Verkkosivut yritykselle: näin luet tarjouksen ennen kuin katsot hintaa

Lue tarjous ennen kuin katsot hintaa

Verkkosivujen hinta yritykselle riippuu siitä, mitä tarjous sisältää, ja sen näkee vasta lukemalla tarjouksen kokonaan. Kaksi tarjousta, joissa on sama summa, voivat sisältää aivan eri työn, ja kaksi tarjousta, joiden summat eroavat kaksinkertaisesti, voivat päätyä samaan lopulliseen hintaan, kun lisätyöt on laskettu mukaan. Summa on tulos, ei lähtökohta.

Tämä artikkeli ei käsittele sitä, miten toimisto valitaan. Siitä on oma kirjoituksensa. Tässä oletetaan, että tarjous on jo pöydällä, ehkä kaksi tai kolme, ja kysymys on, miten ne luetaan niin, että tiedät mitä olet ostamassa.

Lukutapa on yksinkertainen. Etsi ensin laajuus, sitten vastuut, sitten omistus, sitten se mitä tapahtuu julkaisun jälkeen. Vasta kun nämä neljä ovat selvillä, katso hintaa. Suurin osa pettymyksistä sivustoprojekteissa syntyy siitä, että järjestys oli päinvastainen.

Kuinka paljon verkkosivut maksaa yritykselle?

Verkkosivut maksavat yritykselle sen, mitä tarjouksessa lukee, plus kaiken sen, mitä tarjouksessa ei lue mutta mitä sivusto tarvitsee toimiakseen. Jälkimmäinen osa on se, joka yllättää. Verkkotunnus, palvelintila, tekstien kirjoittaminen, kuvat, ylläpito ja pienet muutokset julkaisun jälkeen ovat kaikki asioita, jotka voivat olla tarjouksessa mukana tai eivät.

Siksi kysymykseen ei voi vastata luvulla, ennen kuin tiedetään, mitä lukuun sisältyy. Yksinkertainen esittelysivusto, jonka tekstit ja kuvat toimitat itse, ja monikielinen sivusto ajanvarauksella ja kirjoitetulla sisällöllä ovat eri tuotteita, vaikka molempia kutsutaan verkkosivuiksi.

Hyödyllisempi kysymys on: mitä tämä sivusto maksaa kolmen vuoden aikana? Se pakottaa laskemaan mukaan jatkuvat kulut ja muutostyöt, ja se paljastaa, että halvin rakentaminen ei aina ole halvin sivusto. Kun pyydät tarjouksen, pyydä samalla arvio vuosikuluista. Jos sitä ei voida antaa, se on jo tieto.

Mitä tarjouksessa pitää lukea?

Tarjouksessa pitää lukea neljä asiaa niin selvästi, että ulkopuolinen ymmärtää ne: mitä tehdään, kuka tekee minkäkin osan, kuka omistaa lopputuloksen ja mitä tapahtuu julkaisun jälkeen. Jos jokin näistä pitää päätellä tai kysyä erikseen, tarjous on keskeneräinen, ja keskeneräinen tarjous on aina halvemman näköinen kuin valmis.

Mitä tehdään tarkoittaa sivujen ja toimintojen luetteloa. Ei kuvausta tyyliin moderni ja responsiivinen sivusto, vaan lista: etusivu, neljä palvelusivua, yhteystiedot, tietosuojaseloste, yhteydenottolomake, karttaupotus. Jokainen sivu ja toiminto, joka ei ole listalla, on ulkopuolella, riippumatta siitä, mitä puhelimessa puhuttiin.

Kuka tekee tarkoittaa vastuunjakoa. Toimittaako toimisto tekstit vai sinä? Kuka hankkii kuvat? Kuka tarkistaa, että lomake tulee perille? Kuka siirtää verkkotunnuksen? Nämä ovat pieniä kohtia, joissa projekti seisoo viikkoja, kun kumpikin odottaa toista.

Hyvä tarjous on tylsä luettava. Se on lista ja ehdot, ei myyntipuhe. Jos tarjouksessa on enemmän tekstiä toimiston arvoista kuin sivuston sisällöstä, lue se erityisen tarkasti.

Laajuus: sivut ja toiminnot lueteltuna

Laajuus on tarjouksen tärkein osa, koska kaikki muu hinnoitellaan sen perusteella. Laajuuden pitää olla lueteltu sivuittain ja toiminnoittain, ja jokaisen kohdalla pitää lukea, onko se mukana. Yksi sana, joka tekee laajuudesta epäselvän, on noin: noin kymmenen sivua tarkoittaa, että yhdestoista maksaa erikseen ja kukaan ei tiedä paljonko.

Toimintojen kohdalla kysy, mitä toiminto tekee, ei vain mikä sen nimi on. Ajanvaraus voi tarkoittaa lomaketta, josta tulee sähköposti, tai kalenteria, joka näyttää vapaat ajat, vahvistaa varauksen ja lähettää muistutuksen. Molemmat kutsutaan ajanvaraukseksi ja niiden välillä on moninkertainen ero työssä.

Laajuuden kohdalla kannattaa myös lukea, mitä ei tehdä. Hyvä tarjous sanoo sen ääneen: sisältö ei sisälly, kuvat toimittaa asiakas, toinen kieli ei sisälly. Se ei ole huono merkki. Se on merkki siitä, että tekijä on ajatellut rajat valmiiksi, eikä niitä tarvitse riidellä myöhemmin.

Sisällön vastuu: kuka toimittaa mitä ja milloin

Sisältö on kohta, jossa projektit myöhästyvät useimmin, ja tarjouksesta pitää lukea, kenen vastuulla se on. Jos vastuu on sinulla, tarjouksen pitää sanoa, missä muodossa ja mihin mennessä tekstit ja kuvat toimitetaan, ja mitä tapahtuu, jos ne myöhästyvät. Jos vastuu on toimistolla, tarjouksen pitää sanoa, montako sivua kirjoitetaan ja miten tieto kerätään.

Käytännön esimerkki: siivousyritys tilaa sivut ja lupaa toimittaa tekstit. Kaksi kuukautta myöhemmin sivusto on valmis ja tekstit puuttuvat, koska omistaja ei ole koskaan kirjoittanut myyvää tekstiä eikä tiedä mistä aloittaa. Toimisto laskuttaa odotuksesta tai jättää projektin lepäämään. Kumpikaan ei ollut kenenkään tarkoitus.

Jos et ole varma, että ehdit tai osaat kirjoittaa, pyydä tarjoukseen vaihtoehto, jossa toimisto haastattelee sinut ja kirjoittaa tekstit. Se maksaa enemmän kuin oma kirjoittaminen ja vähemmän kuin kaksi kuukautta myöhässä oleva sivusto.

Aikataulu ja mistä se riippuu

Tarjouksessa pitää olla aikataulu, ja aikataulussa pitää lukea, mistä se riippuu. Kuusi viikkoa julkaisuun on lupaus vain, jos sinun osuutesi on määritelty: tekstit viikolla kaksi, kommentit kolmen päivän sisällä, hyväksyntä viikolla viisi. Ilman sinun määräaikojasi aikataulu on toive.

Aikataulusta kannattaa lukea myös se, montako kommenttikierrosta siihen mahtuu. Kaksi kierrosta on tavallinen käytäntö. Jos haluat kolmannen, se on usein mahdollista, mutta se pitää tietää etukäteen, koska se siirtää julkaisua ja voi maksaa.

Ja tarjouksessa pitää lukea, mitä tapahtuu, jos jompikumpi myöhästyy. Se ei ole epäluottamusta, vaan sopimus, joka on kirjoitettu ennen kuin kukaan on hermostunut. Sellainen sopimus on halvempi kuin sellainen, joka kirjoitetaan riidan keskellä.

Mitä tarjouksesta yleensä puuttuu?

Tarjouksesta puuttuu yleisimmin viisi asiaa: verkkotunnuksen ja palvelintilan vuosikulu, tietosuojaseloste ja evästeilmoitus, kuvien käsittely, hakukonenäkyvyyden perusasiat sekä se, mitä yksittäinen muutos maksaa julkaisun jälkeen. Yksikään näistä ei ole iso erä yksinään. Yhdessä ne ovat se osa hintaa, joka tulee laskuun myöhemmin ja josta kukaan ei puhunut.

Kuudes puuttuva asia on testaus. Tarjouksessa harvoin lukee, millä laitteilla ja selaimilla sivusto tarkistetaan, ja onko lomakkeen perillemeno testattu. Sivusto, joka näyttää hyvältä suunnittelijan näytöllä ja rikkoutuu vanhassa puhelimessa, on tavallinen tapaus, eikä kukaan huomaa sitä ennen kuin asiakas kertoo.

Seitsemäs on koulutus. Jos sivustoon tulee julkaisujärjestelmä, jossa muokkaat itse tekstejä, tarjouksessa pitää lukea, opastetaanko sinut siihen. Tunti opastusta julkaisun yhteydessä säästää kymmeniä sähköposteja seuraavan vuoden aikana.

Ja kahdeksas, jota harva edes ajattelee: saavutettavuus. Kontrasti, tekstikoko, näppäimistökäyttö ja kuvien vaihtoehtoiset tekstit. Osaa yrityksistä koskee lakisääteinen vaatimus, ja senkin sivustoista, joita se ei koske, se tekee käytettävämpiä. Jos tarjouksessa ei ole sanaa saavutettavuus, kysy miksi.

Sanat, jotka pitää lukea kahdesti

Tarjouksissa on sanoja, jotka näyttävät harmittomilta ja tarkoittavat, että hinta ei ole se, mikä alhaalla lukee. Näitä kannattaa etsiä tietoisesti.

• Alkaen. Alkaen-hinta on hinta, jota kukaan ei maksa. Kysy, mikä on hinta sinun laajuudellasi.
• Lisätyönä. Kaikki, mikä on lisätyönä, tarvitsee hinnan. Jos hintaa ei ole, kysy tuntihinta ja arvio tunneista.
• Erikseen sovittaessa. Tarkoittaa, että asiaa ei ole ajateltu. Sovi se nyt.
• Tuntiveloituksella. Kysy, kuka arvioi tunnit ja saatko arvion ennen työtä.
• Asiakas vastaa. Lue, mistä kaikesta. Joskus se kattaa puolet projektista.
• Valmis pohja. Ei huono asia, mutta kysy, kuinka paljon sitä muokataan ja näyttääkö kilpailijasi sivusto samalta.

Näiden sanojen määrä tarjouksessa on karkea mittari siitä, kuinka paljon hinta voi vielä muuttua. Tarjous, jossa niitä on kymmenen, ei ole tarjous vaan arvio.

Kuka omistaa lopputuloksen?

Lopputuloksen omistaa se, jonka nimissä verkkotunnus, palvelintila ja sivuston tiedostot ovat, ja tarjouksesta pitää lukea, että se olet sinä. Tämä ei ole itsestäänselvyys. On yleistä, että verkkotunnus on rekisteröity toimiston nimiin, sivusto on toimiston palvelimella ja tunnukset ovat toimistolla. Silloin omistat sivuston vain niin kauan kuin suhde toimistoon toimii.

Kysy erikseen kolmesta asiasta. Verkkotunnus: kenen nimissä, ja voitko siirtää sen pois? Sivuston koodi ja sisältö: saatko sen kokonaisuudessaan, jos haluat vaihtaa tekijää? Kuvat ja tekstit: onko sinulla oikeus käyttää niitä muualla, esimerkiksi esitteessä tai sosiaalisessa mediassa?

Erityisesti kannattaa katsoa, onko sivusto rakennettu niin, että sen voi siirtää. Tietyt alustat ja tietyt toimistojen omat järjestelmät toimivat vain siellä, missä ne ovat. Silloin omistat sisällön paperilla, mutta et voi viedä sitä minnekään ilman, että sivusto rakennetaan uudelleen. Se on omistusta, joka ei ole minkään arvoista.

Verkkotunnus, tunnukset ja tilit: kenen nimissä

Sivustoon liittyy tilejä, joita ei tule ajatelleeksi ennen kuin ne puuttuvat: verkkotunnuksen rekisteröinti, palvelintila, Googlen yritysprofiili, Search Console, kävijämittari, mahdollinen ajanvarauspalvelu ja sähköposti. Jokainen näistä on jonkun nimissä, ja tarjouksesta tai sen liitteestä pitää lukea, kenen.

Tavallinen tapaus: yritys vaihtaa toimistoa ja huomaa, että Search Consolen omistajuus on edellisen toimiston sähköpostissa, jota kukaan ei enää lue. Kolmen vuoden hakudata on siellä, eikä siihen pääse. Sama voi käydä yritysprofiilille, jossa ovat kaikki arvostelut.

Pyydä, että kaikki tilit avataan sinun sähköpostiisi ja toimistolle annetaan käyttöoikeus. Se on kymmenen minuutin työ silloin, kun tilit luodaan, ja se voi olla mahdotonta vuosia myöhemmin. Hyvä toimisto ehdottaa tätä itse.

Mitä tapahtuu tarjouksen jälkeen?

Tarjouksen hyväksymisen jälkeen alkaa projekti, jossa on yleensä viisi vaihetta: tiedonkeruu, rakenteen ja ulkoasun suunnittelu, rakentaminen, sisällön vienti ja testaus, ja julkaisu. Tarjouksesta pitää lukea, mitä sinulta odotetaan kussakin vaiheessa, koska sinun osuutesi määrää aikataulun useammin kuin toimiston.

Tiedonkeruussa sinulta kysytään yrityksestä, asiakkaista ja siitä, mitä sivuston pitää saada aikaan. Jos tätä vaihetta ei ole, sivusto tehdään arvauksen varassa. Suunnitteluvaiheessa saat nähtäväksi rakenteen ja ulkoasun ja kommentoit ne. Tämä on se hetki, jolloin muutokset ovat halpoja. Rakentamisen jälkeen ne ovat kalliita.

Julkaisu ei ole projektin loppu. Julkaisun jälkeen sivusto lähetetään Googlelle, lomakkeet tarkistetaan tuotannossa, ja ensimmäisten viikkojen aikana löytyy aina jotain, mitä testauksessa ei nähty. Tarjouksesta pitää lukea, kuuluuko tämä jälkihoito hintaan ja kuinka pitkään.

Ja sitten alkaa ylläpito. Se on oma sopimuksensa tai osa tätä, mutta joka tapauksessa se pitää olla kirjoitettu: mitä siihen kuuluu, mitä se maksaa ja kuka tekee mitäkin. Jos haluat nähdä, miten ylläpito voi olla rakennettu, katso ensin mitä siihen kuuluu ja vasta sitten hintaa. Sama sääntö kuin rakentamisessa.

Maksuerät ja hyväksyntä

Tarjouksessa pitää lukea, milloin maksetaan ja mitä vastaan. Tavallinen malli on osa alussa, osa hyväksytyn suunnitelman jälkeen ja loput julkaisussa. Malli, jossa kaikki maksetaan etukäteen, siirtää riskin sinulle. Malli, jossa kaikki maksetaan lopussa, siirtää sen toimistolle, ja se näkyy hinnassa.

Tärkeämpää kuin erien määrä on se, mihin hyväksyntä sidotaan. Jos julkaisuerä maksetaan, kun sivusto on julkaistu, kysy mitä julkaistu tarkoittaa. Sivusto voi olla verkossa ja silti puolivalmis. Parempi ehto on, että sivusto on julkaistu ja sovittu tarkistuslista käyty läpi yhdessä.

Lue myös, mitä tapahtuu, jos peruutat kesken. Kukaan ei aio peruuttaa, mutta yrityksissä tapahtuu asioita, ja ehto, joka on kirjoitettu etukäteen, säästää molemmilta ikävän keskustelun.

Kaksi tarjousta rinnakkain

Kun tarjouksia on kaksi tai kolme, tee taulukko. Rivit ovat osia, sarakkeet tarjouksia, ja jokaiseen soluun kirjoitat, onko osa mukana, ja jos on, missä muodossa. Taulukko paljastaa nopeasti, että toinen tarjous ei ole kalliimpi vaan laajempi, tai halvempi vaan kapeampi.

Tässä esimerkissä tarjous B näyttää halvemmalta ja on todennäköisesti kalliimpi. Ei siksi, että toimisto B olisi epärehellinen, vaan siksi, että se on jättänyt hinnoittelematta asioita, jotka sinun on joka tapauksessa ostettava.

Kysymykset, jotka lähetät takaisin ennen kuin päätät

Kun olet lukenut tarjouksen, sinulla on todennäköisesti lista epäselvyyksiä. Lähetä ne kirjallisesti ja pyydä kirjalliset vastaukset. Se ei ole hankalaa, se on normaalia, ja vastausten laatu kertoo toimistosta enemmän kuin tarjous itse.

• Mitkä sivut ja toiminnot ovat mukana, lueteltuna? Mitä ei ole?
• Kuka toimittaa tekstit ja kuvat, ja mihin mennessä?
• Kenen nimissä verkkotunnus, palvelintila ja tilit ovat?
• Saanko sivuston kokonaisuudessaan, jos vaihdan tekijää?
• Mitä vuosikulut ovat, ja mitä niihin kuuluu?
• Mitä yksittäinen muutos maksaa julkaisun jälkeen?
• Montako kommenttikierrosta sisältyy?
• Mitä tapahtuu, jos aikataulu venyy minun tai teidän takianne?

Jos vastaukset tulevat nopeasti ja selkeästi, tarjous on todennäköisesti tehty huolella. Jos vastaukset ovat epämääräisiä tai kestävät viikon, projektin viestintä tulee olemaan samanlaista. Tarjousvaihe on halvin paikka huomata se.

Yhteenveto

Verkkosivujen hinta yritykselle selviää lukemalla tarjous, ei katsomalla sen viimeistä riviä. Etsi laajuus lueteltuna, vastuut nimettyinä, omistus omissa nimissäsi ja se, mitä tapahtuu julkaisun jälkeen. Vasta sitten summa tarkoittaa jotain.

Tarjouksesta puuttuvat yleisimmin vuosikulut, kuvien käsittely, hakukonenäkyvyyden perusasiat, testaus ja muutosten hinta. Sanat alkaen, lisätyönä ja erikseen sovittaessa kertovat, että hinta liikkuu vielä. Tee taulukko, lähetä kysymykset kirjallisesti ja päätä vasta vastausten jälkeen.

Se vie yhden illan. Väärä tarjous vie vuoden.