Työajanseuranta pienessä yrityksessä: mitä laki vaatii ja millä sen hoitaa

Lyhyt vastaus

Työajanseuranta on lain mukaan jokaisen työnantajan velvollisuus yrityksen koosta riippumatta. Työaikalain 32 §:n mukaan työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä maksetut korvaukset työntekijöittäin, ja kirjanpito on säilytettävä lain mukaisen kanneajan päättymiseen asti.

Laki ei määrää, millä välineellä kirjanpito pidetään. Paperi, taulukko ja sovellus kelpaavat, kunhan kaikki tarvittavat tiedot on merkitty selvästi ja ne saadaan tarvittaessa esiin työntekijäkohtaisesti.

Työajanseuranta käsittelee työntekijöiden henkilötietoja, joten siihen sovelletaan myös työelämän tietosuojalakia. Seurantaan kerätään vain se, mikä on tarpeen, eikä tätä rajaa voi ohittaa työntekijän suostumuksella.

Pitääkö pienen yrityksen seurata työaikaa?

Pitää, jos yrityksessä on työntekijöitä. Työaikalakia sovelletaan työsopimuslaissa tarkoitetun työsopimuksen perusteella tehtävään työhön, eikä laissa ole pienille työnantajille poikkeusta. Yksi osa-aikainen työntekijä riittää siihen, että velvollisuus koskee yritystä.

Yrittäjän omaa työaikaa laki ei koske, koska yrittäjä ei tee työtä työsopimuksella. Toiminimiyrittäjä, joka tekee kaiken itse, ei siis pidä työaikakirjanpitoa itsestään. Tilanne muuttuu sillä hetkellä, kun ensimmäinen työntekijä aloittaa.

Tämä voi yllättää yrityksen kasvuvaiheessa. Ensimmäinen työntekijä palkataan kiireeseen, tunnit kirjataan viestiin tai muistiin, ja kirjanpidon tarve huomataan vasta palkkakiistassa tai työsuojelutarkastuksessa.

Kenen työaikaa ei tarvitse kirjata

Työaikalain 2 §:ssä on poikkeuksia, mutta ne ovat kapeampia kuin moni luulee. Poikkeukset koskevat vain työntekijää, jonka työaikaa ei ennalta määritellä eikä työajan käyttöä valvota ja joka siten voi itse päättää työajastaan. Lisäksi työn pitää kuulua johonkin laissa lueteltuun ryhmään.

Pienen yrityksen kannalta tärkeimmät ryhmät ovat yrityksen johtaminen tai siihen rinnastettava itsenäinen tehtävä, työnantajan perheenjäsenen työ sekä työ, jota tehdään sellaisissa oloissa, ettei työnantajan voida katsoa valvovan siihen käytettävää aikaa.

Poikkeuksen ehto koskee kaikkia ryhmiä. Esimerkiksi yrittäjän puoliso, joka työskentelee kaupassa sovituissa vuoroissa, ei ole poikkeuksen piirissä pelkästään siksi, että hän on perheenjäsen, koska hänen työaikansa on määritelty etukäteen.

Etätyö ei sekään automaattisesti ole poikkeus. Jos työajat on sovittu tai niitä seurataan, laki koskee työtä samalla tavalla kuin työpaikalla tehtyä.

Mitä työaikakirjanpitoon merkitään?

Työaikakirjanpitoon merkitään työntekijöittäin tehdyt työtunnit ja niistä maksetut korvaukset. Työaikalain 32 §:n mukaan kirjanpidon voi pitää kahdella tavalla, ja työnantaja saa valita toimintaansa sopivan:

1. Säännöllisen työajan tunnit, lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä maksetut korvaukset.
2. Kaikki tehdyt työtunnit sekä erikseen yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit ja niistä maksetut korotusosat.

Työsuojeluhallinnon ohjeen mukaan ylityöt kirjataan tosiasiallisesti tehtyinä aikoina, eikä niiden määrää saa kirjata sen mukaan, miten ne on korvattu. Ylityötunnit pitää voida lukea kirjanpidosta ilman erillisiä laskutoimituksia. Lisätyötä ei myöskään saa kirjata ylityöksi, vaikka siitä maksettaisiin korotettua palkkaa.

Joitakin erityistilanteita varten laissa on omat merkintänsä:

• Jos korvaukset maksetaan erillisenä kuukausikorvauksena lain 38 §:n mukaisella sopimuksella, kirjanpitoon merkitään sopimuksessa arvioitu lisä-, yli- ja sunnuntaityön määrä kuukaudessa.
• Jos käytössä on työaikapankki, kirjaa pidetään säästetyistä eristä ja niiden pitämisestä vapaana.
• Joustotyöajassa työntekijä toimittaa palkanmaksukausittain luettelon säännöllisenä työaikana tekemistään tunneista, ja työnantaja kirjaa nämä tiedot. Ohjeen mukaan työnantajan pitää huolehtia siitä, että luettelo toimitetaan.

Kirjanpito on todiste molempiin suuntiin

Työaikakirjanpito on usein ainoa asiakirja, joka kertoo jälkikäteen, mitä tehtiin. Kun työntekijä vaatii ylityökorvauksia, työnantajan on vaikea osoittaa mitään ilman kirjanpitoa. Kun kirjanpito on kunnossa, erimielisyys ratkeaa yleensä katsomalla merkintöjä.

Laki antaa työntekijälle myös oikeuden saada pyynnöstään kirjallinen selvitys häntä koskevista työvuoroluettelon ja työaikakirjanpidon merkinnöistä. Työsuojeluviranomaiselle ja työntekijöiden edustajalle on pyydettäessä toimitettava jäljennös työaikakirjanpidosta.

Laiminlyönnillä on myös rangaistusuhka. Työsuojeluhallinnon ohjeen mukaan työnantaja voidaan tuomita rikoslaissa säädettyyn rangaistukseen työaikakirjanpidon laiminlyönnistä tai väärinkäytöksestä. Lisäksi työaikalain 44 §:ssä on säädetty sakolla rangaistavaksi muun muassa enimmäistyöaikaa, vähimmäislepoaikoja ja työvuoroluettelon laatimista koskevien säännösten rikkominen.

Kuinka kauan kirjanpito säilytetään

Työaikakirjanpito on säilytettävä työaikalain 40 ja 41 §:ssä säädetyn kanneajan päättymiseen asti. Kanneaika tarkoittaa aikaa, jonka kuluessa työntekijä voi vaatia korvauksia oikeudessa.

Lain 40 §:n mukaan työsuhteen jatkuessa kanne on nostettava kahden vuoden kuluessa sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana oikeus korvaukseen syntyi. Kun työsuhde on päättynyt, kanne on pantava vireille kahden vuoden kuluessa työsuhteen päättymisestä.

Käytännössä merkinnät säilytetään vähintään niin kauan, että kanneaika on kulunut. Laske aika jokaisen työntekijän kohdalla erikseen, koska työsuhteen päättyminen vaikuttaa siihen, ja kirjaa laskentatapa ylös, ettei sitä tarvitse miettiä joka kerta uudelleen.

Työvuoroluettelot säilytetään työsuojeluhallinnon ohjeen mukaan samaan tapaan kanneajan päättymiseen asti silloin, kun niiden tiedot eivät käy ilmi työaikakirjanpidosta.

Työvuoroluettelo on eri asia

Työaikakirjanpito kertoo, mitä tehtiin. Työvuoroluettelo kertoo etukäteen, mitä on tarkoitus tehdä. Ne ovat eri asiakirjoja, eikä kirjanpito korvaa työvuoroluetteloa.

Työsuojeluhallinnon ohjeen mukaan työvuoroluettelosta on käytävä ilmi, milloin säännöllinen työaika alkaa ja päättyy, sekä päivittäisten taukojen ajankohdat. Se on annettava kirjallisesti työntekijöiden tietoon hyvissä ajoin ja viimeistään viikkoa ennen kuin siinä tarkoitettu ajanjakso alkaa. Sen jälkeen sitä saa muuttaa vain työntekijän suostumuksella tai töiden järjestelyihin liittyvästä painavasta syystä. Liukuvassa työajassa ja joustotyöajassa työvuoroluettelon voi ohjeen mukaan korvata kirjallinen sopimus, josta käyvät ilmi työajan sijoittelun periaatteet.

Pienessä yrityksessä työvuorot sovitaan usein viestiketjussa. Se voi toimia, kunhan vuorot annetaan ajoissa ja kirjallisesti ja muutokset tehdään lain rajoissa. Viestiketjusta on kuitenkin vaikea koota jälkikäteen, mikä oli sovittu, joten vuorot kannattaa pitää yhdessä paikassa.

Kelpaako Excel työajanseurantaan?

Kelpaa. Työsuojeluhallinnon ohjeen mukaan työaikalaki ei määrää työaikakirjanpidon teknistä toteutustapaa, ja tärkeää on, että kaikki tarvittavat tiedot on merkitty selvästi. Taulukko, jossa on työntekijä, päivä, tehdyt tunnit ja tarvittavat erittelyt, täyttää vaatimuksen, jos se pidetään huolellisesti.

Taulukon heikkoudet tulevat vastaan käytännössä. Merkintöjä voi muuttaa jälkikäteen jättämättä jälkeä, kaavat rikkoutuvat kopioidessa, ja tiedostosta syntyy versioita sähköpostiin ja eri koneille. Jos työntekijät täyttävät tunnit itse, sinun pitää vielä tarkistaa ja siirtää ne oikeaan tiedostoon.

Taulukko sopii yrityksiin, joissa työntekijöitä on vähän ja työajat ovat säännölliset. Kun työntekijöitä on useampi, työajat vaihtelevat tai käytössä on joustotyöaika tai työaikapankki, virheiden riski ja käsityön määrä kasvavat nopeasti.

Jos käytät taulukkoa, tee siitä yksi tiedosto yhteen paikkaan, lukitse aiemmat kuukaudet muokkauksilta ja varmista, että saat siitä helposti työntekijäkohtaisen selvityksen, jos sellaista pyydetään.

Paperi, taulukko vai sovellus

Jos työajanseurannan pitää yhdistyä esimerkiksi projektien laskutukseen tai asiakaskäynteihin, valmis sovellus voi jäädä kapeaksi. Silloin vaihtoehtona on räätälöity ohjelmisto, johon työaikakirjanpidon vaatimukset rakennetaan osaksi omaa työnkulkua.

Mitä työajanseurantasovellukselta kannattaa vaatia?

Sovellukselta kannattaa vaatia ennen kaikkea sitä, että se tuottaa työaikalain mukaisen kirjanpidon ilman käsityötä. Tarkista nämä ennen kuin sitoudut:

• Lain mukaiset erittelyt. Lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityö erikseen, ylityöt tosiasiallisina tunteina eikä korvausten mukaan.
• Työaikamuodot. Tukeeko sovellus käyttämääsi työaikaa, kuten jaksotyötä, liukuvaa työaikaa, joustotyöaikaa tai työaikapankkia.
• Muutoshistoria. Näkyykö, kuka muutti merkintää, milloin ja miksi.
• Työntekijäkohtainen raportti. Saatko kirjallisen selvityksen yhdestä työntekijästä nopeasti.
• Tietojen vienti. Saatko kaikki tiedot ulos tavallisessa tiedostomuodossa, jos vaihdat sovellusta. Kirjanpito pitää säilyttää kanneajan loppuun, vaikka sopimus päättyisi.
• Käyttöoikeudet. Näkeekö työntekijä vain omat tietonsa ja esihenkilö vain omien alaistensa.
• Sijaintitieto. Voiko sen kytkeä pois, ja onko se oletuksena pois päältä.
• Tietosuoja. Missä tiedot säilytetään, onko käsittelysopimus valmiina ja voiko vanhat tiedot poistaa, kun säilytysaika päättyy.

Kysy myös, miten sovellus siirtää tunnit palkanlaskentaan. Jos siirto vaatii käsin kopioimista, virheet siirtyvät vain uuteen paikkaan.

Kellokortti, kulunvalvonta ja sijainti: milloin seuranta on valvontaa

Tuntien kirjaaminen on eri asia kuin työntekijän valvonta, mutta tekniikka voi tehdä rajasta häilyvän. Laki yksityisyyden suojasta työelämässä mainitsee kulunvalvonnan erikseen, ja myös sijaintia tallentava sovellus voi olla lain tarkoittamaa muuta teknisin menetelmin toteutettua valvontaa.

Lain 21 §:n mukaan kulunvalvonnan ja muun teknisin menetelmin toteutetun valvonnan tarkoitus, käyttöönotto ja menetelmät kuuluvat yhteistoimintalain mukaisen vuoropuhelun piiriin. Yrityksissä, joihin yhteistoimintalakia ei sovelleta, työnantajan on ennen päätöstä varattava työntekijöille tai heidän edustajilleen tilaisuus tulla kuulluksi.

Tämän jälkeen työnantajan on määriteltävä valvonnan käyttötarkoitus ja menetelmät sekä kerrottava työntekijöille valvonnan tarkoituksesta, käyttöönotosta ja menetelmistä. Pienessäkin yrityksessä se tarkoittaa, että uutta leimaus- tai sijaintiominaisuutta ei oteta käyttöön pelkällä ilmoituksella, vaan työntekijöitä kuullaan ensin.

Miten työajanseuranta ja tietosuoja sopivat yhteen?

Ne sopivat yhteen, kun seurantaan kerätään vain tarpeellinen. Työelämän tietosuojalain 3 §:n mukaan työnantaja saa käsitellä vain välittömästi työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, eikä tästä vaatimuksesta voi poiketa työntekijän suostumuksella.

Työaikakirjanpito on työaikalain velvoite, joten tehdyt tunnit ja korvaukset ovat selvästi tarpeellisia. Tarpeellisuus pitää kuitenkin arvioida jokaisen lisätiedon kohdalla. Jatkuva sijainnin tallentaminen, näyttökuvat tai tieto siitä, mitä sovelluksia työntekijä käyttää, eivät ole tarpeen tuntien kirjaamiseen.

Kerro työntekijöille, mitä tietoja seurannasta syntyy, mihin niitä käytetään, kuka ne näkee ja kuinka kauan niitä säilytetään. Kun kanneaika on kulunut eikä tiedoille ole muuta perustetta, vanhat merkinnät poistetaan. Tietosuojan perusasioista, kuten säilytysajoista ja tietopyynnöistä, on lisää artikkelissa asiakasrekisteri ja GDPR, ja samat periaatteet koskevat työntekijöiden tietoja.

Työelämän tietosuojalain noudattamista valvovat työsuojeluviranomaiset toimivaltansa mukaisesti yhdessä tietosuojavaltuutetun kanssa.

Kuka valvoo työaikakirjanpitoa?

Työaikalain noudattamista valvoo työsuojeluviranomainen. Tyosuojelu.fi-sivuston mukaan valtakunnallisena työsuojeluviranomaisena toimii Lupa- ja valvontaviraston työsuojeluosasto.

Työsuojelutarkastuksessa työaikakirjanpitoa ja työvuoroluetteloita voidaan pyytää nähtäväksi, ja lain mukaan jäljennös työaikakirjanpidosta on toimitettava pyydettäessä. Tarkastus sujuu nopeimmin, kun kirjanpito löytyy yhdestä paikasta ja siitä saa työntekijäkohtaiset tiedot ilman erillistä kokoamista.

Lisäksi työpaikalla on pidettävä työntekijöiden saatavilla työaikalaki ja sen nojalla tehdyt työpaikalla yleisesti sovellettavat sopimukset sekä käytössä oleva työvuoroluettelo.

Näin otat seurannan käyttöön

1. Selvitä, keitä työaikalaki koskee. Useimmiten kaikkia työntekijöitä.
2. Valitse kirjaustapa: säännöllinen työaika ja lisätyöt erikseen tai kaikki tunnit ja ylityöt erikseen.
3. Päätä väline sen mukaan, kuinka moni kirjaa ja kuinka paljon työajat vaihtelevat.
4. Sovi, kuka kirjaa, kuka tarkistaa ja milloin tunnit lukitaan palkanlaskentaa varten.
5. Jos väline tallentaa sijaintia tai toimii kulunvalvonnan kautta, kuule työntekijöitä ennen käyttöönottoa ja kerro valvonnan tarkoitus.
6. Kirjaa säilytysaika ja poista vanhat merkinnät, kun kanneaika on kulunut.

Ensimmäinen kuukausi kannattaa käydä läpi yhdessä työntekijöiden kanssa. Silloin näkee, jäävätkö esimerkiksi aamun lastaukset tai illan siivoukset kirjaamatta.

Yhteenveto

Jokaisen työnantajan on pidettävä työaikakirjanpitoa, johon merkitään työntekijöittäin tehdyt tunnit ja niistä maksetut korvaukset, ja se säilytetään työaikalain kanneajan päättymiseen asti. Pienille yrityksille ei ole poikkeusta, ja lain soveltamisalan poikkeukset ovat kapeita.

Väline on vapaa. Taulukko kelpaa, kun tiedot ovat selvät ja luotettavat, mutta vaihtelevat työajat ja useampi työntekijä puoltavat sovellusta, joka tuottaa lain mukaiset erittelyt ja muutoshistorian.

Seurantaan kerätään vain tarpeellinen, ja teknistä valvontaa, kuten sijaintia tai kulunvalvontaa, ei oteta käyttöön kuulematta työntekijöitä. Ajantasaiset ohjeet löytyvät työsuojeluhallinnon sivuilta.