sinulle täysin maksettuina, että saat kopion sivustosta pyydettäessä ja että sopimuksen päättyessä saat kaiken materiaalin ja tunnukset kohtuullisessa ajassa. Jos jokin näistä puuttuu, kysy miksi.

Käytännössä kohdat ovat nämä:

  • Verkkotunnuksen haltija: sinun yrityksesi, ei toimisto.
  • Tekijänoikeudet: tekstit, kuvat, logo ja koodi siirtyvät tilaajalle, kun lasku on maksettu.
  • Kolmannen osapuolen lisenssit: mitkä teemat, lisäosat ja fontit ovat lisensoituja, kenen nimiin, ja mitä ne maksavat jatkossa.
  • Luovutus: mitä saat sopimuksen päättyessä, missä muodossa ja missä ajassa.
  • Ylläpito: mitä siihen kuuluu, mitä ei, ja mitä tapahtuu, jos se lopetetaan.

Jos sopimus on vanha ja näitä ei ole, ei tarvitse repiä sitä. Riittää, että pyydät toimistolta kirjallisen vahvistuksen näistä kohdista. Rehellinen toimisto antaa sen mielellään, koska se ei muuta mitään hyvässä yhteistyössä.

Jos toimisto kieltäytyy vahvistamasta, että verkkotunnus siirretään sinulle, se on merkki, jota ei kannata ohittaa.

Mitä tapahtuu jos toimisto lopettaa?

Jos toimisto lopettaa toimintansa, verkkotunnus, joka on toimiston nimissä, raukeaa seuraavan uusimisen yhteydessä, ellei joku uusi sitä, ja webhotelli sulkeutuu, kun laskut jäävät maksamatta. Sivusto katoaa verkosta, ja verkkotunnus voi päätyä kenen tahansa rekisteröitäväksi.

Tämä ei ole harvinaista. Pienet toimistot lopettavat, yhdistyvät toisiin, tai yhden hengen yritys lopettaa yrittäjän vaihtaessa alaa. Asiakkaat saavat tästä joskus sähköpostin, joskus eivät. Ensimmäinen merkki voi olla se, että sivusto ei aukea.

Jos verkkotunnus on sinun nimissäsi, tilanne on hallittavissa: siirrät verkkotunnuksen osoittamaan uuteen palvelimeen, ja jos sinulla on kopio sivustosta, uusi tekijä nostaa sen pystyyn päivässä. Jos verkkotunnus on toimiston nimissä, joudut tavoittamaan lopettaneen yrityksen edustajaa, ja se voi olla mahdotonta.

Konkurssissa toimiston nimissä oleva verkkotunnus voi päätyä osaksi pesää, ja sen saaminen pesänhoitajalta on hidasta, jos se ylipäätään onnistuu. Sinä aikana sivusto on poissa ja asiakkaat etsivät kilpailijaa. Tästä syystä verkkotunnus ei saa koskaan olla toimiston nimissä, riippumatta siitä, kuinka luotettava toimisto on tänään.

Kun toimisto ei lopeta mutta yhteistyö loppuu

Yleisempi tilanne kuin toimiston lopettaminen on se, että haluat vaihtaa toimistoa. Uusi tekijä pyytää pääsyn sivustoon, ja silloin selviää, mitä vanha toimisto luovuttaa ja millä ehdoilla.

Hyvässä tapauksessa vanha toimisto lähettää tiedostot, tietokannan ja tunnukset viikossa. Huonossa tapauksessa se laskuttaa luovutuksesta, viivyttelee, tai ilmoittaa, ettei koodi ole sinun. Kaikki kolme ovat tapahtuneet monelle, ja kaikki kolme olisi vältetty sopimuksen kohdilla, joista puhuttiin yllä.

Jos olet tässä tilanteessa nyt, toimi näin. Pyydä luovutusta kirjallisesti ja aseta kohtuullinen määräaika. Tarkista samalla itse verkkotunnuksen haltija. Jos verkkotunnus on sinun, sinulla on neuvotteluasema: voit siirtää sen osoittamaan uuteen sivustoon, vaikka vanhaa ei koskaan luovutettaisi. Jos se on toimiston, neuvottele ensin verkkotunnuksesta ja vasta sitten muusta.

Alustapalvelut: mitä omistat, kun sivusto on vuokrattu

Jos sivusto on tehty kuukausimaksullisella sivustonrakennuspalvelulla, omistat sisällön, jonka olet sinne kirjoittanut, mutta et sivustoa. Sivusto on palvelun ominaisuus, ja kun maksu loppuu, sivusto loppuu. Sitä ei voi siirtää muualle sellaisenaan, koska se ei ole olemassa tiedostoina, jotka voisi viedä.

Tämä ei ole ongelma, jos tiedät sen. Alustapalvelu on vuokra-asunto: halpa aloittaa, helppo käyttää, ei omistusta. Ongelma syntyy, kun yrittäjä luulee omistavansa sivuston ja huomaa vuosien päästä, että kaikki on palvelun sisällä eikä sieltä saa ulos kuin tekstit.

Tarkista, saatko viedä sisällön ulos palvelusta ja missä muodossa. Tarkista, onko verkkotunnus sinun vai palvelun kautta rekisteröity. Moni palvelu rekisteröi verkkotunnuksen asiakkaan puolesta, ja sen siirto pois palvelusta on mahdollista mutta vaatii toimenpiteitä, jotka kannattaa tietää etukäteen.

Miten otat omistuksen haltuun?

Otat omistuksen haltuun neljässä vaiheessa: siirrät verkkotunnuksen omiin nimiisi, pyydät kopion koko sivustosta, pyydät kirjallisen vahvistuksen tekijänoikeuksien siirrosta ja keräät kaikki tunnukset omaan sähköpostiisi. Aloita verkkotunnuksesta, koska se on tärkein ja hitain.

Verkkotunnuksen siirto omiin nimiin tehdään sen palvelun kautta, jossa tunnus on rekisteröity. Fi-tunnuksissa haltijanvaihdos tehdään verkkotunnusvälittäjän kautta nykyisen haltijan suostumuksella, ja välittäjän vaihdossa tarvitaan siirtoavain. Tarkista ajantasainen menettely omalta välittäjältä tai Traficomin ohjeista. Pyydä toimistoa tekemään oma osuutensa, ja tarkista lopuksi julkisesta rekisteristä, että haltija on vaihtunut.

Kopio sivustosta tarkoittaa kaikkia tiedostoja ja tietokantaa, jos sellainen on, muodossa jonka toinen tekijä voi ottaa käyttöön. Pyydä se ja säilytä se muualla kuin toimiston palvelimella. Se on varmuuskopio myös sitä päivää varten, kun sivusto pitää palauttaa.

Tunnukset kerätään niin, että jokainen palvelu on rekisteröity yrityksesi sähköpostiin, ei työntekijän tai toimiston. Google-yritysprofiilissa ja Search Consolessa sinä olet ensisijainen omistaja ja toimisto käyttäjä, ei toisin päin. Verkkotunnuksen ja webhotellin hallintapaneeleihin sinulla on omat tunnukset, vaikka et niitä koskaan käyttäisi.

Miten pidät omistuksen, kun ostat uuden sivuston

Kun tilaat seuraavan sivuston, sano jo tarjouspyynnössä, että verkkotunnus rekisteröidään yrityksesi nimiin, että koodi ja sisältö siirtyvät sinulle maksun jälkeen ja että saat kopion sivustosta luovutuksessa. Toimisto, jolle tämä on ongelma, kertoo sen heti, ja se on hyödyllinen tieto ennen sopimusta.

Kysy myös, mitä sivusto vaatii, jotta se toimii ilman tätä toimistoa. Jos vastaus on ”ei mitään, se on tiedostoja, jotka toimivat missä tahansa”, omistus on selkeä. Jos vastaus on lista lisenssejä, tilejä ja palveluita toimiston nimissä, omistus on hajallaan ja siirto on vaikea.

Tässä on rehellinen ero toimistojen välillä. Osa rakentaa sivuston niin, että se on sinun ja voit viedä sen mukanasi. Osa rakentaa sen niin, että se toimii vain heidän kauttaan. Kumpikin voi olla hyvä sivusto. Vain toinen on sinun. Artikkeli verkkotoimiston valinnasta käy läpi, mitä muuta kannattaa kysyä ennen sopimusta.

Ylläpito ei tarkoita omistusta, eikä sen pidä

Se, että toimisto ylläpitää sivustoa, ei tarkoita että toimisto omistaa sen, eikä ylläpitosopimuksen pidä sitä edellyttää. Hyvä ylläpito on palvelu, joka tehdään sinun omaisuudellesi, samalla tavalla kuin kirjanpitäjä hoitaa sinun kirjanpitoasi omistamatta yritystäsi.

Jos ylläpitosopimuksen ehtona on, että verkkotunnus tai palvelin pysyy toimiston nimissä, kysy miksi. Tekninen syy sille on harvoin olemassa. Ylläpitäjä tarvitsee pääsyn, ei omistusta, ja pääsyn voi antaa käyttäjätunnuksella, joka voidaan poistaa.

NordSurin ylläpitopalvelu toimii tällä periaatteella, ja niin toimii moni muukin. Se ei ole erityinen ansio vaan tapa, jonka pitäisi olla oletus.

Tarkistuslista: viisi asiaa tänä iltana

Tämän voi tehdä tunnissa, eikä siihen tarvita ketään muuta.

  • Hae oma verkkotunnuksesi julkisesta rekisteristä ja katso, kuka on haltija.
  • Etsi sopimus tai tarjous, jolla sivusto tilattiin, ja lue, mitä siinä sanotaan omistuksesta ja luovutuksesta.
  • Kirjoita lista kaikista sivustoon liittyvistä palveluista ja merkitse, mihin sähköpostiin kukin on rekisteröity.
  • Tarkista Google-yritysprofiilista ja Search Consolesta, kuka on omistaja.
  • Kysy toimistolta, saatko kopion sivustosta, ja katso mitä vastataan.

Jos kaikki viisi ovat kunnossa, sinulla ei ole ongelmaa ja voit unohtaa tämän artikkelin. Jos yksikin ei ole, aloita siitä huomenna. Verkkotunnus ensin.

Yhteenveto

Verkkosivusto on neljä erillistä omistusta: verkkotunnus, palvelintila, koodi ja sisältö, ja niiden lisäksi tunnukset, jotka ratkaisevat käytännössä. Tavallisin tilanne on, että yrittäjä omistaa vain itse kirjoittamansa tekstit ja kaikki muu on toimiston nimissä, ilman että kukaan on sitä tarkoittanut.

Verkkotunnuksen haltija tarkistetaan julkisesta rekisteristä, sopimuksesta luetaan omistus- ja luovutuskohdat, ja tunnukset kerätään yrityksen omaan sähköpostiin. Jos toimisto lopettaa tai yhteistyö päättyy, näistä riippuu, onko sivusto tauolla päivän vai poissa pysyvästi.

Omistus otetaan haltuun neljässä vaiheessa, verkkotunnus ensin. Ja seuraava sivusto tilataan niin, että omistus on sovittu ennen kuin ensimmäistäkään sivua on tehty.