Yritysilme ja graafinen ohjeisto: mitä pieni yritys oikeasti tarvitsee

Mikä on yritysilme?

Yritysilme on visuaalinen kokonaisuus, josta yrityksen tunnistaa: logo, värit, fontit, kuvien tyyli ja toistuvat graafiset elementit. Se näkyy kaikessa, minkä asiakas näkee, verkkosivuista ja laskuista työautoon ja somepäivitykseen. Kun asiakas tunnistaa yrityksen auton kadulla ennen kuin ehtii lukea nimeä, ilme tekee työnsä.

Ilme ei ole sama asia kuin logo. Logo on sen tärkein yksittäinen osa, mutta sama logo voi näyttää huolitellulta tai sekavalta sen mukaan, mitä sen ympärillä on. Kaksi yritystä voi käyttää lähes samaa sinistä, ja silti toinen näyttää luotettavalta ja toinen halvalta, koska fontit, kuvat ja tyhjä tila on käytetty eri tavoin.

Yritysilme ei myöskään ole sama kuin brändi. Brändi on se, mitä asiakas ajattelee yrityksestä, ja ilme on yksi keino vaikuttaa siihen. Eroa käydään tarkemmin läpi artikkelissa brändin rakentamisesta pienelle yritykselle.

Mistä osista ilme koostuu

Isojen yritysten ilmeissä voi olla kymmeniä osia. Pienen yrityksen ilme toimii hyvin, kun muutama perusosa on päätetty ja kirjattu ylös:

• logo ja sen versiot eri taustoille ja kokoihin
• värit, yleensä pääväri, korostusväri ja muutama neutraali sävy
• fontit otsikoille ja leipätekstille
• kuvat eli se, millaisia valokuvia käytetään ja millaisia ei
• toistuvat muodot, kuvakkeet tai kuviot
• kielen sävy, jos se halutaan kirjata samaan paikkaan

Kolme ensimmäistä tekevät suurimman osan työstä. Kuvat nousevat tärkeiksi aloilla, joilla asiakas ostaa näkyvää lopputulosta, kuten remonteissa, kampaamoissa ja ravintoloissa. Toistuvat muodot ja kuviot ovat usein osa, jonka voi jättää myöhemmäksi ilman, että kukaan huomaa puutetta.

Mitä graafiseen ohjeistoon kuuluu?

Graafiseen ohjeistoon kuuluvat säännöt siitä, miten logoa, värejä, fontteja ja kuvia käytetään, sekä esimerkit oikeasta ja väärästä käytöstä. Ohjeisto on siis ilmeen käyttöohje. Sen tehtävä on, että kuka tahansa voi tehdä yritykselle ilmoituksen, somekuvan tai tarjouspohjan niin, että lopputulos näyttää samalta yritykseltä.

Laaja ohjeisto voi sisältää myös painotuotteiden mallit, auton teippauksen, messuosaston, esityspohjat ja sähköpostin allekirjoituksen. Pienen yrityksen ohjeistossa riittää yleensä ydin:

• logon versiot, suoja-alue ja pienin sallittu koko
• värikoodit painoon ja näytölle sekä tieto siitä, mihin mitäkin väriä käytetään
• fonttien nimet, lisenssit ja korvaava fontti, jos oma fontti ei ole käytettävissä
• kuvien tyyli muutaman esimerkin avulla
• tiedostojen sijainti ja ihminen, jolta kysytään

Viimeinen kohta puuttuu lähes aina, ja juuri se ratkaisee, käytetäänkö ohjeistoa. Hyvä ohje, jonka tiedostot ovat yhden ihmisen sähköpostissa, ei auta kesätyöntekijää, joka tekee somekuvaa lauantaina.

Logo ohjeistossa: versiot, suoja-alue ja väärä käyttö

Ohjeiston logo-osio kertoo, mitä versiota käytetään missäkin ja mitä logolle ei saa tehdä. Versioita ovat tavallisesti vaaka- ja pystymalli, pelkkä tunnus sekä vaalea ja tumma versio. Mitä tiedostoja logosta kannattaa ylipäätään vaatia suunnittelijalta, on koottu artikkeliin logon suunnittelun hinnasta ja tiedostoista.

Suoja-alue on tyhjä tila logon ympärillä, jolle ei sijoiteta tekstiä, kuvia eikä reunoja. Se määritellään usein logon oman osan mukaan, esimerkiksi niin, että tyhjää tilaa on joka puolella vähintään logon korkeimman kirjaimen verran. Silloin sääntö toimii, oli logo pieni tai iso, eikä ketään tarvitse neuvoa millimetreillä.

Väärän käytön esimerkit ovat ohjeiston hyödyllisin kohta, koska ne näyttävät virheet, joita ihmiset oikeasti tekevät. Logoa venytetään, sen väri vaihdetaan kampanjan mukaan, siihen lisätään varjo tai se sijoitetaan kirjavan valokuvan päälle, jossa se katoaa. Kuva virheestä opettaa nopeammin kuin kappale tekstiä.

Värit: koodit ja tehtävät

Värit kirjataan ohjeistoon koodeina, ei nimillä. Tummansininen tarkoittaa jokaiselle eri sävyä, mutta HEX-koodi on kaikille sama. Kirjaa jokaisesta väristä HEX-, RGB- ja CMYK-arvot, ja jos yrityksen materiaaleja teipataan tai painetaan erikoisvärillä, myös niiden sävytunnukset.

Koodit eivät silti riitä. Ohjeiston pitää kertoa myös, mihin mitäkin väriä käytetään. Esimerkiksi pääväri otsikoissa ja isoissa pinnoissa, korostusväri vain painikkeissa ja tarjouksissa, tumma harmaa leipätekstissä ja vaalea harmaa taustoissa. Kun korostusväri on varattu yhteen tehtävään, se ohjaa katsetta. Kun sitä käytetään kaikkialla, se lakkaa korostamasta mitään.

Tarkista samalla, että tekstiksi ja painikkeisiin tarkoitetut värit ovat luettavia. Kaunis vaalea pääväri voi olla liian heikko tekstin väriksi valkoisella taustalla. Kontrastista ja värien valinnasta verkkoon kerrotaan tarkemmin artikkelissa verkkosivujen väreistä ja fonteista.

Fontit: kaksi riittää, kunhan lisenssi on kunnossa

Useimmille pienille yrityksille riittää kaksi fonttia, toinen otsikoille ja toinen leipätekstille, tai yksi fontti kahdella painolla. Mitä useampi fontti on käytössä, sitä helpommin ilme alkaa näyttää kootulta eri lähteistä.

Ohjeistoon kirjataan fonttien nimet ja se, millä lisenssillä niitä käytetään. Lisenssi voi kattaa painotuotteet mutta ei verkkosivuja, tai tietokoneet mutta ei sovellusta. Jos fontti on hankittu yhdelle koneelle, se ei ole automaattisesti käytössä uuden työntekijän koneella.

Useimmin unohtuu korvaava fontti. Tarjouspohja, hinnasto tai esitys tehdään usein toimisto-ohjelmalla koneella, jolla ilmeen fonttia ei ole. Jos ohjeistossa lukee, mitä tavallista fonttia silloin käytetään, asiakirjat pysyvät yhtenäisinä eivätkä vaihda ulkoasuaan sen mukaan, kuka ne avaa.

Kuvat: tyyli päätetään ennen kuin kuvia hankitaan

Kuvien tyyli on ilmeen osa, joka hajoaa helpoimmin. Yksi kuva on otettu puhelimella hämärässä hallissa, toinen on kuvapankin kirkas studiokuva ja kolmas asiakkaan lähettämä vino kuva työmaalta. Jokainen voi olla hyvä yksinään, mutta rinnakkain ne näyttävät kolmelta eri yritykseltä.

Ohjeistoon riittää muutama lause ja esimerkkikuvat. Kerro, käytetäänkö luonnonvaloa vai studiovaloa, näkyvätkö ihmiset kasvoineen vai työn lomassa, rajataanko kuvat tiiviisti vai väljästi ja käsitelläänkö värit lämpimiksi vai viileiksi. Kerro myös, mitä ei käytetä, esimerkiksi kuvapankin hymyileviä ihmisiä, jotka eivät ole yrityksen väkeä.

Kun tyyli on päätetty, uusien kuvien ottaminen helpottuu. Työntekijä tietää, mitä kuvata, ja kuvaaja tietää, mitä tavoitellaan. Kuvien teknisestä puolesta verkossa kerrotaan artikkelissa verkkosivujen kuvista ja nopeudesta.

Tarvitseeko pieni yritys graafisen ohjeiston?

Tarvitsee, mutta ei paksua kirjaa. Pienelle yritykselle riittää yhden sivun ohjeisto, jossa ovat logon versiot, värikoodit, fontit, kuvien tyyli ja tiedostojen sijainti. Sen tekemiseen menee vähän aikaa, ja se säästää aikaa joka kerta, kun joku muu kuin sinä tekee yrityksen materiaaleja.

Juuri siinä kulkee raja. Yrittäjä, joka tekee kaiken itse, pitää ilmeen päässään. Kun mukaan tulee toinen tekijä, ohje tarvitaan. Tyypillisiä hetkiä ovat verkkosivujen teettäminen, auton teippaus, uusi työntekijä, joka tekee somepäivityksiä, ja painotalo, joka kysyy logoa ja värikoodeja.

Ohjeisto kannattaa tehdä myös silloin, kun ilme on syntynyt vähitellen ilman suunnittelijaa. Kun kirjaat nykyisen käytännön ylös, huomaat usein, että sinisiä on kolme ja logoja kaksi. Kun valitset niistä yhden, ilme yhtenäistyy ilman uutta suunnittelutyötä.

Esimerkki: yhden sivun ohjeisto mikroyritykselle

Alla on esimerkki siitä, miltä kolmen hengen putkiliikkeen ohjeisto voisi näyttää. Arvot on keksitty mallia varten, mutta rakenne toimii sellaisenaan.

Tämä mahtuu yhdelle A4-sivulle. Lisää sivun alareunaan vielä pienet kuvat kolmesta käyttökohteesta, esimerkiksi työauton kyljestä, laskupohjasta ja somepäivityksestä, niin ohje on valmis. Moni tekijä katsoo esimerkit ennen kuin lukee yhtään sääntöä.

Mistä yritysilmeen hinta muodostuu?

Yritysilmeen hinta muodostuu siitä, kuinka monta osaa suunnitellaan, kuinka paljon taustatyötä tehdään ja kuinka monta valmista pohjaa luovutetaan. Pelkkä logo ja värit on eri työ kuin ilme, johon kuuluvat ohjeisto, esityspohja, somepohjat ja auton teippaus.

• Taustatyö, kuten haastattelut, kilpailijoiden ilmeiden läpikäynti ja nykyisten materiaalien kartoitus.
• Suunniteltavat osat: logo, väripaletti, typografia, kuvatyyli ja toistuvat elementit.
• Valmiit pohjat, kuten käyntikortti, laskupohja, esitys ja somekuvat.
• Ohjeiston laajuus yhdestä sivusta monisivuiseen käsikirjaan.
• Fonttien ja kuvien lisenssit, jotka voivat olla erillinen kulu.
• Valokuvaus, jos kuvatyyliä varten tarvitaan uusia omia kuvia.

Hinnan kannalta tärkein kysymys on, mitä oikeasti käytät. Jos yrityksesi ei käy messuilla, messuosaston ohjetta ei tarvita. Jos tarjoukset lähtevät sähköpostilla, hyvä tarjouspohja on tärkeämpi kuin painettu esite. Pyydä tarjous osista, joita käytät viikoittain, ja jätä loput myöhemmäksi.

Pohjat tekevät ohjeistosta käytännön työkalun

Ohjeisto kertoo säännöt, mutta valmiit pohjat saavat ihmiset noudattamaan niitä. Kun tarjouspohjassa on valmiina logo, oikeat fontit ja värit, kukaan ei rakenna uutta pohjaa tyhjästä eikä vaihda fonttia oman makunsa mukaan.

Pienen yrityksen hyödyllisimmät pohjat ovat yleensä tarjous, lasku, sähköpostin allekirjoitus ja somekuva. Niitä käytetään joka viikko, ja asiakkaan silmissä jokainen niistä on yhtä lailla yrityksen kasvot kuin verkkosivut.

Tallenna pohjat samaan yhteiseen kansioon ohjeiston kanssa ja nimeä ne niin, että oikean löytää kysymättä. Siirrä vanhat versiot arkistoon, jotta kukaan ei avaa kolmen vuoden takaista pohjaa vanhalla logolla.

Miten yritysilme siirtyy verkkosivuille?

Yritysilme siirtyy verkkosivuille, kun ohjeiston värit, fontit ja kuvasäännöt muutetaan sivuston tyylimäärittelyiksi. Jokaisella värillä on tehtävä, fonteilla on verkkokäyttöön sopiva lisenssi ja määritellyt koot, ja painikkeilla, linkeillä ja lomakkeilla on yhtenäinen ulkoasu. Hyvin tehdyllä sivustolla nämä määritellään kerran, ja ne toimivat jokaisella sivulla.

Siirto on harvoin suora kopio. Painotuotteisiin valittu väri voi näyttää näytöllä erilaiselta, ja vaalea pääväri voi olla liian heikko tekstin väriksi. Silloin verkkoon tarvitaan saman värin tummempi sävy tekstejä ja painikkeita varten. Se ei riko ilmettä, vaan tekee siitä luettavan.

Fonteista tarkistetaan lisenssi ja painojen määrä. Verkkosivulla jokainen fontin paino on oma ladattava tiedostonsa, joten kahdeksan eri painoa hidastaa sivua turhaan. Kaksi tai kolme painoa riittää yleensä kaikkeen, ja loput ovat makuasioita, joista kävijä maksaa odottamalla.

Verkossa tarvitaan osia, joita painetussa ilmeessä ei ole

Painettu ilme ei kerro, miltä painike näyttää, kun sen päälle viedään hiiri, tai miltä lomakkeen virheilmoitus näyttää. Verkkosivuilla tällaisia pieniä osia on paljon, ja jos niitä ei suunnitella, ne tulevat sivupohjasta tai selaimen oletuksista eivätkä näytä yritykseltä.

• painikkeiden tilat: tavallinen, hiiren alla ja painettu
• linkkien ulkoasu tekstin seassa
• lomakkeiden kentät, ohjetekstit ja virheilmoitukset
• kohdistuksen korostus näppäimistöllä liikkuvalle kävijälle
• favicon ja jakokuva, joka näkyy, kun sivu jaetaan viestissä tai somessa
• kuvakkeet, jos sivuilla käytetään niitä palveluiden tai yhteystietojen yhteydessä

Virheilmoitus on hyvä esimerkki. Ilmeen punainen voi olla kaunis, mutta jos virhe kerrotaan pelkällä värillä, osa kävijöistä ei huomaa sitä. Verkossa ilmeen pitää toimia kaikille, myös heikkonäköisille ja niille, jotka eivät käytä hiirtä. Se, kuinka vahvasti ilme saa näkyä ilman että luettavuus tai nopeus kärsii, ratkaistaan jo sivuston suunnitteluvaiheessa.

Kun ilmettä uudistetaan, mistä aloitetaan

Uusi ilme kannattaa ottaa käyttöön järjestyksessä, jossa asiakas näkee muutoksen nopeimmin ja kalleimmat työt tehdään viimeisinä. Useimmiten järjestys on tämä:

1. Verkkosivut, sähköpostin allekirjoitukset ja someprofiilit.
2. Tarjous-, lasku- ja esityspohjat.
3. Google-yritysprofiilin kuvat ja muut hakemistot, joissa logo näkyy.
4. Painotuotteet sitä mukaa kuin vanhat loppuvat.
5. Kyltit, työvaatteet ja autojen teippaukset, kun niitä muutenkin uusitaan.

Tee ennen aloittamista lista paikoista, joissa vanha logo näkyy. Lista on aina pidempi kuin arvioit, ja ilman sitä vanha logo jää vuosiksi johonkin hakemistoon tai yhteistyökumppanin sivuille. Yritysprofiilin päivittämisestä kerrotaan Google Business Profile -oppaassa.

Näin ilme hajoaa, vaikka se on suunniteltu hyvin

Ilme hajoaa harvoin kerralla. Se hajoaa pienistä poikkeuksista, joista jokainen tuntuu tekohetkellä järkevältä:

• Logo kopioidaan verkkosivulta pienenä kuvana ja venytetään esitteeseen.
• Väri poimitaan kuvakaappauksesta, ja sävy on joka kerta vähän eri.
• Jokainen tekee oman somepohjansa, koska yhteistä ei löydy.
• Toimisto-ohjelma vaihtaa fontin oletusfonttiin, eikä kukaan huomaa.
• Kuvapankista valitaan kuvia, joista jokainen on eri tyyliä.
• Uusi työntekijä ei tiedä, että ohjeisto on olemassa.

Lähes kaikki näistä korjaantuvat samalla tavalla: ohjeisto ja tiedostot yhteen paikkaan, jonka jokainen tietää, ja yksi ihminen, jolta kysytään, kun ohje ei vastaa. Kerran vuodessa kannattaa lisäksi levittää pöydälle kaikki yrityksen materiaalit ja katsoa, näyttävätkö ne yhä samalta yritykseltä.

Yhteenveto

Yritysilme on logo, värit, fontit, kuvien tyyli ja toistuvat elementit yhdessä. Graafinen ohjeisto on sen käyttöohje, ja pienelle yritykselle riittää yleensä yksi sivu, jossa ovat logon versiot, värikoodit tehtävineen, fontit lisensseineen, kuvien tyyli ja tiedostojen sijainti.

Ohjeisto tarvitaan viimeistään silloin, kun joku muu kuin yrittäjä tekee yrityksen materiaaleja. Hinta muodostuu suunniteltavien osien, taustatyön ja valmiiden pohjien määrästä, joten teetä ensin se, mitä käytät joka viikko.

Verkkosivuille ilme siirretään tyylimäärittelyinä, ja samalla siihen lisätään osat, joita painetussa ilmeessä ei ole: painikkeiden tilat, lomakkeet, kohdistuksen korostus ja riittävät kontrastit.