Kauanko verkkosivujen teko kestää? Aikataulu ja mikä sitä hidastaa

Kauanko verkkosivujen tekeminen kestää?

Pienen yrityksen verkkosivujen tekeminen kestää kalenterissa tavallisesti muutamasta viikosta pariin kuukauteen, ja laajempi sivusto, verkkokauppa tai järjestelmiin kytketty palvelu usein useita kuukausia. Itse rakentamiseen kuluu tästä ajasta yleensä pienempi osa. Iso osa ajasta kuluu odottamiseen: tekstejä, kuvia, palautetta ja päätöksiä.

Siksi kahden samanlaisen sivuston aikataulu voi olla hyvin erilainen. Yrittäjä, jolla on tekstit valmiina, kuvat kansiossa ja verkkotunnuksen tunnukset tallessa, saa sivut julki nopeasti. Yrittäjä, joka aloittaa tekstit vasta, kun ulkoasu on valmis, odottaa lopulta itseään.

Oman projektisi keston voit arvioida laskemalla vaiheet ja sen, kuinka nopeasti kukin osapuoli vastaa. Jokainen palautekierros, johon vastataan viikon päästä, lisää kalenteriin viikon, vaikka työtä olisi vain tunti.

Työaika ja kalenteriaika ovat eri asioita

Tarjouksessa mainittu työmäärä kertoo, kuinka monta tuntia tekijä käyttää. Se ei kerro, kuinka monta viikkoa projekti kestää. Sama työmäärä voi mahtua kahteen viikkoon tai venyä kolmeen kuukauteen.

Ero syntyy vaiheiden väliin jäävistä odotuksista. Suunnitelma odottaa hyväksyntää, ulkoasu palautetta, toteutus tekstejä ja julkaisu verkkotunnuksen tunnuksia. Tekijä tekee sillä välin muiden asiakkaiden töitä, joten jokainen odotus voi venyä vielä sen verran, että työ pääsee taas vuoroon.

Kysy siksi tarjousvaiheessa kaksi asiaa: montako työpäivää tekijä arvioi ja mihin valmistumisaikaan tähdätään, jos sinä vastaat sovitussa ajassa. Jälkimmäinen kertoo samalla, mitä tekijä odottaa sinulta.

Mistä vaiheista projekti koostuu?

Verkkosivuprojekti koostuu tavallisesti seitsemästä vaiheesta, ja jokaisen vaiheen lopussa on päätös, joka joko vie projektia eteenpäin tai pysäyttää sen.

1. Aloitus. Tavoitteet, kohderyhmä, tarvittavat sivut ja toiminnot.
2. Rakenne. Sivukartta ja se, mitä kullekin sivulle tulee.
3. Sisältö. Tekstit, kuvat, logo ja muu aineisto.
4. Ulkoasu. Ehdotus sivujen ilmeestä ja palautekierrokset.
5. Toteutus. Sivuston rakentaminen, lomakkeet ja kytkennät.
6. Testaus. Tarkistukset eri laitteilla ja virheiden korjaus.
7. Julkaisu. Verkkotunnuksen ohjaus, uudelleenohjaukset ja seuranta.

Järjestys voi vaihdella, ja osa vaiheista kulkee rinnakkain. Sisältöä kannattaa kuitenkin alkaa koota heti alussa eikä vasta ulkoasun jälkeen. Koko prosessi on selitetty vaihe vaiheelta artikkelissa verkkosivujen tekeminen yritykselle.

Aloitus ja rakenne: päätökset ennen ensimmäistä luonnosta

Aloitusvaihe tuntuu nopealta, koska siinä ei vielä näy mitään. Siinä tehdään kuitenkin päätökset, joiden muuttaminen myöhemmin maksaa eniten: mitä sivustolla pitää saada aikaan, keitä varten se tehdään ja mitä sivuja ja toimintoja tarvitaan.

Tyypillinen viivästys syntyy, kun päättäjiä on useita eikä ole sovittu, kuka lopulta päättää. Toinen osakas haluaa verkkokaupan ja toinen ei, ja asia ratkeaa vasta ulkoasun jälkeen, jolloin osa työstä tehdään uudelleen.

Rakennevaiheen tulos on sivukartta, eli luettelo sivuista ja siitä, mitä kullakin sivulla kerrotaan. Kun sivukartta on hyväksytty, tiedetään myös, kuinka paljon tekstiä ja kuvia tarvitaan, ja sisällön kokoaminen voi alkaa heti.

Sisältö: tekstit ja kuvat ovat usein pullonkaula

Tekstien ja kuvien kokoaminen on projektin vaihe, joka venyy useimmin, koska tekstit ja kuvat jäävät helposti yrittäjän omalle pöydälle muiden töiden viereen. Tekstin kirjoittaminen omasta yrityksestä on yllättävän hidasta, ja kuvia etsitään viime hetkellä puhelimen kuvagalleriasta.

Ratkaisu on sopia jo aloituksessa, kuka tekstit kirjoittaa ja mihin mennessä. Jos kirjoitat itse, tee ensin karkea versio jokaiselle sivulle ja hio sitä vasta, kun rakenne on nähty, esimerkiksi myyvien tekstien ohjeen avulla. Jos kirjoittaminen ei suju, haastattelu, jonka pohjalta tekijä kirjoittaa, on usein nopeampi reitti.

Kuvissa aikaa vievät kuvaaminen ja luvat. Omien töiden ja tilojen kuvaaminen kannattaa ajoittaa heti alkuun, ja jos kuvissa näkyy asiakkaita tai työntekijöitä, heiltä pyydetään lupa ennen julkaisua.

Ulkoasu, toteutus ja palautekierrokset

Ulkoasuvaiheessa aikataulu riippuu palautekierroksista. Jokaisessa kierroksessa on kaksi osaa: sinä kerrot palautteesi, ja tekijä tekee muutokset. Jälkimmäinen vie yleensä päiviä, ensimmäinen voi viedä viikkoja, jos palaute kerätään viideltä ihmiseltä eri aikaan.

Sopikaa kierrosten määrä ja vastausaika etukäteen. Kokoa palaute yhteen viestiin tai dokumenttiin, ja anna yhden ihmisen päättää, mitkä toiveet toteutetaan. Hajanainen palaute, jossa kaksi ihmistä pyytää vastakkaisia asioita, tuottaa kierroksen, joka ei vie projektia mihinkään.

Toteutusvaiheessa tekijä rakentaa sivuston ja kysyy tarkennuksia: mihin osoitteeseen lomakkeen viestit menevät, mitkä aukioloajat ovat oikeat ja mistä hinnaston tiedot tulevat. Nopea vastaus näihin pieniin kysymyksiin pitää projektin liikkeessä.

Testaus ja julkaisu

Testauksessa sivusto käydään läpi puhelimella, tabletilla ja tietokoneella, lomakkeet lähetetään oikeasti ja jokainen linkki kokeillaan. Varaa tähän aikaa myös itseltäsi, koska yrittäjä huomaa virheelliset tiedot, joita tekijä ei voi tietää. Tarkistettavat asiat on koottu valmiiksi julkaisua edeltävään tarkistuslistaan.

Julkaisuun liittyy tekninen vaihe, joka voi yllättää. Verkkotunnus ohjataan uuteen paikkaan, vanhan sivuston osoitteet ohjataan uusille sivuille ja sähköpostin toiminta varmistetaan. Nimipalvelun muutokset voivat näkyä viiveellä, joten julkaisua ei kannata tehdä perjantai-iltapäivänä juuri ennen lomaa.

Julkaisun jälkeinen ensimmäinen viikko kuuluu myös aikatauluun. Silloin seurataan, tulevatko lomakkeiden viestit perille, löytääkö Google uudet sivut ja kertovatko asiakkaat jostain, mikä ei toimi.

Mikä hidastaa projektia eniten?

Projektia hidastavat eniten puuttuvat tekstit ja kuvat, hitaat päätökset ja kadoksissa olevat tunnukset verkkotunnukseen, webhotelliin tai vanhaan sivustoon. Tekninen työ on harvoin syy siihen, että sivusto julkaistaan kuukausia suunniteltua myöhemmin.

Näiden lisäksi aikataulua venyttävät muutokset kesken projektin, kolmansien osapuolten kytkennät ja lomat. Ajanvarausjärjestelmä, maksupalvelu tai kirjanpito-ohjelma vaatii usein tunnuksia ja vastauksia toiselta yritykseltä, jolla ei ole samaa kiirettä kuin sinulla.

Lomat ovat Suomessa oma lukunsa. Heinäkuussa päättäjät, kuvaajat ja palveluntarjoajien tukihenkilöt ovat usein poissa, ja joulun ja uudenvuoden välissä sama toistuu. Jos julkaisun pitää osua kevääseen, projekti kannattaa aloittaa viimeistään talvella.

Kun tunnukset ovat kadoksissa

Tavallinen syy viivästykseen on se, ettei kukaan tiedä, kenen hallussa verkkotunnus on. Se on voitu rekisteröidä aikoinaan edellisen toimiston, entisen työntekijän tai sukulaisen nimiin, ja tunnukset ovat vanhassa sähköpostissa, jota ei enää ole.

Tunnusten palauttaminen tai verkkotunnuksen siirto voi viedä päiviä tai viikkoja, koska se vaatii selvitystä oikeudesta verkkotunnukseen ja joskus toisen osapuolen yhteistyötä. Jos asia huomataan vasta julkaisupäivänä, valmis sivusto jää odottamaan.

Selvitä siksi heti aloituksessa, kenen nimissä verkkotunnus on, missä sen nimipalvelu on ja kenellä on pääsy webhotelliin, vanhaan sivustoon, Google-yritysprofiiliin ja kävijäseurantaan. Apuna toimii tarkistuslista artikkelissa kuka omistaa verkkosivuni, ja nimipalvelun perusteet selviävät artikkelista DNS selkokielellä.

Muutokset kesken projektin

Jokainen projekti muuttuu matkan varrella, ja se on normaalia. Ongelma syntyy, kun muutos on iso ja tulee myöhään. Uusi kieliversio, verkkokauppa tai ajanvaraus, joka keksitään ulkoasun hyväksymisen jälkeen, voi lisätä projektiin viikkoja.

Hyvä tapa on pitää listaa ideoista, jotka tulevat kesken projektin, ja päättää erikseen, kuuluvatko ne ensimmäiseen julkaisuun vai seuraavaan vaiheeseen. Sivusto ei ole koskaan valmis, joten kaiken ei tarvitse olla mukana julkaisupäivänä.

Kysy jokaisesta muutoksesta kaksi asiaa: paljonko se lisää työtä ja paljonko se siirtää julkaisua. Joskus pieni muutos on nopea toteuttaa mutta vaatii uuden palautekierroksen, ja juuri kierros vie ajan.

Mitä sinulta tarvitaan ja milloin?

Sinulta tarvitaan tietoja, aineistoa ja päätöksiä jokaisessa vaiheessa, ja aikataulu pitää, kun ne tulevat ennen kuin tekijä tarvitsee niitä. Taulukko kokoaa tavallisen järjestyksen:

Taulukon tärkein sarake on viimeinen. Aineisto, joka tulee vasta sillä hetkellä, kun sitä tarvitaan, on jo myöhässä, koska sen käsittelyyn menee oma aikansa.

Yksi päättäjä ja sovittu vastausaika

Kaksi sopimusta nopeuttaa projektia enemmän kuin mikään tekninen ratkaisu. Ensimmäinen on se, että yrityksessä on yksi ihminen, joka päättää ja kokoaa muiden mielipiteet. Toinen on vastausaika, esimerkiksi palaute kahden arkipäivän kuluessa jokaisesta luonnoksesta.

Päättäjän ei tarvitse päättää yksin. Hän kuuntelee osakkaita ja työntekijöitä, mutta tekijälle lähtee yksi viesti, jossa ristiriidat on jo ratkaistu. Muuten tekijä joutuu valitsemaan, kenen toiveita noudattaa, ja se johtaa uuteen kierrokseen.

Vastausaika toimii molempiin suuntiin. Sovi myös, kuinka nopeasti tekijä vastaa sinulle, niin kummankaan ei tarvitse arvailla, missä vaiheessa projekti on.

Voiko sivut saada valmiiksi nopeasti?

Sivut voi saada valmiiksi nopeasti, kun laajuus on rajattu, sisältö on valmiina, päättäjä on yksi ja tunnukset ovat tallessa. Nopeus syntyy ennen kaikkea siitä, ettei mikään vaihe jää odottamaan.

Toinen keino on julkaista vaiheittain. Ensin julki tulevat tärkeimmät sivut, kuten etusivu, palvelut, hinnat ja yhteystiedot, ja blogi, referenssit tai lisäkielet tulevat myöhemmin. Sivusto palvelee asiakkaita heti, ja loput rakennetaan sen rinnalle.

Kolmas keino on käyttää olemassa olevaa. Jos vanhan sivuston tekstit ovat edelleen totta ja kuvat kelvollisia, niitä voi muokata sen sijaan, että kaikki kirjoitetaan alusta. Mitä vähemmän räätälöityjä toimintoja ensimmäiseen versioon tulee, sitä nopeammin se valmistuu.

Mitä ei kannata oikaista kiireessäkään

Kiire saa ohittamaan asioita, jotka tulevat myöhemmin kalliiksi. Uudistuksessa tärkein niistä on vanhojen osoitteiden ohjaaminen uusille sivuille. Jos se unohtuu, Googlesta tulevat kävijät päätyvät virhesivulle, ja hakunäkyvyys voi kärsiä pitkään. Miten uudistus tehdään turvallisesti, on selitetty artikkelissa sivuston uudistus ilman Google-näkyvyyden romahdusta.

Muita oikaisuja, joita ei kannata tehdä, ovat lomakkeiden testaamatta jättäminen, puhelimella tarkistamisen ohittaminen ja lakisääteisten tietojen, kuten tietosuojaselosteen, siirtäminen myöhemmäksi.

Näihin kuluu tunteja, ei viikkoja. Ne kannattaa laskea aikatauluun alusta asti, jotta niitä ei tarvitse karsia viimeisenä päivänä.

Näin laadit aikataulun, joka pitää

Aikataulu, joka pitää, laaditaan julkaisupäivästä taaksepäin. Merkitse julkaisupäivä, sen eteen testaus, sitä ennen toteutus ja niin edelleen, ja lisää jokaisen vaiheen perään palautteen vastausaika.

Merkitse kalenteriin myös lomat, messut, sesongit ja muut ajat, jolloin päättäjä ei ehdi vastata. Kukkakaupan sivuja ei kannata julkaista äitienpäiväviikolla, eikä tilitoimisto ehdi antaa palautetta tilinpäätöskiireiden keskellä.

Lisää lopuksi puskuri. Jos kaikki menee hyvin, sivusto julkaistaan etuajassa. Jos jokin viivästyy, puskuri syö viivästyksen, eikä julkaisupäivää tarvitse siirtää.

Yhteenveto

Pienen yrityksen verkkosivujen tekeminen kestää tavallisesti viikoista pariin kuukauteen, ja laajemmat projektit kuukausia. Kalenteriaika ratkeaa kuitenkin harvoin koodissa. Se ratkeaa siinä, kuinka nopeasti tekstit, kuvat, palaute ja päätökset liikkuvat.

Projekti etenee aloituksesta rakenteeseen, sisältöön, ulkoasuun, toteutukseen, testaukseen ja julkaisuun. Eniten sitä hidastavat puuttuva sisältö, useat päättäjät ja kadoksissa olevat tunnukset, ja ne kaikki voi korjata ennen kuin ensimmäistäkään luonnosta on tehty.

Jos tarvitset sivut nopeasti, rajaa ensimmäinen versio, kokoa sisältö heti ja sovi yksi päättäjä ja vastausaika. Älä kuitenkaan oikaise ohjauksissa, lomakkeiden testauksessa äläkä lakisääteisissä tiedoissa.