Toiminimi ja verkkokauppa: lyhyt vastaus

Toiminimellä voi perustaa verkkokaupan, ja se on Suomessa tavallisin tapa aloittaa pieni verkkokauppa. Toiminimi eli yksityinen elinkeinonharjoittaja voi myydä tuotteita verkossa samoin ehdoin kuin osakeyhtiö: se tarvitsee y-tunnuksen, tarvittavat rekisteröinnit Verohallintoon, kirjanpidon ja samat kuluttajansuojan velvollisuudet kuin mikä tahansa verkkokauppa. Se, mitä toiminimellä ei saa, on henkilökohtaisen vastuun rajaus.

Verkkokaupan perustaminen kokonaan ilman y-tunnusta on eri kysymys, ja siihen vastaus on käytännössä kielteinen, jos toiminta on jatkuvaa ja tavoittelee tuloa. Yksittäisten omien käytettyjen tavaroiden myynti ei ole elinkeinotoimintaa, mutta verkkokauppa, jossa on tuotteita, hinnasto ja tilauslomake, on.

Alla ovat yleiset periaatteet. Tarkat säännöt, rajat ja määräajat kannattaa aina tarkistaa Patentti- ja rekisterihallituksen ja Verohallinnon omilta sivuilta, koska ne muuttuvat.

Voiko toiminimellä perustaa verkkokaupan?

Voi. Toiminimi on yritysmuoto siinä missä osakeyhtiökin, ja verkkokaupan alusta, maksunvälittäjä, kuljetusyhtiö ja tavarantoimittajat tekevät sopimuksen toiminimen kanssa samalla tavalla. Toiminimi saa y-tunnuksen, se voi rekisteröityä arvonlisäverovelvolliseksi, se voi avata yritystilin pankkiin ja tehdä sopimuksen maksunvälittäjän kanssa.

Toiminimen etu on keveys. Perustaminen on yksinkertaista, kirjanpito on kevyempää kuin osakeyhtiöllä, ja rahan siirtäminen yrityksen ja oman lompakon välillä on yksityisottoa, ei palkanmaksua tai osinkoa. Pienelle verkkokaupalle, jonka myynti on ensimmäisen vuoden aikana epävarma, tämä on perusteltu aloitus.

Toiminimen haitta on vastuu. Yrittäjä vastaa toiminimen veloista ja sitoumuksista koko omaisuudellaan. Verkkokaupassa tämä koskee esimerkiksi tavarantoimittajan laskuja, jos varastoa on ostettu velaksi, tai asiakkaiden vaatimuksia, jos jokin menee pahasti pieleen. Pienellä varastolla ja kevyillä sitoumuksilla riski on hallittavissa, ja se on syy, miksi toiminimi sopii nimenomaan alkuun.

Käytännön ero näkyy myös siinä, miten kauppa esittäytyy asiakkaalle. Toiminimi voi käyttää kaupallista nimeä, mutta rekisteröity nimi ja y-tunnus pitää olla nähtävissä sivustolla. Verkkokaupan sivuille pitää muutenkin löytyä tietyt lakisääteiset tiedot, ja ne kannattaa tarkistaa Kilpailu- ja kuluttajaviraston ohjeista ennen kaupan avaamista.

Voiko verkkokaupan perustaa ilman y-tunnusta?

Ei käytännössä, jos kyse on kaupasta, joka myy tuotteita jatkuvasti ja tavoittelee tuloa. Y-tunnus on se, millä yritys tunnistetaan Verohallinnossa, maksunvälittäjällä, kuljetusyhtiöllä ja tavarantoimittajalla, ja ilman sitä verkkokaupan tarvitsemia sopimuksia ei saa tehtyä. Maksunvälittäjät edellyttävät y-tunnusta, ja ilman maksunvälittäjää verkkokauppa ei ota maksuja vastaan.

Raja elinkeinotoiminnan ja satunnaisen myynnin välillä ei ole tarkka luku vaan kokonaisarvio: onko toiminta jatkuvaa, tavoitteleeko se voittoa, ostetaanko tavaraa myytäväksi vai myydäänkö omaa käytettyä. Omien vanhojen tavaroiden myynti kirpputorisovelluksessa ei ole elinkeinotoimintaa. Tavaran ostaminen tukusta ja myyminen verkkosivulla on, vaikka volyymi olisi pieni. Rajatapauksissa Verohallinto on se, jolta kysytään, ei keskustelupalsta.

On yksi tapa toimia ilman omaa y-tunnusta: laskutuspalvelun kautta, niin sanottuna kevytyrittäjänä. Silloin laskutuspalvelu on se, jonka y-tunnuksella myynti tapahtuu. Verkkokaupalle tämä on hankala malli, koska maksunvälittäjän sopimus, kuluttajansuojan vastuut ja tuotteiden myyjän tiedot sivustolla pitäisi kaikki olla laskutuspalvelun nimissä, eivätkä palvelut yleensä ole tähän suunniteltuja. Se voi toimia palvelujen myynnissä, mutta tuotteita myyvälle kaupalle oma y-tunnus on käytännössä ainoa toimiva tie.

Hyvä uutinen on, että y-tunnuksen saaminen toiminimelle on nopeaa ja halpaa. Se ei ole este, jota kannattaa kiertää.

Mitä rekisteröintejä tarvitaan?

Verkkokauppaa toiminimellä varten tarvitaan y-tunnus, joka syntyy perustamisilmoituksella Yritys- ja yhteisötietojärjestelmään, ja sen yhteydessä ilmoittaudutaan Verohallinnon rekistereihin: arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, ennakkoperintärekisteriin ja tarvittaessa työnantajarekisteriin. Kaupparekisteriin merkitseminen on toiminimelle erikseen harkittava asia, ja se kannattaa tarkistaa Patentti- ja rekisterihallituksesta oman tilanteen mukaan.

Arvonlisävero on verkkokaupalle tärkein rekisteröinti, koska se vaikuttaa hintoihin. Pienimuotoiselle toiminnalle on olemassa raja, jonka alle jäävä liikevaihto ei edellytä arvonlisäverovelvollisuutta. Rajan suuruus ja sen laskentatapa kannattaa tarkistaa Verohallinnon sivuilta, koska sitä on muutettu. Verkkokaupan kannalta olennaista on, että rekisteröityminen vapaaehtoisesti jo alussa on usein järkevää: ostojen arvonlisäveron saa vähentää, ja hinnat voidaan rakentaa alusta alkaen verollisiksi ilman että ne muuttuvat kesken vuoden.

Ennakkoperintärekisteri liittyy lähinnä työkorvauksiin. Jos myyt tuotteiden lisäksi työtä tai palveluja yrityksille, niiden ei tarvitse pidättää maksuistasi veroa, kun olet rekisterissä. Pelkässä tavaran myynnissä kuluttajille se on vähemmän keskeinen, mutta ilmoittautuminen hoituu samalla perustamisilmoituksella, ja se kannattaa tehdä samalla.

Verkkokaupalle tulee lisäksi rekisteröintejä, jotka eivät ole viranomaisen vaan kaupan omia: verkkotunnus omiin nimiin, maksunvälittäjän sopimus, kuljetusyhtiön sopimus ja tietosuojaseloste, koska kauppa käsittelee asiakkaiden henkilötietoja. Jos tuotteet vaativat erityislupia, esimerkiksi elintarvikkeet tai kosmetiikka, ne selvitetään erikseen asianomaiselta viranomaiselta ennen kaupan avaamista.

  • Y-tunnus perustamisilmoituksella Yritys- ja yhteisötietojärjestelmään.
  • Arvonlisäverovelvollisten rekisteri, tarvittaessa vapaaehtoisesti.
  • Ennakkoperintärekisteri, jos myyt myös työtä yrityksille.
  • Kaupparekisteri, jos oma tilanne sitä edellyttää tai siitä on hyötyä.
  • Yrityksen pankkitili, maksunvälittäjä, kuljetussopimus.
  • Tietosuojaseloste ja mahdolliset tuotekohtaiset luvat.

EU-myynti ja arvonlisävero

Jos verkkokauppa myy kuluttajille muihin EU-maihin, arvonlisäverotus muuttuu tietyn myyntimäärän jälkeen ostajan maan mukaiseksi, ja sitä varten on olemassa yhden luukun järjestelmä, jonka kautta muiden maiden arvonlisäverot ilmoitetaan ja maksetaan Suomesta. Rajat ja menettely kannattaa tarkistaa Verohallinnon sivuilta ennen kuin kauppa avataan muille kuin suomalaisille ostajille.

Tämä on syy, miksi moni pieni kauppa rajaa toimituksen aluksi Suomeen. Se ei ole markkinoinnin päätös vaan kirjanpidon päätös, ja se on helpompi laajentaa myöhemmin kuin supistaa. Kaupan asetuksissa toimitusmaat rajataan, ja tilitoimistolle kerrotaan, mihin maihin myydään.

Myynti yrityksille toiseen EU-maahan on oma menettelynsä, ja sekin kannattaa selvittää etukäteen, jos kauppa myy sekä kuluttajille että yrityksille.

Kirjanpito toiminimen verkkokaupassa

Toiminimen kirjanpito on kevyempää kuin osakeyhtiön, mutta verkkokauppa tekee siitä työläämpää kuin palveluyrityksellä, koska tapahtumia on paljon ja ne tulevat monesta lähteestä. Jokainen tilaus on myyntitapahtuma, jokainen maksunvälittäjän tilitys on suoritus, jossa on vähennetty kulu, jokainen palautus on hyvitys, ja jokainen lähetys on kulu. Sata tilausta kuukaudessa on satoja vientejä.

Tähän on kaksi toimivaa mallia. Ensimmäinen on se, että verkkokauppa-alustasta saa myyntiraportin, maksunvälittäjältä tilitysraportin ja nämä viedään kirjanpitoon yhteenvetoina, ei tilaus kerrallaan. Toinen on se, että kauppa kytketään suoraan kirjanpito-ohjelmaan, jolloin tapahtumat siirtyvät automaattisesti. Kumpi valitaan, riippuu tilitoimistosta ja volyymista, ja se kannattaa päättää yhdessä tilitoimiston kanssa ennen alustan valintaa, ei sen jälkeen.

Varasto on toinen erikoisuus. Tuotteet, jotka on ostettu myytäväksi mutta joita ei ole vielä myyty, ovat varastoa, ja varaston arvo vaikuttaa tulokseen. Toiminimen verkkokaupan pitää pystyä kertomaan tilikauden lopussa, mitä varastossa on ja mitä se on maksanut. Alusta, joka pitää varastosaldoa, helpottaa tätä, mutta saldon oikeellisuus on kaupan vastuulla.

Milloin osakeyhtiö kannattaa?

Osakeyhtiö kannattaa, kun verkkokaupan sitoumukset kasvavat niin, että henkilökohtainen vastuu alkaa olla todellinen riski, kun kauppaan tulee mukaan toinen omistaja tai ulkopuolinen rahoitus, tai kun tulos on niin suuri, että toiminimen verotus ei ole enää edullisin vaihtoehto. Kaksi ensimmäistä ovat selviä, ja kolmas lasketaan tilitoimiston kanssa.

Vastuu kasvaa, kun varastoa ostetaan velaksi, kun tavarantoimittajan kanssa tehdään sitoumuksia isoista eristä tai kun kauppa vuokraa tilaa. Toiminimessä kaikki nämä ovat yrittäjän omalla nimellä. Jos kauppa kaatuu, velat jäävät. Osakeyhtiössä vastuu rajautuu yhtiöön, ellei yrittäjä ole antanut henkilökohtaista takausta, mitä pankit usein pyytävät pieneltä yhtiöltä.

Toinen omistaja on käytännössä pakottava syy. Toiminimi on yhden ihmisen yritysmuoto, eikä siihen voi ottaa osakasta. Jos kauppaa tehdään kahdestaan, osakeyhtiö on luonnollinen ratkaisu ja osakassopimus sen välttämätön liite.

Tuloksen perusteella tehtävä muutos on laskettava, ei arvattava. Toiminimen tulos verotetaan yrittäjän henkilökohtaisena tulona, osakeyhtiön tulos yhtiön tulona ja sen jälkeen erikseen, kun raha otetaan ulos. Se, kummassa maksetaan vähemmän, riippuu tuloksen suuruudesta, siitä paljonko rahaa tarvitaan omaan käyttöön ja siitä, jätetäänkö tulosta yhtiöön kasvua varten. Tämä on juuri se laskelma, jonka tilitoimisto tekee mielellään, ja se kannattaa pyytää kerran vuodessa.

Muutos toiminimestä osakeyhtiöksi on mahdollinen, mutta se on oma prosessinsa, jossa sopimukset, verkkotunnus, maksunvälittäjän sopimus ja kaupan tiedot pitää siirtää uudelle yhtiölle. Siksi jos osakeyhtiö on todennäköinen jo vuoden päästä, sen perustaminen heti voi säästää työtä.

Mitä toiminimen ja osakeyhtiön ero tarkoittaa asiakkaalle

Asiakkaalle yritysmuoto ei ole ostopäätöksen syy. Asiakas katsoo, että kaupalla on nimi, y-tunnus, osoite ja yhteystiedot, että maksaminen onnistuu tutulla tavalla ja että palautusehdot ovat selvät. Toiminimi, joka hoitaa nämä hyvin, on luotettavampi kuin osakeyhtiö, joka ei hoida.

Yksi ero on nimessä. Toiminimen virallinen nimi on usein yrittäjän oma nimi, ja kaupan nimi on markkinointinimi. Molemmat saavat näkyä, mutta virallinen nimi ja y-tunnus pitää löytyä sivustolta. Se ei haittaa ketään, ja se voi olla jopa etu: pieni kauppa, jonka takana on nimetty ihminen, herättää usein enemmän luottamusta kuin kasvoton yhtiö.

Nämä tiedot vanhenevat, kun jokin muuttuu: osoite, puhelinnumero, toimitusehdot. Siksi ne kannattaa pitää paikassa, jota pystyt päivittämään itse. NordSurin verkkokaupassa ehdot ja yrityksen tiedot muokataan samasta paneelista kuin tuotteet.

Mitä tilitoimisto haluaa tietää verkkokaupasta?

Tilitoimisto haluaa tietää ennen kaupan avaamista viisi asiaa: mitä alustaa käytetään ja millaisia raportteja siitä saa, kuka välittää maksut ja miten tilitykset tulevat, mihin maihin myydään, miten varasto pidetään kirjassa, ja miten palautukset ja hyvitykset käsitellään. Jos nämä sovitaan etukäteen, kirjanpito on rutiinia. Jos ne selviävät ensimmäisen tilinpäätöksen yhteydessä, se on kallista.

Alusta ja raportit. Tilitoimisto haluaa myyntiraportin, jossa on myynti eriteltynä arvonlisäverokannoittain, kuukausittain, ja josta palautukset näkyvät erikseen. Useimmat alustat tuottavat tämän, mutta eivät kaikki samassa muodossa, ja tilitoimistolla on usein mielipide siitä, mikä muoto on käyttökelpoisin. Kysy ennen alustan valintaa.

Maksunvälitys. Maksunvälittäjä tilittää kaupalle myynnin, josta on vähennetty välityskulu, ja usein niputettuna useamman päivän myynti yhteen tilitykseen. Kirjanpidossa myynti ja kulu pitää erottaa, ja siihen tarvitaan välittäjän tilitysraportti. Tilitoimisto haluaa tietää, mistä se saadaan ja kuka toimittaa sen.

Maat, varasto, palautukset. Myyntimaat vaikuttavat arvonlisäveroon. Varaston arvo vaikuttaa tulokseen ja se pitää pystyä laskemaan tilikauden lopussa. Palautukset ovat hyvityksiä, jotka pienentävät myyntiä, ja niiden pitää löytyä raportista erikseen eikä sekoittua uusiin myynteihin.

  • Alusta ja sen myyntiraportti arvonlisäverokannoittain.
  • Maksunvälittäjä ja tilitysraportti.
  • Toimitusmaat ja mahdollinen EU-myynti.
  • Varaston arvon laskenta ja saldon ylläpito.
  • Palautusten ja hyvitysten käsittely.
  • Kuka toimittaa aineiston ja kuinka usein.

Käytännön aloitusjärjestys toiminimen verkkokaupalle

Toimiva järjestys on tämä. Ensin y-tunnus ja rekisteröinnit, koska niitä tarvitaan kaikkeen muuhun. Sitten pankkitili yritykselle, erillään omasta, vaikka toiminimellä se ei ole pakollista, koska se tekee kirjanpidosta paljon helpompaa. Sitten tilitoimisto ja sopimus siitä, mitä raportteja se haluaa. Vasta sen jälkeen alusta, maksunvälittäjä ja kuljetussopimus, koska ne valitaan osittain tilitoimiston tarpeiden mukaan.

Verkkotunnus rekisteröidään toiminimen y-tunnuksella yrittäjän omaan hallintaan. Tietosuojaseloste kirjoitetaan ennen kuin kauppa kerää ensimmäisen asiakkaan tiedot. Kaupan ehdot, peruutusoikeus ja yhteystiedot laitetaan sivuille ennen kuin ensimmäinen tuote on ostettavissa.

Tämä järjestys on hitaampi kuin se, että alusta avataan ensin ja loput hoidetaan kun tilauksia tulee. Mutta se on halvempi, koska jokainen näistä on helpompi tehdä ennen ensimmäistä tilausta kuin sadan tilauksen jälkeen. Mistä kaupan perustaminen sen jälkeen jatkuu, on kerrottu artikkelissa verkkokaupan perustamisesta.

Tavallisimmat virheet toiminimen verkkokaupassa

Yleisin virhe on se, että kaupan rahat ja omat rahat ovat samalla tilillä, ja kirjanpitoon menee tunteja sen selvittämiseen, mikä osto oli kaupan ja mikä oma. Toinen on arvonlisäverorekisteröinnin lykkääminen niin, että hinnat pitää muuttaa kesken kauden, kun raja ylittyy. Kolmas on se, että maksunvälittäjän tilityksiä kirjataan myyntinä, jolloin myynti näyttää pienemmältä kuin se on ja välityskulut katoavat.

Neljäs on varasto, jota ei lasketa. Tilikauden lopussa tilitoimisto kysyy varaston arvoa, ja vastaus on arvaus, koska saldoja ei ole pidetty. Viides on tietosuoja: kauppa kerää nimiä, osoitteita ja puhelinnumeroita ilman selostetta ja ilman että kukaan on miettinyt, kuka niihin pääsee ja kuinka kauan niitä säilytetään.

Kaikki viisi ovat halpoja välttää ja kalliita korjata. Ja kaikki viisi ovat yleisiä juuri siksi, että toiminimi on kevyt: keveys houkuttelee aloittamaan ennen kuin perusta on kunnossa.

Yhteenveto

Toiminimellä voi perustaa verkkokaupan, ja se on pienelle kaupalle luonteva aloitus. Ilman y-tunnusta jatkuvaa kauppaa ei käytännössä voi pitää, koska maksunvälittäjä, kuljetusyhtiö ja Verohallinto tunnistavat yrityksen sillä. Y-tunnuksen saaminen on helppoa, eikä sitä kannata kiertää.

Rekisteröinnit ovat y-tunnus, arvonlisävero, ennakkoperintä ja tarvittaessa kaupparekisteri, ja niiden päälle kaupan omat sopimukset ja tietosuojaseloste. Osakeyhtiöön siirrytään, kun vastuu kasvaa, omistajia tulee lisää tai tilitoimiston laskelma näyttää sen edullisemmaksi.

Tilitoimisto otetaan mukaan ennen alustan valintaa, ei sen jälkeen. Tarkat rajat, määräajat ja menettelyt tarkistetaan aina Patentti- ja rekisterihallituksen ja Verohallinnon sivuilta, koska ne muuttuvat, ja viranomaisen ohje ratkaisee aina, jos se poikkeaa yleiskuvasta.