Onko yrityksen nimi vapaana? Tarkista nämä ennen kuin päätät

Miten tarkistan, onko yrityksen nimi vapaana?

Tarkista yrityksen nimi ensin Patentti- ja rekisterihallituksen maksuttomasta Yrityksen nimipalvelusta, katso sitten samankaltaiset nimet YTJ:n yrityshausta ja lopuksi tavaramerkit PRH:n tavaramerkkitietopalvelusta. Nimipalvelussa voit selvittää etukäteen, onko pohtimasi nimi rekisteröitävissä, mutta vastaus ei ole lupaus. PRH tekee varsinaisen nimitutkimuksen vasta, kun yritys on ilmoitettu kaupparekisteriin.

Tämä ero kannattaa ymmärtää. PRH kertoo itse, ettei se voi etukäteen vahvistaa, voidaanko ehdotettu nimi merkitä kaupparekisteriin. Siksi ilmoitukseen voi kirjoittaa kerralla kolme nimivaihtoehtoa. Jos ensimmäinen ei ole rekisteröitävissä, seuraavat vaihtoehdot ovat jo valmiina.

Kolme vaihtoehtoa kannattaa miettiä yhtä huolellisesti. Moni kirjoittaa toiseksi ja kolmanneksi vaihtoehdoksi nimen, jota ei oikeasti haluaisi, ja joutuu sitten elämään sen kanssa. Tarkista jokainen vaihtoehto samalla tavalla, myös verkkotunnuksen osalta.

Mitä PRH katsoo nimitutkimuksessa

Nimitutkimuksessa PRH vertaa ehdotettua nimeä muun muassa rekisterissä oleviin ja vireillä oleviin samankaltaisiin nimiin, tavaramerkkeihin, paikannimiin ja sukunimiin. Nimen pitää yksilöidä yritys eli erottaa se muista.

Käytännössä nimi kaatuu useimmiten johonkin näistä:

• Nimi kuvaa pelkästään toimialaa. PRH:n oma esimerkki tällaisesta on Rakennusliike Oy.
• Nimi on kirjoitettuna tai lausuttuna sama kuin jo rekisteröity nimi.
• Nimi on sekoitettavissa suojattuun nimeen, rekisteröimättömään mutta vakiintuneeseen tunnukseen tai tavaramerkkiin samalla tai samankaltaisella alalla.
• Nimessä on jotain, minkä voi käsittää toisen ihmisen sukunimeksi, eikä hänen suostumustaan ole.

Toimiala ratkaisee paljon. PRH:n ohjeiden mukaan saman tai samantyyppisen alan yritysten nimien pitää erota toisistaan selvemmin kuin eri alojen yritysten. Samankaltainen nimi voi siis olla este rakennusalalla mutta mahdollinen aivan toisella alalla. Yksityiskohdat löytyvät PRH:n nimiohjeista.

Kaupparekisteri antaa yksinoikeuden nimeen

Kun nimi on merkitty kaupparekisteriin, yrityksellä on siihen yksinoikeus. PRH:n mukaan se tarkoittaa, ettei toinen elinkeinonharjoittaja saa Suomessa käyttää nimeä, joka on sekoitettavissa rekisteröityyn nimeen.

Yksinoikeus koskee kuitenkin nimeä yrityksen nimenä. Se ei anna oikeutta verkkotunnukseen, eikä verkkotunnus anna oikeutta nimeen. Ne ovat kaksi eri asiaa eri rekistereissä, ja molemmat pitää hoitaa erikseen.

Siksi järjestyksellä on väliä. Jos ilmoitat nimen rekisteriin tänään ja tarkistat verkkotunnuksen ensi viikolla, huomaat ehkä vasta silloin, että sama nimi on jo jonkun toisen osoite. Nimen voi muuttaa rekisteröinnin jälkeenkin, mutta se tarkoittaa uutta ilmoitusta ja pahimmillaan uusia painatuksia kaikkeen, mitä ehdit tilata.

Miksi nimen pitää toimia myös verkkotunnuksena?

Nimen pitää toimia myös verkkotunnuksena, koska asiakas olettaa, että yrityksen nimi ja osoite ovat sama asia. Hän kirjoittaa nimen osoiteriville, arvaa sähköpostiosoitteen nimen perusteella ja etsii yritystä hakukoneesta samalla nimellä. Jos osoite on jotain muuta, osa asiakkaista päätyy väärään paikkaan.

Ongelma näkyy arjessa pieninä hankauksina. Puhelimessa pitää tavata sähköpostiosoite, koska se ei ole sama kuin nimi. Käyntikortissa on kaksi eri sanaa, joista asiakas muistaa väärän. Pahimmassa tapauksessa nimeäsi vastaava osoite kuuluu toiselle saman alan yritykselle, ja sinun asiakkaasi ottavat yhteyttä sinne.

Sähköposti on tässä yhtä tärkeä kuin sivusto. Kun osoite on muotoa etunimi@yrityksennimi.fi, sen muistaa kerran kuultuna. Miksi sivut ja sähköposti kannattaa pitää saman nimen alla, on kerrottu artikkelissa kotisivuista ja sähköpostista yrityksen nimellä.

Tarkista verkkotunnus ennen kuin ilmoitat nimen rekisteriin

Tee verkkotunnuksen tarkistus samassa istunnossa kuin nimen tarkistus, älä viikkoa myöhemmin. Jos nimi on vapaa kaupparekisterissä mutta fi-tunnus on varattu, haluat tietää sen ennen kuin nimi on paperilla.

Tarkistus vie minuutin, ja fi-tunnuksen vapauden näkee Traficomin verkkotunnushausta. Miten fi-tunnus hankitaan ja mitä Traficom ja verkkotunnusvälittäjä kumpikin tekevät, on kerrottu artikkelissa fi-verkkotunnuksen hankkimisesta.

Kun nimi ja tunnus ovat molemmat vapaina, päätä ja toimi samana päivänä. Jos yritystä ei ole vielä rekisteröity, tunnuksen voi varata perustajan nimiin ja siirtää yritykselle myöhemmin haltijanvaihdoksella. Merkitse siirto kalenteriin, koska se unohtuu helposti, ja nimi, joka on vapaa tänään, ei ole välttämättä vapaa ensi viikolla.

Mitä teet, jos .fi-verkkotunnus on jo varattu?

Jos .fi-verkkotunnus on varattu, selvitä ensin, kuka sitä käyttää ja mihin, ja päätä vasta sitten, vaihdatko nimeä vai tyydytkö toiseen tunnukseen. Nimivaiheessa vaihtaminen on halvimmillaan, joten vaihtoehto kannattaa ottaa vakavasti.

Jos osoitteessa toimii saman alan yritys, vaihda nimi. Asiakkaat sekoittavat teidät joka tapauksessa, ja sekaannus hyödyttää sitä, jolla osoite on. Jos osoite on tyhjä tai pysäköity, tunnuksen voi joskus saada haltijalta, mutta sen varaan ei kannata rakentaa aikataulua. Jos osoitteessa on aivan eri alan toimintaa, nimi voi olla käyttökelpoinen, mutta mieti silti, minne asiakkaasi päätyvät kirjoittaessaan nimen osoiteriville.

Älä ratkaise tilannetta väliviivalla tai ylimääräisellä kirjaimella. Melkein sama osoite ohjaa osan asiakkaista joka päivä väärään paikkaan, eikä sitä huomaa mistään. Vaihtoehdot ja varatun tunnuksen ostaminen on käyty läpi artikkelissa onko verkkotunnus vapaa ja mitä teet, jos ei ole.

Pitääkö nimi suojata tavaramerkkinä?

Ei aina. Kaupparekisteriin merkitty nimi suojaa yrityksen nimeä Suomessa, ja monelle paikalliselle palveluyritykselle se riittää. Tavaramerkkiä kannattaa harkita, kun samaa nimeä käytetään tuotteen tai palvelun nimenä, kun myyt tai aiot myydä ulkomaille tai kun nimi on liiketoiminnalle niin arvokas, että sen jäljittely tulisi kalliiksi.

Tavaramerkki suojaa merkkiä niiden tavaroiden ja palveluiden osalta, joille se on rekisteröity. Suomessa se haetaan PRH:lta, ja rekisteröinti on voimassa kymmenen vuotta kerrallaan. EU:n tavaramerkillä suojan saa yhdellä hakemuksella koko EU:n alueelle.

Tavaramerkistä on hyötyä myös silloin, kun yrityksen virallinen nimi ja markkinoinnissa käytetty nimi eroavat. Jos asiakkaat tuntevat yrityksen lyhyellä markkinointinimellä, joka ei ole kaupparekisterissä, rekisteröity yritysnimi ei suojaa sitä samalla tavalla. Logon suojaamisesta ja oikeuksista kerrotaan artikkelissa logon suunnittelusta ja siitä, kuka logon omistaa.

Tarkista tavaramerkit, vaikka et hakisi omaa

Vaikka et hakisi tavaramerkkiä, tarkista, ettei joku muu ole jo rekisteröinyt nimeäsi tai sen kaltaista merkkiä samalle alalle. Tavaramerkin haltija voi vaatia lopettamaan sekoitettavissa olevan nimen käytön, ja se tulee eteen yleensä vasta, kun nimi on jo kyltissä ja autossa.

Suomessa rekisteröidyt merkit löytyvät maksutta PRH:n tavaramerkkitietopalvelusta, ja EU:n tavaramerkit EU:n eSearch plus -tietokannasta. Hae nimellä ja sen kirjoitusasun muunnelmilla, esimerkiksi yhteen ja erikseen kirjoitettuna, ja katso, mille aloille osumat on rekisteröity.

Tee lisäksi tavallinen hakukonehaku. Rekisteröimätönkin nimi voi olla alalla vakiintunut, ja paikkakunnan toinen samanniminen yritys näkyy hausta nopeammin kuin mistään rekisteristä. Merkkien samankaltaisuuden arviointi on välillä tulkintaa, ja epäselvässä tapauksessa kannattaa kysyä asiantuntijalta ennen kuin nimi otetaan käyttöön.

Millainen nimi toimii hakukoneissa ja puhelimessa sanottuna?

Hyvän nimen voi sanoa puhelimessa kerran ilman tavaamista, ja sillä haettaessa hakutulosten kärjessä on sinun yrityksesi eikä sanakirjan määritelmä tai kymmenen samannimistä. Nämä kaksi testiä kertovat nimestä enemmän kuin mikään nimikilpailu.

Puhelintesti on yksinkertainen. Soita tuttavalle, sano nimi kerran ja pyydä häntä kirjoittamaan se. Jos hän kysyy, kirjoitetaanko se yhteen, onko siinä kaksi s-kirjainta tai tuleeko loppuun y vai i, asiakkaasi joutuvat arvaamaan samaa joka kerta. Englanninkieliset sanaleikit ovat tässä riskialttiita, koska ne sanotaan eri tavalla kuin kirjoitetaan.

Hakutesti tehdään ennen päätöstä. Jos nimi on yleinen sana, kuten aalto tai kivi, kilpailet hakutuloksissa kaiken sen kanssa, mitä sanalla tarkoitetaan. Keksitty sana tai harvinainen yhdistelmä nousee nimihaussa kärkeen paljon helpommin.

Hakusana nimessä ei ole oikotie

Moni valitsee nimen, jossa on palvelu ja paikkakunta, koska uskoo sen nostavan yrityksen hakutuloksiin. Hakusana nimessä auttaa asiakasta ymmärtämään heti, mitä teet, mutta se ei yksin nosta sivustoa. Hakutuloksissa painaa enemmän se, mitä sivuilla kerrotaan ja kuinka hyvin ne vastaavat siihen, mitä haettiin.

Kuvaavalla nimellä on lisäksi haittansa. Pelkästään toimialaa kuvaavaa nimeä ei voi rekisteröidä, ja kuvaava nimi on vaikea erottaa kilpailijoista. Samassa kaupungissa voi olla monta yritystä, joiden nimessä on sanat katto ja kaupungin nimi, eikä asiakas muista, kenen kanssa asioi.

Google-yritysprofiilissa asiaan liittyy oma sääntönsä. Googlen ohjeiden mukaan profiilin nimen pitää vastata yrityksen todellista nimeä sellaisena kuin sitä käytetään johdonmukaisesti esimerkiksi kyltissä, verkkosivuilla ja asiakirjoissa, eikä nimeen saa lisätä ylimääräisiä tietoja, kuten palveluita tai sijaintia. Jos haluat nimen kertovan, mitä teet, sen pitää olla osa nimeä, jota oikeasti käytät. Profiilin perustamisesta kerrotaan Google Business Profile -oppaassa.

Kuvaava, keksitty vai oma nimi

Nimityypeillä on eri vahvuudet, eikä mikään niistä ole aina oikea. Valinta riippuu siitä, pysyykö yritys yhdellä paikkakunnalla ja yhdessä palvelussa vai kasvaako se.

Kuvaavan nimen rajoitus yllättää usein. Ikkunanpesuyritys, jonka nimessä on yhden kaupungin nimi, laajentaa naapurikuntiin ja julkisivujen pesuun, ja nimi alkaa kertoa asiakkaalle väärää tarinaa. Keksitty nimi taas vaatii enemmän työtä alussa, mutta se ei vanhene, kun yritys muuttuu.

Tarkista nimi myös muilla kielillä

Nimi, joka kuulostaa suomeksi hyvältä, voi tarkoittaa ruotsiksi tai englanniksi jotain, mitä et halua liittää yritykseesi. Jos palvelet ruotsinkielisiä tai matkailijoita tai aiot myydä verkossa ulkomaille, kysy muutamalta kieltä äidinkielenään puhuvalta, miltä nimi kuulostaa.

Ääkköset kannattaa ratkaista samalla. Nimessä ne ovat täysin kunnossa, mutta osoitteessa ja sähköpostissa niistä tulee hankaluuksia, joten ääkkösetön kirjoitusasu kannattaa päättää heti. Jos nimi on Pähkinä, päätä samana päivänä, millä kirjoitusasulla osoite ja sähköposti tehdään ja miten ne sanotaan puhelimessa.

Tarkista samalla somepalveluiden käyttäjänimet. Täydellistä vastaavuutta ei aina saa, mutta on parempi tietää etukäteen, pitääkö somessa käyttää lisäsanaa.

Tarkistuslista ennen kuin päätät nimen

1. Kokeile nimeä ja vaihtoehtoja PRH:n Yrityksen nimipalvelussa.
2. Hae samankaltaisia nimiä YTJ:n yrityshausta, erityisesti omalta alaltasi.
3. Hae nimeä PRH:n tavaramerkkitietopalvelusta ja EU:n eSearch plus -tietokannasta.
4. Tarkista, onko fi-verkkotunnus vapaa, ja katso, mitä varatuissa osoitteissa on.
5. Hae nimellä hakukoneesta ja katso, mitä kärjessä on nyt.
6. Tee puhelintesti: sano nimi kerran ja pyydä toista kirjoittamaan se.
7. Kysy, miltä nimi kuulostaa niillä kielillä, joita asiakkaasi puhuvat.
8. Tarkista somepalveluiden käyttäjänimet.
9. Kirjoita kaupparekisteri-ilmoitukseen kolme vaihtoehtoa, jotka kaikki kelpaavat sinulle.
10. Varaa verkkotunnus samana päivänä, kun päätös on tehty.

Lista vie puolesta tunnista tuntiin. Myöhempi nimenvaihto vie enemmän aikaa jo pelkästään siihen, että kaikki paikat, joissa vanha nimi näkyy, pitää etsiä ja päivittää.

Kun nimi pitää vaihtaa myöhemmin

Joskus ongelma paljastuu vasta, kun yritys on toiminut vuoden: tavaramerkin haltija ottaa yhteyttä tai samanniminen kilpailija aloittaa naapurikaupungissa. Nimen vaihtaminen ei ole maailmanloppu, mutta se kannattaa tehdä hallitusti eikä kiireessä.

Uusi nimi ilmoitetaan kaupparekisteriin, ja samalla päivitetään yritysprofiilit, laskupohjat, sopimukset ja sähköpostin allekirjoitukset. Vanhaa verkkotunnusta ei kannata luovuttaa heti. Pidä se ja ohjaa se uuteen osoitteeseen, jotta vanhat linkit ja hakutulokset vievät yhä oikeaan paikkaan. Miten osoitteen vaihto tehdään hakunäkyvyyttä menettämättä, on kerrottu artikkelissa verkkotunnuksen vaihdosta ilman näkyvyyden menetystä.

Kerro vaihdoksesta myös asiakkaille suoraan. Lyhyt maininta sivuilla ja laskussa siitä, että entinen nimi on nyt uusi nimi, estää tilanteen, jossa vanha asiakas luulee yrityksen lopettaneen.

Yhteenveto

Tarkista yrityksen nimi PRH:n maksuttomasta Yrityksen nimipalvelusta, samankaltaiset nimet YTJ:stä ja tavaramerkit PRH:n tavaramerkkitietopalvelusta ja EU:n tietokannasta. Nimipalvelu ei takaa rekisteröintiä, joten kirjoita kaupparekisteri-ilmoitukseen kolme vaihtoehtoa, jotka kaikki kelpaavat.

Tarkista verkkotunnus samassa istunnossa. Jos fi-tunnus on saman alan yrityksen käytössä, vaihda nimeä nyt, kun se on vielä halpaa. Omaa tavaramerkkiä ei tarvita aina, mutta toisten merkit pitää tarkistaa aina.

Hyvä nimi kestää puhelintestin ja hakutestin: sen voi sanoa kerran ilman tavaamista, ja sillä haettaessa kärjessä on sinun yrityksesi.