Kassajärjestelmä pienelle yritykselle: mitä sen pitää osata

Kassajärjestelmä pienelle yritykselle on ohjelmisto ja laitteet, joilla myynti kirjataan, maksu otetaan vastaan ja kuitti annetaan, ja se pitää samalla kirjaa tuotteista, hinnoista ja myynnistä. Jos yrityksellä on myös verkkokauppa tai sellainen on tulossa, tärkein valintakriteeri ei ole kassan näyttö eikä maksupääte, vaan se, pystyykö kassa jakamaan tuotteet ja varastosaldot verkkokaupan kanssa.

Myymälän kassa ja verkkokauppa myyvät samoja tuotteita samasta varastosta. Jos ne eivät tiedä toistensa myynnistä, joku täsmäyttää saldoja käsin, ja jossain vaiheessa verkossa myydään tuote, joka lähti tiskiltä jo aamupäivällä.

Siksi kassajärjestelmää ei kannata valita pelkästään myymälän tarpeiden mukaan, vaikka verkkokauppa olisi vasta suunnitelma. Kassan vaihtaminen myöhemmin on työlästä, koska tuoterekisteri, asiakastiedot ja myyntihistoria ovat siellä.

Voiko kassajärjestelmän yhdistää verkkokauppaan?

Kassajärjestelmän voi yhdistää verkkokauppaan, jos kassajärjestelmässä on rajapinta eli ohjelmallinen yhteys, jonka kautta toinen järjestelmä voi lukea ja päivittää sen tietoja. Rajapinnan kautta verkkokauppa saa tuotteet ja saldot kassalta, ja kassa saa tiedon verkossa myydyistä tuotteista.

Yhdistäminen tehdään tavallisesti jollakin kolmesta tavasta. Kassajärjestelmässä voi olla oma verkkokauppaosa, jolloin molemmat ovat samaa järjestelmää. Verkkokauppa-alustassa voi olla oma kassasovellus, jolloin myymälä käyttää kaupan järjestelmää. Tai kassa ja verkkokauppa ovat erilliset järjestelmät, jotka keskustelevat rajapintojen kautta, joko valmiilla liitännällä tai tätä varten rakennetulla integraatiolla.

Mikään malleista ei ole automaattisesti paras. Yhden järjestelmän malli on yksinkertaisin, mutta usein joko kaupan tai kassan ominaisuudet jäävät toisen varjoon. Kahden järjestelmän malli antaa valita molemmat tarpeen mukaan, mutta vaatii toimivan integraation ja jonkun, joka pitää sen kunnossa. Rajapintojen toimintaa on selitetty artikkelissa rajapinta ja integraatio selkokielellä.

Päätä ensin, kumpi järjestelmä omistaa tuotetiedot

Ennen kuin mitään yhdistetään, pitää päättää, missä tuotetiedot syntyvät ja missä niitä muokataan. Jos tuotteen hinnan voi muuttaa sekä kassassa että verkkokaupassa, kumpikin muuttaa sitä vuorollaan, eikä kohta kukaan tiedä, kumpi hinta on oikea.

Tavallinen ratkaisu on, että kassajärjestelmä omistaa tuotteet, hinnat ja saldot, koska tavara vastaanotetaan ja myydään myymälässä. Verkkokauppa omistaa verkkoa varten tehdyt asiat: tuotekuvaukset, kuvat, kategoriat ja hakukoneelle kirjoitetut tekstit. Kumpikin järjestelmä lukee toisen tietoja, mutta ei muuta niitä.

Kun jako kirjoitetaan ylös, integraation rakentaminen selkeytyy. Kun sitä ei kirjoiteta, integraatio rakennetaan kaikelle kahteen suuntaan, ja jokainen virhe monistuu molempiin järjestelmiin.

Miten varastosaldot pysyvät ajan tasalla?

Varastosaldot pysyvät ajan tasalla, kun jokainen saldoa muuttava tapahtuma välittyy järjestelmästä toiseen heti tai hyvin lyhyellä viiveellä. Tällaisia tapahtumia on enemmän kuin pelkkä myynti:

  • Myynti tiskillä. Vähentää saldoa, ja verkkokaupan pitää saada tieto ennen kuin seuraava verkko-ostaja ehtii kassalle.
  • Verkkotilaus. Varaa tuotteen heti maksun jälkeen, jotta myymälä ei myy sitä samaan aikaan.
  • Peruttu tilaus ja palautus. Palauttavat tuotteen myyntiin, jos se on myyntikunnossa.
  • Tavaran vastaanotto. Lisää saldoa ja palauttaa loppuneen tuotteen myyntiin verkossa.
  • Inventaario ja hävikki. Korjaavat saldon vastaamaan hyllyä.

Jos yksikin näistä jää välittymättä, saldot alkavat erota. Tavallinen puute on palautus: tuote palautetaan myymälään, mutta verkkokauppa näyttää sen edelleen loppuneena, ja myynti jää saamatta.

Reaaliaikainen vai ajastettu päivitys

Saldojen välitykseen on kaksi perustapaa. Ajastetussa päivityksessä verkkokauppa hakee saldot kassalta säännöllisin väliajoin. Tapahtumapohjaisessa päivityksessä kassa ilmoittaa muutoksesta heti, kun myynti tapahtuu.

Ajastettu päivitys on yksinkertaisempi rakentaa, ja se riittää, kun tuotteita on hyllyssä useita kappaleita. Sen heikkous on viive. Jos päivitys tehdään kerran tunnissa, viimeinen kappale voi olla myynnissä vielä tunnin ajan kummassakin kanavassa, vaikka se on jo myyty.

Tapahtumapohjainen päivitys vaatii, että kassajärjestelmä osaa lähettää ilmoituksen muutoksesta, eikä jokaisen järjestelmän rajapinta osaa sitä. Kysy asiaa toimittajalta suoraan, koska ero näkyy juuri niissä tuotteissa, joita on vähän ja jotka myyvät hyvin.

Mitä tapahtuu, kun sama tuote myydään yhtä aikaa kaupassa ja verkossa?

Kun sama tuote myydään yhtä aikaa kaupassa ja verkossa ja kappaleita on enää yksi, tuote myydään kahdesti, ellei jokin järjestelmä estä sitä. Toinen asiakas saa pahoittelun ja rahansa takaisin, ja kauppa menettää sekä myynnin että osan luottamuksesta.

Täysin tätä ei voi estää, koska tiskillä ja verkossa voidaan maksaa samalla sekunnilla. Riskiä voi kuitenkin pienentää paljon. Nopea saldojen välitys kaventaa aikaikkunaa, ja verkkokauppa voi tarkistaa saldon kassalta vielä maksuvaiheessa ennen kuin tilaus vahvistetaan.

Kun päällekkäinen myynti silti tapahtuu, sitä varten pitää olla valmis toimintatapa: kuka ilmoittaa asiakkaalle, millä viestillä ja kuinka nopeasti, voidaanko tarjota vastaava tuote tai tilata uusi ja miten maksu palautetaan. Nopea ja rehellinen viesti ratkaisee, tuleeko asiakas vielä uudestaan.

Puskurivarasto suojaa viimeisiä kappaleita

Yksinkertainen ja tehokas keino on puskurivarasto. Verkkokaupalle näytetään saldo, josta on vähennetty muutama kappale, jolloin viimeiset kappaleet myydään vain myymälässä. Päällekkäistä myyntiä ei silloin juuri synny, koska verkossa tuote loppuu ennen kuin hylly on tyhjä.

Puskurin koko kannattaa päättää tuoteryhmittäin. Nopeasti liikkuvassa tuotteessa, jota myydään tiskillä monta päivässä, puskuri on tarpeen. Kalliissa yksittäiskappaleessa, kuten käytetyssä tai uniikissa tuotteessa, voi olla parempi merkitä tuote verkossa varatuksi heti, kun sitä kysytään tai se varataan myymälässä.

Puskurilla on hintansa: verkosta näyttää puuttuvan tuotteita, joita hyllyssä vielä on. Siksi ”vähissä” tai ”kysy myymälästä” voi olla parempi viesti kuin ”loppu”, koska se tuo asiakkaan soittamaan tai käymään paikalla.

Palautukset ja vaihdot kanavien välillä

Verkosta ostanut asiakas haluaa usein palauttaa tai vaihtaa tuotteen myymälässä. Se on hyvä asia, koska vaihto tuo hänet liikkeeseen. Se toimii kuitenkin vain, jos myymälän kassa löytää verkkotilauksen ja osaa käsitellä sen.

Käytännössä kassan pitää pystyä hakemaan tilaus numerolla tai asiakkaan tiedoilla, palauttamaan tuote saldoon ja hyvittämään maksu. Verkossa maksettu ostos hyvitetään yleensä alkuperäiselle maksutavalle, eikä tiskin kassa tiedä siitä mitään, ellei järjestelmiä ole yhdistetty.

Lahjakortit ovat saman kysymyksen toinen puoli. Jos lahjakortin voi ostaa verkosta ja käyttää myymälässä, saldon pitää olla yhteinen. Tästä kerrotaan artikkelissa sähköinen lahjakortti yritykselle.

Nouto myymälästä ja useampi toimipiste

Kun asiakas tilaa verkosta ja noutaa myymälästä, verkkokaupan pitää tietää, missä myymälässä tuotetta on. Useamman toimipisteen yrityksessä yksi yhteissaldo ei riitä, vaan saldo tarvitaan toimipisteittäin, ja asiakkaalle näytetään, mistä tuotteen voi noutaa ja milloin.

Noutotilaus myös varaa tuotteen hyllystä. Jos myymälä ei saa tietoa varauksesta, tuote myydään tiskillä ennen kuin noutaja ehtii paikalle. Hyvä käytäntö on, että noutotilaukset näkyvät kassalla omana listanaan ja tuote kerätään sivuun heti.

Useampi toimipiste tuo mukanaan myös siirrot. Kun tuote siirretään myymälästä toiseen, saldo vähenee yhdessä ja kasvaa toisessa, eikä tuote ole siirron aikana myytävissä kummassakaan. Kassajärjestelmän pitää tuntea siirrot, tai saldot eivät pysy oikeina.

Tarvitaanko erillinen varastonhallintajärjestelmä?

Pienessä yrityksessä, jossa on yksi tai kaksi myymälää ja verkkokauppa, erillistä varastonhallintajärjestelmää ei yleensä tarvita, jos kassajärjestelmä hoitaa saldot, vastaanoton ja inventaarion hyvin. Kassan varasto-ominaisuudet ja toimiva yhteys verkkokauppaan riittävät useimpiin tarpeisiin.

Erillinen varastonhallinta tai toiminnanohjausjärjestelmä tulee ajankohtaiseksi, kun varastoja on useita, tuotteilla on eränumerot, sarjanumerot tai parasta ennen -päivät, ostot toimittajilta halutaan automatisoida tai myyntikanavia on omien kauppojen lisäksi muitakin. Silloin saldojen omistaja on varastojärjestelmä, ja sekä kassa että verkkokauppa lukevat sitä.

Tarpeen huomaa yleensä käsityöstä. Jos saldoja korjataan taulukoissa, ostot tehdään muistin varassa ja inventaario vie viikonlopun, järjestelmä voi maksaa itsensä takaisin säästettynä aikana. Milloin toiminnanohjausjärjestelmä on tarpeen, on käsitelty artikkelissa toiminnanohjausjärjestelmä pienelle yritykselle.

Tuotekoodit yhteisiksi ennen integraatiota

Integraatio yhdistää tuotteet toisiinsa tuotekoodin avulla. Jos kassassa tuotteella on yksi koodi ja verkkokaupassa toinen, järjestelmät eivät tiedä puhuvansa samasta tuotteesta, ja saldot päivittyvät väärään paikkaan tai eivät ollenkaan.

Variaatiot ovat tavallisin sotku. Verkkokaupassa villapaita voi olla yksi tuote, jolla on koot ja värit, ja kassassa jokainen koko ja väri on oma tuotteensa omalla viivakoodillaan. Molemmat tavat ovat järkeviä, mutta integraatiossa jokaisen verkkokaupan variaation pitää osoittaa täsmälleen yhteen kassan tuotteeseen.

Siksi tuotekoodit siivotaan ja yhtenäistetään ennen kuin integraatio rakennetaan. Työ on tylsää, ja se kannattaa silti tehdä huolella, koska kaikki muu nojaa siihen.

Inventaario ja saldojen korjaukset

Saldot eroavat hyllystä ajan mittaan, vaikka integraatio toimisi täydellisesti. Tuotteita rikkoutuu, katoaa ja kirjataan väärin. Inventaario korjaa eron, ja korjauksen pitää välittyä verkkokauppaan samalla tavalla kuin myynnin.

Inventaario kannattaa tehdä silloin, kun myynti on hiljaisinta, tai tuoteryhmä kerrallaan. Jos verkkokauppa myy laskennan aikana, laskettu määrä ja järjestelmän saldo eivät täsmää, ja korjaus tekee saldosta väärän.

Hävikin seuraaminen kertoo myös jotain. Jos saman tuoteryhmän saldot eroavat hyllystä toistuvasti, syy voi olla kirjausvirheessä, pakkauskoossa tai integraation aukossa eikä pelkästään varastossa.

Asiakastiedot ja kanta-asiakkuus kummassakin kanavassa

Kun asiakas ostaa sekä myymälästä että verkosta, hän odottaa olevansa sama asiakas molemmissa. Kanta-asiakasedut, ostohistoria ja lahjakortit toimivat vain, jos asiakas tunnistetaan molemmissa kanavissa ja tiedot ovat yhdessä paikassa.

Asiakastietojen yhdistäminen on myös tietosuojakysymys. Asiakkaalle pitää kertoa, mitä tietoja kerätään ja mihin niitä käytetään, ja sähköiseen suoramarkkinointiin tarvitaan yleensä lupa. Kanta-asiakasohjelman rakentamisesta kerrotaan artikkelissa kanta-asiakasohjelma pienelle kaupalle.

Raportit ja kirjanpito molemmista kanavista

Kirjanpitäjä tarvitsee myynnin molemmista kanavista eriteltynä maksutavoittain ja verokannoittain. Jos kassa ja verkkokauppa raportoivat eri muodoissa, jokainen kuukausi alkaa kahden raportin yhdistelyllä.

Hyvä yhdistelmä tuottaa yhden myyntiraportin, jossa kanava on yksi sarake. Silloin näet myös, mitä kannattaa kehittää: myyvätkö samat tuotteet verkossa ja tiskillä, ja tuoko verkko myymälään asiakkaita, jotka noutavat tilauksensa ja ostavat samalla muuta.

Kysy toimittajalta, onko kirjanpito-ohjelmaan valmis liittymä vai siirretäänkö tiedot tiedostona, ja kuka huolehtii siitä, ettei verkkokaupan myynti kirjaudu kahteen kertaan, kun se kulkee myös kassan kautta.

Mitä kassajärjestelmän toimittajalta kannattaa kysyä?

Kassajärjestelmän toimittajalta kannattaa kysyä ennen kaikkea rajapinnasta: mitä tietoja sen kautta saa ja voi päivittää, kuinka nopeasti ja millä ehdoilla. Myymälän ominaisuudet näkee esittelyssä, mutta rajapinnan puutteet paljastuvat vasta, kun integraatiota rakennetaan.

  • Rajapinta. Onko järjestelmässä avoin rajapinta, onko sille dokumentaatio, ja maksaako sen käyttö erikseen?
  • Tiedot. Saako rajapinnan kautta tuotteet, hinnat, saldot, myynnit, asiakkaat ja lahjakortit, ja voiko niitä myös päivittää?
  • Nopeus. Ilmoittaako järjestelmä muutoksista heti, vai pitääkö tiedot hakea ajastetusti?
  • Valmiit liitännät. Onko valmis liitäntä juuri siihen verkkokauppa-alustaan, jota käytät tai harkitset, ja kuka sitä ylläpitää?
  • Toimipisteet. Tunteeko järjestelmä saldot toimipisteittäin ja siirrot niiden välillä?
  • Katkos. Miten kassa toimii ilman verkkoyhteyttä, ja miten myynnit ja saldot päivittyvät yhteyden palattua?
  • Lähtö. Saako tuotteet, asiakkaat ja myyntihistorian ulos, jos järjestelmä vaihdetaan?

Katkoskysymys unohtuu helposti. Kassan pitää pystyä myymään, vaikka yhteys katkeaa, mutta silloin saldot eivät päivity verkkokauppaan ennen kuin yhteys palaa, ja juuri silloin päällekkäinen myynti on todennäköisintä.

Kassa ja verkkokauppa-alusta valitaan yhdessä

Kassajärjestelmä ja verkkokauppa-alusta kannattaa valita samaan aikaan tai ainakin toinen toisen ehdoilla. Jos kassa on jo valittu, verkkokauppa-alustaa valitessa ensimmäinen kysymys on, onko niiden välillä toimiva yhteys. Alustan valinnan muut kysymykset on koottu artikkeliin verkkokauppa-alustan valinta.

Jos valmista liitäntää ei ole tai se ei tee tarvittavaa, integraation voi rakentaa. Silloin on tärkeää, että molemmissa järjestelmissä on kunnollinen rajapinta, koska huonon rajapinnan päälle rakennettu integraatio on hauras. Räätälöity integraatio on järkevä silloin, kun se korvaa päivittäistä käsityötä, joka muuten jatkuisi vuosia.

Kummassakin tapauksessa kannattaa aloittaa pienesti. Ensin saldot ja myynnit, sitten palautukset ja noudot, ja vasta lopuksi asiakastiedot ja kanta-asiakkuus. Jokainen vaihe testataan oikeilla tuotteilla ennen seuraavaa.

Yhteenveto

Kassajärjestelmä pienelle yritykselle valitaan myös verkkokaupan kannalta, koska myymälä ja verkko myyvät samoja tuotteita samasta varastosta. Yhteys rakentuu rajapinnan kautta, ja sen onnistuminen riippuu siitä, että tuotekoodit ovat yhteiset ja on päätetty, kumpi järjestelmä omistaa tuotteet, hinnat ja saldot.

Saldot pysyvät ajan tasalla, kun jokainen saldoa muuttava tapahtuma välittyy nopeasti: myynti, verkkotilaus, palautus, vastaanotto ja inventaario. Päällekkäistä myyntiä vähennetään nopealla päivityksellä, maksuvaiheen tarkistuksella ja puskurivarastolla, ja loput hoidetaan sovitulla toimintatavalla.

Erillistä varastonhallintaa tarvitaan vasta, kun varastoja, eriä tai myyntikanavia on enemmän kuin kassa jaksaa hoitaa. Siihen asti tärkeintä on kysyä toimittajalta rajapinnasta ennen sopimusta eikä sen jälkeen.