ERP pienelle yritykselle lyhyesti

Pienelle yritykselle ERP eli toiminnanohjausjärjestelmä tarkoittaa järjestelmää, joka kokoaa tilaukset, varaston, ostot, työn tai tuotannon ja laskutuksen yhteen paikkaan, jossa jokainen tapahtuma kirjataan kerran. Pieni yritys tarvitsee ERP:n silloin, kun samaa tietoa ylläpidetään monessa paikassa ja sen virheet ja käsityö maksavat enemmän kuin järjestelmä. Tavallisimmat merkit ovat rinnakkaiset Excel-taulukot, varastosaldo, joka ei täsmää, ja laskutus, joka tehdään käsin tilauksista tai työmääräyksistä.

ERP ei ole isojen yritysten yksinoikeus, mutta se ei ole myöskään jokaisen pienyrityksen seuraava askel. Palveluyritys, jolla ei ole varastoa eikä tuotantoa, pärjää usein pitkään laskutusohjelmalla, asiakashallinnalla ja tuntikirjauksella. Tuotteita myyvä, valmistava tai varastoa pitävä yritys törmää rajaan paljon aikaisemmin.

Päätös ei siksi synny ohjelmistoesittelyssä. Se syntyy siitä, että ymmärrät, missä kohdassa tietosi nyt hajoaa ja mitä se maksaa joka viikko.

Mikä on toiminnanohjausjärjestelmä?

Toiminnanohjausjärjestelmä on ohjelmisto, joka yhdistää yrityksen päivittäiset toiminnot yhteen tietokantaan. Kun myyjä kirjaa tilauksen, varasto näkee sen, ostaja näkee saldon laskevan, ja laskutus tietää, mitä toimitettiin. Kukaan ei kirjoita samaa tietoa uudelleen toiseen paikkaan.

Lyhenne ERP tulee englannista ja tarkoittaa yrityksen resurssien suunnittelua. Suomessa puhutaan toiminnanohjauksesta, ja se kuvaa asian paremmin: järjestelmä ohjaa sitä, mitä yrityksessä tapahtuu tilauksesta maksuun asti.

Tärkein ero taulukoihin ei ole ominaisuuksissa vaan siinä, että tieto on yhdessä paikassa ja ajan tasalla. Kun varastosaldo muuttuu toimituksen hetkellä, verkkokauppa, myyjä ja ostaja näkevät saman luvun samaan aikaan.

Mitä toiminnanohjausjärjestelmään yleensä kuuluu

Toiminnanohjausjärjestelmä koostuu osista, joista pieni yritys ottaa käyttöön vain tarvitsemansa. Tyypillisiä osia ovat nämä:

  • Myynti ja tilaukset. Tarjoukset, tilausvahvistukset ja toimitusten seuranta.
  • Varasto. Saldot, varastopaikat, inventaariot ja varastoarvo.
  • Ostot. Ostotilaukset, toimittajat ja tilausehdotukset saldon perusteella.
  • Tuotanto tai työnohjaus. Työmääräimet, reseptit tai rakenteet ja työvaiheiden seuranta.
  • Projektit ja tunnit. Tuntikirjaukset, kustannusten seuranta ja projektikohtainen kate.
  • Laskutus. Laskut suoraan toimituksista, työmääräimistä tai projekteista.
  • Kirjanpitoyhteys. Myynti, ostot ja varastonmuutokset kirjanpitoon.
  • Raportointi. Myynti, kate ja varasto ilman erillistä kokoamista.

Pienessä yrityksessä ydin on yleensä myynti, varasto ja laskutus. Muut osat lisätään, kun niille tulee tarve, ja hyvä järjestelmä sallii sen ilman uutta projektia.

Milloin pieni yritys tarvitsee ERP:n?

Pieni yritys tarvitsee ERP:n, kun tiedon hajanaisuus alkaa maksaa rahaa, aikaa tai asiakkaita. Merkit tulevat yleensä vähitellen, ja moni niistä on arjessa niin tuttu, ettei sitä pidä ongelmana.

  • Rinnakkaiset taulukot. Tilaukset ovat yhdessä taulukossa, varasto toisessa ja laskutus kolmannessa, ja jonkun työ on siirtää tietoa niiden välillä.
  • Varastosaldo ei täsmää. Myyt tuotetta, jota ei ole, tai tilaat lisää tuotetta, jota on hyllyssä.
  • Laskutus käsin. Laskut kirjoitetaan tilauksista, lähetteistä tai työmääräimistä, ja osa töistä jää laskuttamatta.
  • Kuukauden loppu kestää päiviä. Lukuja kootaan eri lähteistä ennen kuin kukaan tietää, miten kuukausi meni.
  • Kate selviää liian myöhään. Kukaan ei tiedä tuotteen tai projektin todellista katetta ennen kuin työ on tehty ja laskutettu.
  • Yksi ihminen tietää. Taulukot ymmärtää vain yksi työntekijä, ja hänen lomansa pysäyttää osan toiminnasta.

Yksi merkki ei vielä tarkoita ERP:tä. Kun kolme tai neljä niistä osuu samaan aikaan ja yritys on kasvamassa, esimerkiksi avaamassa verkkokauppaa tai toista toimipistettä, raja on lähellä.

Milloin ERP:tä ei vielä tarvita

ERP on väärä ratkaisu, jos ongelmat johtuvat puuttuvista sopimuksista eikä puuttuvasta järjestelmästä. Jos jokainen kirjaa tilaukset eri tavalla, järjestelmä ei korjaa sitä, se vain siirtää saman sekavuuden kalliimpaan paikkaan.

ERP on myös liian raskas, jos yrityksen toiminta on yksinkertaista. Palveluyritykselle ilman varastoa riittävät usein laskutusohjelma, asiakashallinta ja tuntikirjaus, kunhan ne on kytketty toisiinsa. Pieni verkkokauppa, jolla on yksi varasto ja yksi myyntikanava, pärjää usein kaupan omalla varastonhallinnalla.

Välimuoto on kevyiden ohjelmien yhdistelmä, jossa jokainen ohjelma hoitaa oman osansa ja tieto kulkee niiden välillä rajapintojen kautta. Se toimii hyvin niin kauan kuin kytkentöjä on vähän ja joku vastaa niiden toimivuudesta.

Esimerkki: varaosaliike, jolla on myymälä ja verkkokauppa

Otetaan esimerkiksi viiden hengen varaosaliike, jolla on myymälä ja verkkokauppa. Myymälän kassa pitää omaa saldoaan, verkkokaupalla on oma, ja todellinen tilanne on taulukossa, jota varastovastaava päivittää iltaisin. Ostotilaukset lähtevät toimittajille sähköpostilla, ja laskut yritysasiakkaille kirjoitetaan käsin lähetteistä.

Arjessa tämä näkyy tuttuina ongelmina. Verkkokauppa myy osan, joka myytiin myymälässä aamulla. Samaa tuotetta tilataan kahdesti, koska kukaan ei nähnyt ensimmäistä ostotilausta. Osa lähetteistä jää laskuttamatta, koska paperi jäi pakettipöydälle.

Toiminnanohjausjärjestelmässä saldo on yksi, ja kassa ja verkkokauppa lukevat sitä molemmat. Myynti vähentää saldoa heti, järjestelmä ehdottaa ostotilausta, kun saldo alittaa rajan, ja lähetteestä syntyy lasku. Varastovastaavan ilta vapautuu, ja virheet vähenevät, koska tietoa ei siirretä käsin. Jos yhteinen saldo on ainoa ongelma, sen voi ratkaista myös kevyemmin kytkemällä kassajärjestelmän ja verkkokaupan suoraan toisiinsa.

Mitä eroa on ERP:llä ja CRM:llä?

CRM hoitaa asiakassuhdetta ja myyntiä ennen tilausta, ERP hoitaa sitä, mitä tapahtuu tilauksen jälkeen. CRM:ssä ovat asiakkaat, yhteydenotot, tarjoukset ja seuraavat toimenpiteet. ERP:ssä ovat tilaukset, toimitukset, varasto, ostot, tuotanto ja laskutus.

Raja ei ole jyrkkä. Moni toiminnanohjausjärjestelmä sisältää asiakashallinnan perusosat, ja moni CRM osaa tarjoukset ja yksinkertaisen laskutuksen. Siksi kannattaa katsoa, missä yrityksesi ongelma on. Jos kaupat jäävät syntymättä, koska tarjouksia ei seurata, tarvitset ensin CRM:n. Jos kaupat syntyvät, mutta toimitukset, varasto ja laskutus hajoavat, tarvitset ERP:n.

Kun molemmat ovat käytössä, niiden pitää keskustella keskenään. Hyväksytty tarjous siirtyy CRM:stä toiminnanohjaukseen tilaukseksi, ja tieto toimituksista ja maksuista palaa asiakkaan kortille. Muuten myyjä lupaa toimitusaikoja, joita varasto ei tunne.

Kuka omistaa minkäkin tiedon

Kun järjestelmiä on useampi, jokaiselle tiedolle pitää päättää yksi omistaja. Tuotteet ja saldot kuuluvat yleensä toiminnanohjaukseen, asiakassuhteen historia CRM:ään ja kirjaukset kirjanpitoon. Jos sama tieto on muokattavissa kahdessa järjestelmässä, se on pian eri kummassakin.

Tee päätös taulukkona ennen kuin kytkentöjä rakennetaan: tieto, omistava järjestelmä ja järjestelmät, jotka vain lukevat sitä. Hinnat, asiakkaan yhteystiedot, tuotekuvaukset ja saldot ovat tavallisimmat kohdat, joissa omistajuus jää epäselväksi.

Kytkennät tehdään rajapintojen kautta, ja niiden toimivuus ratkaisee, onko kokonaisuus yksi järjestelmä vai joukko ohjelmia, jotka eivät tunne toisiaan. Siksi rajapinnat ja integraatiot kannattaa selvittää jo ennen valintaa, ei vasta käyttöönoton aikana.

Mistä ERP:n käyttöönoton kustannukset muodostuvat?

ERP:n käyttöönoton kustannukset muodostuvat ohjelmiston käyttömaksuista, käyttöönottoprojektista, tietojen siirrosta, kytkennöistä, mahdollisista mukautuksista, koulutuksesta ja oman henkilöstön ajasta. Ohjelmiston hinta on usein pienin näistä, vaikka se näkyy tarjouksessa ensimmäisenä.

  • Käyttömaksut. Maksetaan yleensä käyttäjien tai käytössä olevien osien mukaan, ja ne jatkuvat koko elinkaaren ajan.
  • Määrittely ja asetukset. Prosessien läpikäynti ja järjestelmän asettaminen niitä vastaaviksi.
  • Tietojen siirto. Tuote-, asiakas- ja toimittajatietojen siivous ja tuonti.
  • Kytkennät. Verkkokauppa, kassa, kirjanpito, pankki ja muut järjestelmät.
  • Mukautukset. Toiminnot, joita valmis järjestelmä ei tee, ja niiden ylläpito päivitysten yhteydessä.
  • Koulutus. Jokaiselle käyttäjälle hänen omat työtehtävänsä järjestelmässä.
  • Tuki ja jatkokehitys. Muutokset, kun yritys ja sen tavat muuttuvat.

Mukautuksiin kannattaa suhtautua varoen. Jokainen valmiin järjestelmän päälle tehty erikoisuus pitää testata ja usein korjata, kun järjestelmä päivittyy. Siksi on usein halvempaa muuttaa omaa toimintatapaa lähemmäs järjestelmän vakiotapaa, kun ero ei ole liiketoiminnalle tärkeä.

Oman ajan kustannus yllättää

Käyttöönoton suurin yllätys on yleensä se aika, jonka yrityksen omat ihmiset siihen käyttävät. Prosessien kuvaaminen, tietojen siivoaminen, testaaminen ja kouluttautuminen tehdään tavallisen työn ohessa, ja juuri ne ihmiset, jotka tuntevat toiminnan parhaiten, ovat myös kiireisimpiä.

Varaudu siihen, että ensimmäiset viikot uudella järjestelmällä ovat hitaampia kuin vanha tapa. Kun ihmiset opettelevat uutta, tilaus vie aluksi enemmän aikaa kuin taulukossa. Tämä on normaalia, ja se kannattaa kertoa etukäteen, jotta kukaan ei päättele järjestelmän olevan huono.

Nimeä käyttöönotolle vastuuhenkilö omasta yrityksestä ja vapauta hänelle aikaa. Toimittaja voi tuntea järjestelmän, mutta vain oma ihminen tietää, miten yrityksessä oikeasti toimitaan.

Valmis ERP, kevyt yhdistelmä vai räätälöity järjestelmä

Valmis toiminnanohjausjärjestelmä sopii, kun toimintasi noudattaa alan tavallista kulkua: tilaus, toimitus, lasku. Se on nopein vaihtoehto, kun olet valmis sopeuttamaan omia tapojasi järjestelmän vakiotapaan.

Kevyt yhdistelmä sopii pienelle yritykselle, jonka tarpeet ovat vielä yksinkertaisia. Verkkokauppa, laskutusohjelma ja varastonhallinta kytketään toisiinsa, ja jokainen ohjelma hoitaa sen, minkä osaa parhaiten. Kun kytkentöjä on vähän, kokonaisuus pysyy hallittavana.

Räätälöity järjestelmä kannattaa, kun prosessisi on liiketoiminnan ydin ja erottaa sinut kilpailijoista, eikä valmis järjestelmä taivu siihen ilman raskaita mukautuksia. Räätälöity ohjelmisto voidaan rakentaa juuri niihin työvaiheisiin, jotka ovat sinulle omia, ja kytkeä valmiisiin ohjelmiin niissä asioissa, joissa oma tapa ei tuo lisäarvoa.

Mitä ennen käyttöönottoa kannattaa selvittää?

Ennen käyttöönottoa kannattaa selvittää, miten työ nyt kulkee, mitkä ongelmat järjestelmän pitää ratkaista, missä kunnossa tiedot ovat ja kuka projektista vastaa. Ilman näitä vastauksia jokainen toimittaja näyttää hyvältä esittelyssä, koska esittely tehdään sen omilla esimerkeillä.

Käy läpi ainakin nämä:

  • Nykyiset prosessit. Miten tilaus kulkee kyselystä maksuun, ja kuka tekee missäkin vaiheessa mitä.
  • Ongelmat ja tavoitteet. Mitkä asiat pitää saada kuntoon ensimmäisenä, ja miten huomaat, että ne korjaantuivat.
  • Tietojen kunto. Tuotekoodit, yksiköt, asiakas- ja toimittajarekisterit, päällekkäisyydet ja vanhentuneet rivit.
  • Kytkennät. Mihin järjestelmiin tiedon pitää kulkea ja kumpaan suuntaan.
  • Käyttäjät ja roolit. Kuka tarvitsee mitäkin ja kuka näkee mitäkin.
  • Raportit. Mitä lukuja johto tarvitsee viikoittain ja kuukausittain.
  • Vastuuhenkilö ja aikataulu. Kuka vastaa, paljonko hänellä on aikaa ja mikä on realistinen käyttöönottohetki.
  • Poistuminen. Saatko tietosi ulos, jos järjestelmä joskus vaihdetaan.

Kuvaa yksi tilaus ennen yhtäkään esittelyä

Käytännöllisin tapa aloittaa on ottaa yksi tavallinen tilaus ja kulkea sen polku paperilla. Kuka otti yhteydenoton vastaan, missä tarjous tehtiin, miten tilaus kirjattiin, mistä varasto sai tiedon, miten ostot hoidettiin, kuka teki laskun ja miten maksu kirjattiin. Merkitse jokainen kohta, jossa tietoa kirjoitetaan käsin uudelleen.

Tästä kuvauksesta tulee esittelyn käsikirjoitus. Pyydä toimittajaa näyttämään juuri tämä polku omilla tuotteillasi ja asiakkaillasi, ei esittelyaineiston esimerkeillä. Silloin näet, missä kohdassa järjestelmä taipuu tapaasi ja missä sinun pitäisi taipua sen tapaan.

Tee sama poikkeustapauksille. Palautus, osatoimitus, jälkitoimitus ja hyvityslasku kertovat järjestelmästä enemmän kuin sujuva perustilaus.

Tietojen siivous ja vaiheittainen käyttöönotto

Tietojen siivous on käyttöönoton aliarvostetuin osa. Jos tuotteilla on kaksi koodia, yksiköt vaihtelevat kappaleista laatikoihin ja asiakasrekisterissä on sama yritys kolmella nimellä, uusi järjestelmä perii ongelmat sellaisenaan. Siivous kannattaa aloittaa heti, kun päätös on tehty, koska se vie aina odotettua kauemmin.

Ota järjestelmä käyttöön vaiheittain. Ensin ydin, eli tilaukset, varasto ja laskutus, sitten ostot ja lopuksi raportit ja muut osat. Valitse käyttöönotolle hiljainen ajankohta, ei sesongin huippua, ja tee inventaario juuri ennen siirtymää, jotta järjestelmän saldot alkavat oikeista luvuista.

Pidä vanhan ja uuden rinnakkainen käyttö lyhyenä. Mitä pidempään kaksi järjestelmää elää rinnakkain, sitä epäselvempää on, kumpi on oikeassa, ja sitä kauemmin ihmiset palaavat vanhaan tapaan.

Yhteenveto

Toiminnanohjausjärjestelmä kokoaa tilaukset, varaston, ostot, työn ja laskutuksen yhteen paikkaan, jossa jokainen tapahtuma kirjataan kerran. Pieni yritys tarvitsee sen, kun rinnakkaiset taulukot, täsmäämätön varastosaldo ja käsin tehtävä laskutus alkavat maksaa enemmän kuin järjestelmä.

CRM hoitaa myyntiä ennen tilausta ja ERP sen jälkeen, ja kun molemmat ovat käytössä, jokaiselle tiedolle päätetään yksi omistaja. Käyttöönoton kustannukset syntyvät määrittelystä, tietojen siirrosta, kytkennöistä, mukautuksista ja koulutuksesta, ja oman henkilöstön aika on niistä se, joka yllättää.

Ennen valintaa kuvaa yksi tilaus alusta loppuun, siivoa tiedot ja pyydä toimittajia näyttämään oma prosessisi omilla tiedoillasi. Silloin valinta perustuu siihen, miten yrityksesi toimii, eikä siihen, kuka esitteli parhaiten.