Mikä on fi-verkkotunnus?

Fi-verkkotunnus on Suomen maatunnukseen päättyvä internet-osoite, esimerkiksi yrityksesi.fi, ja sen rekisteriä ylläpitää Liikenne- ja viestintävirasto Traficom. Itse tunnusta et kuitenkaan hae Traficomilta. Se varataan aina verkkotunnusvälittäjän kautta, ja välittäjä on myös se, jolle maksat.

Maatunnus on lähes jokaisella maalla: Virolla ee, Saksalla de ja Tanskalla dk. Niiden rinnalla on yleistunnuksia, kuten com, net ja org, joita hallinnoivat kansainväliset rekisterit. Suomalaiselle asiakkaalle fi on oletus, ja siksi se on suomalaiselle yritykselle melkein aina ensisijainen osoite.

Teknisesti fi-tunnus toimii kuten mikä tahansa muu tunnus. Siihen kytketään sivusto, sähköposti ja muut palvelut nimipalvelun avulla. Ero on hallinnossa: kuka pitää rekisteriä, mitkä säännöt pätevät ja kenen puoleen käännyt, kun tunnuksen kanssa on ongelma.

Vanhoissa papereissa ja sopimuksissa voi lukea Viestintävirasto. Se hoiti fi-tunnuksia ennen kuin tehtävä siirtyi Traficomille, joten kyse on samasta rekisteristä eri nimellä.

Kuka voi saada fi-tunnuksen

Fi-tunnuksen voi rekisteröidä yritys, yhdistys tai yksityishenkilö, eikä se edellytä kaupparekisteriotetta tai perusteluja sille, miksi nimi halutaan. Moni muistaa yhä ajan, jolloin tunnusta haettiin suoraan viranomaiselta. Nykyään rekisteröinti tehdään aina välittäjän kautta.

Vapaus tuo mukanaan vastuun. Kun kuka tahansa voi varata minkä tahansa vapaan nimen, kukaan ei tarkista puolestasi, loukkaako nimi jonkun toisen tavaramerkkiä tai toiminimeä. Se on haltijan vastuulla, ja tunnus voidaan menettää, jos se on rakennettu toisen suojatun nimen varaan.

Rekisteröinnissä kysytään haltijan tiedot, eli yrityksen nimi ja Y-tunnus tai yksityishenkilön tiedot, sekä tunnuksen nimipalvelimet. Välittäjä vie ne rekisteriin puolestasi. Ainoa kohta, jonka virhe maksaa myöhemmin paljon, on haltija, ja siihen palataan alempana.

Mikä on Traficomin rooli?

Traficomin rooli on ylläpitää fi-rekisteriä: se pitää kirjaa siitä, mitkä tunnukset on varattu ja kenelle, antaa säännöt, joiden mukaan tunnuksia rekisteröidään, ja valvoo välittäjiä. Se ei myy tunnuksia loppuasiakkaille, eikä se hoida tunnuksesi käytännön asioita puolestasi.

Rekisteri on tämän kaiken ydin. Kun tunnus varataan, uusitaan tai siirretään, muutos tehdään Traficomin rekisteriin, ja rekisterin tieto on se, joka ratkaisee. Jos välittäjän laskussa lukee sinun nimesi mutta rekisterissä toimiston nimi, haltija on toimisto.

Traficom ylläpitää myös julkista verkkotunnushakua, josta kuka tahansa voi tarkistaa, onko nimi vapaa, kuka on haltija, kuka välittäjä ja milloin voimassaolo päättyy. Yritysten tiedot näkyvät haussa, yksityishenkilöiden eivät.

Lisäksi Traficom voi laissa säädetyissä tilanteissa puuttua tunnukseen, esimerkiksi poistaa tunnuksen, joka loukkaa toisen suojattua nimeä. Nämä ovat poikkeuksia. Tavallisen yrittäjän arjessa Traficom näkyy lähinnä hakuna, josta tiedot tarkistetaan.

Mitä Traficom ei tee

Traficom ei ota tilauksia, ei lähetä laskuja tunnusten haltijoille eikä hallinnoi tunnuksesi nimipalvelua. Jos sivustosi ei aukea tai sähköposti ei kulje, vika ei ole Traficomissa, eikä sieltä kannata hakea apua ensimmäisenä.

Moni yrittäjä soittaa viranomaiselle, kun uusintalasku on jäänyt maksamatta tai kun toimisto ei vastaa. Traficom voi kertoa, mitä rekisterissä lukee, mutta se ei uusi tunnusta puolestasi eikä ratkaise sinun ja toimistosi välistä sopimusriitaa. Uusinta tehdään välittäjän kautta, ja riidat ratkaistaan kuten muutkin sopimusriidat.

Tästä seuraa yksi käytännön sääntö. Kaikki, mitä tunnukselle tehdään, tehdään välittäjän kautta. Siksi välittäjän valinta ja oma pääsy välittäjän hallintapaneeliin ovat tärkeämpiä kuin mikään, mitä viranomaisen sivuilla lukee.

Mikä on verkkotunnusvälittäjä?

Verkkotunnusvälittäjä on yritys, joka on tehnyt Traficomille ilmoituksen välittäjänä toimimisesta ja jolla on siksi pääsy fi-rekisteriin: se rekisteröi, uusii ja siirtää tunnuksia asiakkaidensa puolesta ja laskuttaa niistä. Välittäjiä on paljon, ja Traficomin sivuilla on luettelo niistä.

Välittäjä voi olla pelkkä tunnusten myyjä, mutta useimmiten se on webhotelli, verkkotoimisto tai teleyritys, joka myy tunnuksen osana laajempaa palvelua. Siksi moni ei edes tiedä, kuka hänen välittäjänsä on. Tunnus tuli sivuston mukana, ja lasku tulee samassa nipussa kuin webhotelli.

Välittäjän tehtäviin kuuluu tavallisesti rekisteröinti ja uusinta, nimipalvelimien asettaminen, haltijan tietojen päivittäminen, siirtoavaimen antaminen, kun haluat vaihtaa välittäjää, ja muistutukset ennen voimassaolon päättymistä. Monella on lisäksi oma nimipalvelu, jossa tunnuksen tietueita hallitaan.

Jälleenmyyjä on vielä yksi kerros. Pieni toimisto voi myydä tunnuksia ison välittäjän kautta, jolloin rekisterissä välittäjänä näkyy iso yritys, mutta sopimuksesi on toimiston kanssa. Se toimii, kunhan tiedät, kumpi on kumpi, ja kunhan haltijana on yrityksesi.

Miten valitset välittäjän

Välittäjä valitaan sen perusteella, pääsetkö itse hallitsemaan tunnustasi ja pääsetkö lähtemään, ei ensimmäisen vuoden hinnan perusteella. Tunnus maksaa vähän, mutta sen menettäminen tai jumittuminen maksaa paljon.

  • Oma hallintapaneeli. Sinulla pitää olla omat käyttäjätunnukset, joilla näet tunnuksen tiedot, voimassaolon ja nimipalvelimet. Toimiston lupaus hoitaa asiat ei korvaa pääsyä.
  • Siirtoavain ilman kynnystä. Kysy etukäteen, miten siirtoavaimen saa ja maksaako se. Jos lähteminen on tehty hankalaksi, se ei ole vahinko.
  • Uusintahinta näkyvissä. Aloitushinta ja uusintahinta ovat usein eri hinnat. Vertaa uusintaa, koska sitä maksat vuosia.
  • Automaattinen uusinta. Kortilta tai laskulla, kunhan sen voi kytkeä päälle ja muistutukset tulevat osoitteeseen, jonka itse valitset.
  • Nimipalvelu, jota voi hallita. Joko välittäjän oma paneeli, jossa tietueita voi muokata, tai mahdollisuus osoittaa tunnus muualle.

Kun nämä ovat kunnossa, hinta on hyvä vertailuperuste. Ennen sitä se on huono.

Näin fi-tunnus hankitaan käytännössä

Hankinta vie vartin, jos nimi on vapaa ja tiedot ovat valmiina. Järjestys on tämä:

  1. Tarkista Traficomin verkkotunnushausta, että nimi on vapaa.
  2. Valitse välittäjä ja luo sinne tili yrityksen nimiin, ei henkilökohtaisesti.
  3. Rekisteröi tunnus ja merkitse haltijaksi yritys Y-tunnuksineen.
  4. Valitse, kuinka pitkäksi aikaa tunnus varataan, ja kytke automaattinen uusinta päälle.
  5. Aseta nimipalvelimet: välittäjän omat, webhotellin tai sen palvelun, jossa sivusto ja sähköposti ovat.
  6. Tarkista Traficomin hausta vielä samana päivänä, että haltijana näkyy yrityksesi.

Viimeinen kohta jää useimmin tekemättä. Se vie minuutin ja kertoo, menikö kaikki niin kuin luulit.

Jos toimisto tai sivuston tekijä hoitaa rekisteröinnin puolestasi, sama lista pätee. Pyydä häntä merkitsemään yrityksesi haltijaksi ja antamaan sinulle omat käyttäjätunnukset välittäjän paneeliin. Tarkista haku silti itse, koska rekisteri kertoo, mitä oikeasti tehtiin.

Haltija: yrityksen nimiin, ei tekijän

Haltija on se, jolle tunnus rekisterissä kuuluu, ja sen pitää olla yrityksesi, ei verkkotoimisto, ei sivuston tehnyt yksittäinen tekijä eikä yrityksen perustaja henkilönä. Tämä on koko hankinnan tärkein yksittäinen päätös.

Syy on yksinkertainen. Haltijanvaihdos vaatii nykyisen haltijan suostumuksen. Jos haltija on toimisto, jonka kanssa yhteistyö päättyy riitaan, tai perustaja, joka on myynyt osuutensa, tunnuksen saaminen yrityksen nimiin voi viedä kuukausia tai jäädä kokonaan saamatta.

Yhteyshenkilöksi toimisto voi hyvin olla merkitty, ja tekninen hallinta voi olla toimiston käsissä. Ne ovat käytännön järjestelyjä, jotka voi purkaa. Haltijuutta ei pureta yhtä helposti. Omistukseen liittyvät sudenkuopat sivustosta sähköpostiin on käyty läpi oppaassa domain ja webhotelli, yrittäjän perusopas.

Paljonko fi-verkkotunnus maksaa?

Fi-verkkotunnus maksaa vuosimaksun, joka koostuu kahdesta osasta: Traficomin välittäjältä perimästä maksusta ja siitä, mitä välittäjä lisää omana palvelunaan. Traficomin osuus on kaikille välittäjille sama, joten hintaerot syntyvät välittäjän osuudesta.

Tarkkaa summaa tässä ei kerrota, koska Traficomin maksu on määritelty sen omassa hinnastossa ja välittäjien hinnat vaihtelevat ja muuttuvat. Ajantasainen Traficomin osuus löytyy Traficomin sivuilta ja välittäjän hinta sen omasta hinnastosta. Yrityksen vuosikuluissa tunnus on pieni erä, ja siksi sen hinta on huono peruste valinnalle.

Välittäjän osuus ei ole pelkkää katetta. Siihen sisältyy asiakaspalvelu, hallintapaneeli, muistutukset, usein nimipalvelu ja joskus lisäpalveluita, kuten tunnuksen ohjaus toiseen osoitteeseen. Halvin välittäjä on usein halvin siksi, että jotain näistä puuttuu tai maksaa erikseen.

Tunnuksen voi varata myös useammaksi vuodeksi kerralla. Hinta on silloin käytännössä vuosimaksu kerrottuna vuosilla, joten rahassa ero on pieni, mutta unohtuneen uusinnan riski pienenee.

Mikä nostaa hintaa

Vuosimaksu harvoin yllättää. Yllätykset tulevat muista riveistä, ja ne kannattaa etsiä hinnastosta ennen kuin tunnus rekisteröidään.

  • Uusintahinta. Ensimmäinen vuosi voi olla tarjoushinnalla ja toinen moninkertainen. Lue, mitä uusinta maksaa.
  • Siirto pois. Kysy, maksaako siirtoavain tai tunnuksen siirto toiselle välittäjälle. Jos maksaa, se kertoo, miten välittäjä suhtautuu lähteviin asiakkaisiin.
  • Haltijanvaihdos. Kun tunnus siirretään toiselle haltijalle, esimerkiksi yrityskaupassa, välittäjä voi periä siitä palvelumaksun.
  • Nimipalvelu ja lisät. Tietueiden hallinta, sähköpostin edelleenohjaus ja muut lisät voivat maksaa erikseen.
  • Paketti. Kun tunnus on osa webhotelli- tai ylläpitopakettia, sen hintaa ei näe erikseen, ja sen siirtäminen pois voi vaatia koko paketin irtisanomisen.

Viimeinen kohta yllättää eniten. Paketti on kätevä niin kauan kuin olet tyytyväinen, ja kallis sinä päivänä, kun haluat vaihtaa siitä yhden osan.

Mitä tapahtuu jos tunnus vanhenee?

Kun fi-tunnuksen voimassaolo päättyy eikä sitä ole uusittu, tunnus ei vapaudu heti vaan siirtyy siirtymäaikaan, jonka aikana entinen haltija voi vielä uusia sen välittäjän kautta. Jos uusintaa ei tehdä, tunnus poistetaan ja vapautuu kenen tahansa varattavaksi. Siirtymäajan pituus ja tarkat vaiheet kannattaa tarkistaa Traficomin sivuilta, koska ne määräytyvät rekisterin säännöistä.

Sivusto ja sähköposti voivat lakata toimimasta jo siirtymäaikana. Ensimmäinen merkki on usein se, että posti ei kulje: asiakkaat saavat palautusviestin tai viestit katoavat ilman ilmoitusta. Jos kukaan ei yhdistä tätä vanhentuneeseen tunnukseen, vikaa etsitään päivä webhotellista ja toinen sähköpostipalvelusta.

Uusinta siirtymäaikana tehdään välittäjän kautta, joskus lisämaksusta, ja palvelut palaavat, kun tieto on päivittynyt. Tilanne on siis korjattavissa, kunhan se huomataan ajoissa. Pahin tapaus on se, ettei sitä huomata ennen kuin siirtymäaika on ohi.

Miksi vapautunut tunnus on isompi riski kuin katkos

Kun tunnus vapautuu, kuka tahansa voi rekisteröidä sen, ja uusi haltija saa käyttöönsä kaiken, mikä siihen osoitteeseen tulee. Myös sähköpostin. Jos joku varaa vanhan tunnuksesi ja ottaa siihen postin käyttöön, hän voi vastaanottaa vanhoihin osoitteisiisi lähetetyt viestit.

Vanhoihin osoitteisiin tulee laskuja, tarjouspyyntöjä ja asiakkaiden viestejä vielä vuosia. Pahempaa on se, että moni palvelu lähettää salasanan palautuslinkin sähköpostiin. Kirjanpito-ohjelman, verkkokaupan hallintapaneelin tai somepalvelun tili, jonka käyttäjätunnus on vanha sähköpostiosoite, voi päätyä väärään käteen.

Toinen riski on maine. Vapautuneen tunnuksen voi varata joku, joka hyödyntää sen vanhaa näkyvyyttä ja siihen osoittavia linkkejä omiin tarkoituksiinsa. Asiakas, joka kirjoittaa tutun osoitteen, päätyy sivulle, jolla ei ole mitään tekemistä yrityksesi kanssa.

Siksi myös tunnus, josta on jo luovuttu, kannattaa pitää voimassa pitkään. Jos yritys on vaihtanut nimeä, vanha tunnus ohjataan uuteen ja sitä uusitaan vuosia. Vuosimaksu on pieni verrattuna siihen, mitä väärään käteen päätynyt osoite voi maksaa.

Näin estät vanhenemisen

Tunnus vanhenee tavallisesti siksi, että muistutus meni osoitteeseen, jota kukaan ei lue. Entisen työntekijän sähköposti, toimiston yleinen osoite tai osoite, joka on samassa vanhenevassa tunnuksessa. Viimeinen on ovela, koska vanhenemisen jälkeiset viestit eivät enää tule perille.

  • Kytke automaattinen uusinta päälle ja tarkista, että maksukortti on voimassa. Vanhentunut kortti kaataa automaattisen uusinnan yhtä varmasti kuin unohdus.
  • Ohjaa muistutukset osoitteeseen, joka on eri tunnuksessa, tai ainakin kahteen osoitteeseen.
  • Merkitse voimassaolon päättyminen kalenteriin kuukautta etukäteen, vaikka uusinta olisi automaattinen.
  • Kirjaa ylös, kuka yrityksessä vastaa tunnuksesta ja mistä välittäjän käyttäjätunnukset löytyvät.

Jos sivustoasi ylläpitää joku muu, kysy, kuuluuko tunnuksen seuranta sopimukseen. Moni olettaa niin, ja moni sopimus ei sano asiasta mitään. Kun ostat ylläpitopalvelun, pyydä, että tunnuksen seuranta kirjataan sopimukseen näkyviin.

Välittäjän vaihtaminen: siirtoavain ja nimipalvelu

Välittäjää voi vaihtaa, ja fi-tunnuksissa se tehdään siirtoavaimella: nykyinen välittäjä antaa haltijalle avaimen, ja uusi välittäjä käyttää sitä tunnuksen siirtämiseen. Haltija ei vaihdu, eikä siirto itsessään katkaise mitään.

Vaikeus on nimipalvelussa. Jos tunnuksen tietueet ovat vanhan välittäjän nimipalvelussa ja siirron yhteydessä nimipalvelimet vaihtuvat uuden välittäjän oletuksiin, tietueet jäävät vanhaan paikkaan: sivuston osoite, sähköpostin ohjaus ja vahvistustietueet. Sivusto ja posti katkeavat, vaikka mitään ei ole tarkoituksella muutettu.

Siksi ennen siirtoa otetaan talteen kaikki nykyiset tietueet. Paneelista ne voi usein viedä tiedostona, ja jos ei, ne kopioidaan käsin. Uudessa paikassa tietueet luodaan valmiiksi ennen kuin nimipalvelimet vaihdetaan.

Jos nimipalvelu on kolmannessa paikassa, esimerkiksi webhotellissa, välittäjän vaihto ei vaikuta siihen, kunhan nimipalvelimet pidetään ennallaan. Sano se uudelle välittäjälle ääneen, koska moni siirtolomake tarjoaa oletuksena omia palvelimia. Sama periaate kuin Search Consolen vahvistuksessa pätee tässäkin: tietueet kuuluvat sinne, missä nimipalvelu oikeasti on.

Haltijanvaihdos: kun yritys myydään tai tunnus on väärissä nimissä

Haltijanvaihdos tarkoittaa, että tunnus siirretään toiselle haltijalle, ja se on eri asia kuin välittäjän vaihto. Se tehdään välittäjän kautta ja edellyttää nykyisen haltijan suostumusta. Tavallisimmat tilanteet ovat yrityskauppa, yhtiömuodon muutos ja se, että tunnus on alun perin rekisteröity väärään nimeen.

Yhtiömuodon muutos unohtuu helposti. Kun toiminimen tilalle perustetaan osakeyhtiö, uudella yhtiöllä on uusi Y-tunnus, mutta verkkotunnus on edelleen toiminimen nimissä. Niin kauan kuin sama ihminen hallitsee molempia, siitä ei ole haittaa. Kun toiminimi lopetetaan tai yhtiö myydään, siitä tulee ongelma.

Yrityskaupassa tunnus kannattaa kirjata kauppakirjaan omana kohtanaan, samoin kuin sähköpostit ja sivusto. Ostaja tarkistaa Traficomin hausta, kuka haltija on, ja myyjä sitoutuu tekemään haltijanvaihdoksen kaupan yhteydessä. Jälkikäteen sitä on vaikeampi saada, koska myyjällä ei ole enää syytä kiirehtiä.

Jos tunnus on entisen toimiston tai työntekijän nimissä, hoida vaihdos heti, kun asia huomataan, ja mieluiten silloin, kun välit ovat vielä hyvät. Pyyntö on helppo esittää nyt ja vaikea silloin, kun yhteistyö on jo päättynyt.

Yhteenveto

Fi-verkkotunnuksen rekisteriä ylläpitää Traficom, mutta tunnus hankitaan ja sitä hoidetaan aina välittäjän kautta. Traficom pitää rekisteriä ja julkista hakua. Välittäjä rekisteröi, uusii ja siirtää tunnuksen ja lähettää sinulle laskun.

Hinta on vuosimaksu, jossa on Traficomin osuus ja välittäjän osuus. Tarkista uusintahinta ja siirron ehdot ennen kuin valitset, ja tarkista ajantasaiset maksut ja vanhenemisen säännöt Traficomin sivuilta.

Haltijaksi yritys Y-tunnuksineen, automaattinen uusinta päälle ja muistutukset osoitteeseen, jota joku lukee. Vanhentunut tunnus ei ole pelkkä katkos, koska vapautunut osoite voi päätyä jollekulle, joka saa sinulle tarkoitetut viestit.