Mitä kampaamon ajanvaraus vaatii?

Kampaamon ajanvaraus vaatii järjestelmän, joka tietää jokaisen palvelun todellisen keston, osaa varata sen oikealle tekijälle, hyödyntää värin vaikutusajan, lähettää muistutuksen ja jättää asiakastiedot sinulle. Jos yksikin näistä puuttuu, kalenteri näyttää täydeltä ja päivä menee silti solmuun.

Useimmat ajanvarausjärjestelmät on tehty alalle, jossa aika on tasainen: tunnin tapaaminen, toinen tunnin tapaaminen, tauko. Kampaamossa ei ole sellaista päivää. Miesten leikkaus vie puoli tuntia, raidat pitkiin hiuksiin kolme ja puoli tuntia, ja niiden väliin mahtuu tai ei mahdu jotain muuta sen mukaan, miten kalenteri on rakennettu.

Siksi järjestelmää kannattaa arvioida oman vilkkaimman päivän kautta. Ota esiin viime viikon kiireisin päivä ja kysy jokaisesta varauksesta, olisiko järjestelmä osannut tehdä sen oikein ilman, että joku korjaa sitä käsin. Se kertoo enemmän kuin mikään esittely.

Miten kesto määräytyy palvelun mukaan?

Kesto määräytyy palvelun, hiusten pituuden ja tekijän mukaan, ja hyvä järjestelmä antaa asettaa jokaiselle palvelulle oman kestonsa sen sijaan, että kaikki varataan samankokoisina lohkoina. Leikkaus, värjäys, raidat, permanentti ja juhlakampaus ovat eri mittaisia töitä, ja niiden pitää näkyä kalenterissa eri mittaisina.

Käytännössä kesto kannattaa rakentaa kahdesta osasta: perusaika ja lisäykset. Värjäys lyhyisiin hiuksiin on perusaika, olkapäille yltävät hiukset lisäävät siihen puoli tuntia ja pitkät hiukset tunnin. Asiakas valitsee pituuden varauksen yhteydessä, ja järjestelmä laskee ajan itse.

Kolmas osa on tekijä. Kokenut kampaaja tekee saman raitatyön nopeammin kuin juuri valmistunut, ja jos molemmille varataan sama aika, toinen on kiireessä ja toinen odottaa. Kaikki järjestelmät eivät salli tekijäkohtaisia kestoja, ja se on kysymys, joka kannattaa esittää ennen kuin sopimus allekirjoitetaan.

Kestoja ei kannata arvata. Kirjaa kahden viikon ajan, kauanko kukin työ oikeasti kesti, ja aseta kestot sen mukaan. Useimmiten ero arvion ja todellisuuden välillä on juuri pitkissä töissä, ja juuri ne sotkevat iltapäivän.

Lisäpalvelut muuttavat aikaa enemmän kuin hintaa

Hoito, pesu, muotoilu ja kulmien värjäys ovat pieniä lisiä, jotka asiakas valitsee varauksen lopussa. Jokainen niistä pidentää käyntiä, ja jos järjestelmä lisää niille hinnan mutta ei aikaa, kalenteri venyy jokaisella lisäyksellä vähän yli.

Vartin ylitys ei tunnu missään yksittäisessä varauksessa. Neljä sellaista päivässä tarkoittaa, että viimeinen asiakas odottaa tunnin, ja juuri se asiakas kirjoittaa arvostelun.

Pyydä järjestelmän toimittajalta esimerkki, jossa asiakas varaa leikkauksen, lisää hoidon ja kulmat, ja katso mitä kalenteriin syntyy. Jos lopputulos on alkuperäisen leikkauksen mittainen, järjestelmä ei sovi kampaamoon, vaikka se näyttäisi kuinka hyvältä tahansa.

Vaikutusaika on tunti, jonka kalenteri voi antaa takaisin

Värin vaikutusaika on kampaamon ajanvarauksen erityispiirre, jota yleiset järjestelmät eivät tunne. Kun väri on levitetty, kampaaja on vapaa puoli tuntia tai enemmän, ja siihen väliin mahtuu toisen asiakkaan leikkaus.

Paperikalenterissa tämä hoitui itsestään, koska kampaaja tiesi sen. Verkkovarauksessa järjestelmän pitää tietää se puolestasi. Värjäys pitää voida jakaa kolmeen osaan: levitys, jossa tekijä on varattu, vaikutusaika, jossa tekijä on vapaa mutta tuoli on varattu, ja viimeistely, jossa tekijä on taas varattu.

Jos järjestelmä ei osaa tätä, vaihtoehtoja on kaksi. Joko vaikutusaika jää käyttämättä ja päivästä katoaa myyntiä, tai vaikutusajat täytetään käsin puhelimessa, jolloin verkkovaraus näyttää asiakkaalle vähemmän vapaita aikoja kuin niitä oikeasti on.

Tässä kannattaa olla myös varovainen. Kaikkiin vaikutusaikoihin ei kannata myydä toista asiakasta, koska väri pitää tarkistaa kesken ja se vaatii kampaajan. Hyvä järjestelmä antaa päättää palvelukohtaisesti, mihin väliin saa varata ja mihin ei.

Miten tekijä valitaan?

Tekijä valitaan heti palvelun jälkeen, ja asiakkaalle annetaan aina myös vaihtoehto ”kuka tahansa vapaa”. Vakioasiakas haluaa juuri oman kampaajansa ja etsii hänen nimeään. Uusi asiakas haluaa useimmiten vain ajan tällä viikolla.

Järjestys ratkaisee paljon. Kun ensin valitaan palvelu ja sitten tekijä, asiakas näkee vain ne tekijät, jotka tekevät kyseistä palvelua. Se on oikein, koska kaikki eivät tee hiustenpidennyksiä tai juhlakampauksia, ja väärälle tekijälle tehty varaus on pahempi kuin ei varausta ollenkaan.

Tekijän kohdalla kannattaa näyttää kuva ja lyhyt kuvaus siitä, mihin hän on erikoistunut. Asiakas, joka haluaa vaaleat raidat tummiin hiuksiin, valitsee helpommin, kun lukee kenen käsissä ne syntyvät. Pelkkä etunimi listassa ei auta ketään valitsemaan.

Tekijäkohtaisten työaikojen pitää olla järjestelmässä oikein. Osa-aikainen kampaaja, joka tekee tiistait ja torstait, ei saa näkyä vapaana maanantaina. Kun työajat vaihtuvat viikoittain, niiden päivittämisen pitää onnistua minuutissa, tai verkkovaraus alkaa myydä aikoja, joita ei ole.

Uusi asiakas tarvitsee vähemmän valintoja

Uuden asiakkaan varaus katkeaa useimmiten kohdassa, jossa hänen pitää tietää jotain, mitä hän ei tiedä. Mikä palvelu on oikea, jos haluaa vaaleammat hiukset mutta ei tunne alan sanastoa. Kuka tekijöistä osaa kiharat hiukset.

Kaksi ratkaisua toimii. Ensimmäinen on palveluiden nimet asiakkaan kielellä ja yksi selittävä lause jokaisen alla. Toinen on erillinen konsultaatio, lyhyt aika, joka varataan ennen isoa työtä ja jossa kampaaja näkee hiukset ennen kuin mitään luvataan.

Konsultaatio ratkaisee samalla keston ongelman. Kun kampaaja on nähnyt hiukset, hän varaa oikean mittaisen ajan itse, eikä kalenteriin tule neljän tunnin värinmuutosta, joka oli varattu kahden tunnin värjäyksenä.

Ihotesti ja ensimmäinen värjäys

Osa kampaamoista pyytää ihotestin ennen ensimmäistä värjäystä. Jos teillä on tämä käytäntö, järjestelmän pitää pystyä hoitamaan se, muuten se jää tekemättä juuri silloin kun sitä tarvitaan.

Käytännössä uuden asiakkaan värjäysvaraus joko edellyttää aiempaa testikäyntiä, tai vahvistusviestissä kerrotaan selvästi, milloin ja miten testi tehdään. Kumpikin on parempi kuin ohje, joka on kirjoitettu hinnaston alareunaan pienellä tekstillä.

Allergiatieto on terveystietoa, ja sen kirjaamiseen asiakaskorttiin liittyy tavallista tiukempia vaatimuksia. Mitä saa kirjata ja miten sitä säilytetään, kannattaa tarkistaa tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeista ennen kuin kenttä lisätään varauslomakkeeseen.

Miten peruutukset vähennetään?

Peruutukset ja poisjäännit vähenevät automaattisella muistutuksella, selvillä peruutusehdoilla ja sillä, että peruminen onnistuu viestin linkistä. Kun peruminen on helppoa, asiakas peruu ajoissa sen sijaan, että jättää tulematta.

Kampaamossa poisjäännin hinta vaihtelee enemmän kuin useimmilla aloilla. Tyhjäksi jäänyt leikkausaika on harmi. Tyhjäksi jäänyt värinmuutos on puolen päivän myynti, eikä sitä täytetä lyhyellä varoitusajalla, koska harva pystyy lähtemään kampaamoon neljäksi tunniksi tunnin varoitusajalla.

Siksi pitkille töille kannattaa asettaa omat säännöt. Muistutus kaksi päivää ennen eikä vasta edellisenä iltana, ja peruutusraja pidempi kuin leikkauksilla. Moni järjestelmä sallii vain yhden säännön kaikille palveluille, ja se on kampaamolle huono kompromissi.

Muistutuksista, peruutusehdoista, ennakkomaksusta ja jonolistasta on kirjoitettu tarkemmin artikkelissa ajanvarauksen peruutukset ja poisjäännit, joten tässä keskitytään kampaamon erityispiirteisiin.

Vapautunut aika pitää saada heti myyntiin

Kun asiakas peruu, ajan pitää vapautua verkkovaraukseen heti, ei vasta kun joku ehtii siirtää sen käsin. Kampaamon päivässä on tunteja, jolloin kukaan ei ehdi katsoa kalenteria, ja juuri silloin vapautuneet ajat jäävät myymättä.

Hyödyllisin lisä on ilmoitus odottaville. Asiakas, joka ei saanut aikaa haluamaltaan kampaajalta, jättää toiveen, ja kun aika vapautuu, hän saa viestin. Vakioasiakkaat käyttävät tätä mielellään, koska he haluavat juuri sen yhden tekijän eivätkä ketään muuta.

Saman päivän vapautuneet ajat kannattaa näyttää myös sivuston etusivulla. Lause ”tänään vapaana kello kolme, leikkaus” myy aikoja, joita kukaan ei muuten löytäisi, ja se toimii erityisesti miesten leikkauksissa, joihin lähdetään lyhyelläkin varoitusajalla.

Kenen asiakas se on?

Asiakas on sinun vain, jos asiakastiedot ovat sinun hallinnassasi ja voit viedä ne pois milloin tahansa. Jos varaukset tehdään alustalla, joka pitää rekisterin itsellään, asiakas on käytännössä yhteinen, ja alusta voi näyttää hänelle myös muiden kampaamoiden aikoja.

Tämä ei tarkoita, että alustaa ei saisi käyttää. Se tarkoittaa, että ehdot kannattaa lukea ennen kuin kaikki vakioasiakkaat ohjataan sinne. Kysymykset ovat yksinkertaisia: saanko asiakasrekisterin ulos tiedostona, kuka saa lähettää asiakkaille viestejä, ja mitä tiedoille tapahtuu, jos lopetan.

Kun varaus toimii omalla sivustollasi, rekisteri on sinun ja asiakas pysyy sinun ympäristössäsi alusta loppuun. Alustan ja oman varauksen eroja on käsitelty tarkemmin artikkelissa ajanvaraus omalle sivustolle vai alustalle. Kampaamossa kysymyksellä on kuitenkin yksi lisäkerros, jota muilla aloilla harvoin on.

Tuolivuokralainen ja asiakasrekisteri

Moni kampaamo toimii niin, että osa kampaajista on yrittäjiä, jotka vuokraavat tuolin. Silloin kysymys asiakkaan omistajuudesta on kaksisuuntainen: kuuluuko asiakas liikkeelle vai kampaajalle, ja mitä asiakastiedoille tapahtuu, kun kampaaja lähtee.

Tämä kannattaa sopia kirjallisesti ennen kuin järjestelmä otetaan käyttöön, ei vasta erotessa. Järjestelmän pitää sen jälkeen pystyä noudattamaan sitä, mitä on sovittu. Jos tuolivuokralaisen asiakkaat kuuluvat hänelle, hänen pitää saada ne mukaansa. Jos ne kuuluvat liikkeelle, hänen käyttöoikeutensa pitää voida sulkea samana päivänä.

Tietosuojan kannalta rekisterinpitäjän pitää olla selvä, ja se näkyy tietosuojaselosteessa. Asiakas ei tiedä, onko hänen kampaajansa työntekijä vai yrittäjä, eikä hänen tarvitse tietää. Hänen pitää vain voida luottaa siihen, että hänen tietonsa ovat jonkun nimetyn vastuulla.

Asiakaskortti on kampaamon muisti

Kampaamon arvokkain tieto ei ole kalenterissa vaan asiakaskortissa: mitä väriä käytettiin viimeksi, missä suhteessa, kuinka pitkä vaikutusaika oli ja mitä asiakas sanoi lopputuloksesta. Kun se tieto on järjestelmässä, kuka tahansa tekijä voi jatkaa siitä, mihin edellinen jäi.

Kun tieto on kampaajan omassa vihossa, se lähtee hänen mukanaan lomalle ja lopulta toiseen liikkeeseen. Asiakas, joka joutuu selittämään värinsä uudelle kampaajalle alusta, harkitsee samalla myös kampaamon vaihtamista.

Asiakaskortin pitää aueta varauksesta yhdellä kosketuksella, myös puhelimella, koska kampaaja katsoo sitä tuolin vieressä. Jos siihen pitää kirjautua erilliseen ohjelmaan takahuoneen tietokoneella, se jää katsomatta juuri silloin, kun sitä tarvittaisiin.

Seuraava aika varataan tuolissa

Vakioasiakkaan paras varaushetki on se, kun hän istuu vielä tuolissa ja katsoo tulosta peilistä. Järjestelmän pitää antaa kampaajan varata seuraava aika siinä hetkessä, samalle tekijälle ja samalla kestolla, parilla kosketuksella.

Toistuva varaus on toinen tapa. Asiakas, joka käy leikkauksessa kuuden viikon välein, voi saada ajat valmiiksi puoleksi vuodeksi. Se täyttää kalenteria ennakkoon, ja muistutusviesti huolehtii siitä, että ajat myös pidetään.

Toistuvissa varauksissa on yksi riski: ne jäävät kalenteriin, vaikka asiakas olisi muuttanut toiselle paikkakunnalle. Muistutus, jossa on helppo peruutuslinkki, siivoaa nämä pois ennen kuin niistä tulee tyhjiä tunteja.

Kassa, tuotemyynti ja lahjakortit

Kampaamon ajanvaraus ei elä yksin. Käynti päättyy kassalle, ja moni kampaamo myy hoitotuotteita ja lahjakortteja. Jos varaus ja kassa eivät keskustele keskenään, sama asia kirjataan kahteen kertaan ja virheet löytyvät kuun lopussa.

Kysy toimittajalta, siirtyykö varauksen palvelu ja hinta kassalle, näkyvätkö ostetut tuotteet asiakaskortissa ja voiko lahjakortin käyttää verkkovarauksessa. Viimeinen on yllättävän usein mahdotonta, ja lahjakortin saanut uusi asiakas joutuu soittamaan.

Lahjakortit kannattaa myydä omalta sivulta. Niitä ostetaan erityisesti ennen joulua ja äitienpäivää, usein illalla, ja ostaja on usein ihminen, joka ei itse ole vielä teidän asiakkaanne.

Näin testaat järjestelmän ennen käyttöönottoa

Älä testaa järjestelmää tyhjällä esittelykalenterilla. Syötä siihen yhden todellisen, vilkkaan päivän varaukset ja katso, kestääkö se.

Toimiva testisarja kampaamolle on tämä:

  • Pitkien hiusten värjäys, johon asiakas lisää hoidon. Onko kesto oikein?
  • Leikkaus toisen asiakkaan värin vaikutusaikaan. Salliiko järjestelmä sen vain siellä, missä sinä sallit?
  • Vakioasiakas yrittää varata oman kampaajansa, joka on lomalla. Mitä asiakas näkee?
  • Värinmuutos perutaan edellisenä päivänä. Vapautuuko aika heti, ja saako odottava asiakas viestin?
  • Tuolivuokralainen lopettaa. Mitä hänen asiakastiedoilleen tapahtuu?

Jos järjestelmä selviää näistä ilman, että joku korjaa sitä käsin, se sopii kampaamoon. Jos ei, se sopii johonkin muuhun yritykseen, ja se on hyvä tietää ennen kuin asiakkaat on opetettu käyttämään sitä.

Yhteenveto

Kampaamon ajanvarausjärjestelmä on hyvä, jos se tuntee palveluiden todelliset kestot, osaa tekijät ja heidän työaikansa ja käyttää vaikutusajan hyödyksi. Muistutus, helppo peruminen ja vapautuneen ajan nopea myynti hoitavat poisjäännit.

Toinen puoli on omistajuus. Asiakasrekisteri, asiakaskortit ja värireseptit ovat kampaamon arvokkainta omaisuutta, ja niiden pitää olla sinun hallinnassasi myös silloin, kun tuolivuokralainen lähtee tai järjestelmä vaihtuu.

Testaa ehdokasta oman vilkkaimman päiväsi varauksilla. Se kertoo kahdessa tunnissa sen, mitä myyntiesittely ei kerro koskaan.