Laskutusohjelma pienyrittäjälle: mitä ilmainen jättää pois

Laskutusohjelma pienyrittäjälle lyhyesti

Laskutusohjelman pitää pienyrittäjälle osata neljä asiaa: tehdä laskuja, joissa on arvonlisäverolain vaatimat merkinnät, lähettää verkkolasku, kun yritysasiakas sitä pyytää, seurata maksuja ja muistuttaa maksamattomista sekä siirtää tiedot kirjanpitoon ilman käsityötä. Ilmainen ohjelma riittää, jos laskuja on vähän ja se hoitaa nämä, mutta usein juuri verkkolaskut, maksujen seuranta tai kirjanpitoyhteys ovat maksullisia lisiä.

Laskutusohjelmaa ei kannata valita laskupohjan ulkonäön perusteella. Valinta ratkaisee, kuinka paljon aikaa kuluu kuukauden lopussa, kuinka nopeasti rahat tulevat tilille ja kuinka paljon tilitoimisto joutuu selvittämään tositteita puolestasi.

Laki ei vaadi mitään tiettyä ohjelmaa. Laskun voi tehdä vaikka tekstinkäsittelyohjelmalla, kunhan merkinnät ovat oikein, numerointi pysyy juoksevana eikä asiakas vaadi verkkolaskua. Ohjelma kannattaa silti heti, kun laskuja on enemmän kuin muutama kuukaudessa, koska käsin tehdyissä laskuissa virhe on vain ajan kysymys.

Mitä laskutusohjelman pitää osata?

Laskutusohjelman pitää osata tehdä lainmukainen lasku, antaa jokaiselle laskulle yksilöivä juokseva numero, laskea arvonlisävero oikein verokannoittain, lähettää laskut sähköpostilla ja verkkolaskuna, seurata maksuja sekä tehdä hyvityslaskut ja muistutukset. Lisäksi tiedot pitää saada kirjanpitoon ja tarvittaessa ulos toiseen ohjelmaan.

Viitenumero ja pankkiviivakoodi eivät ole laskun pakollisia merkintöjä, mutta ilman niitä maksut kohdistetaan käsin, ja osa asiakkaista maksaa väärällä viestillä tai kokonaan ilman sitä.

Mitä laskussa pitää lukea?

Verohallinnon ohjeen mukaan tavallisessa arvonlisäverolaskussa pitää olla nämä merkinnät:

• laskun antamispäivä
• juokseva tunniste eli laskunumero
• myyjän arvonlisäverotunniste, joka kotimaan kaupassa on Y-tunnus
• myyjän ja ostajan nimi ja osoite
• tavaroiden määrä ja laji tai palvelujen laajuus ja laji
• tavaroiden toimituspäivä, palvelun suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä
• veron peruste verokannoittain
• yksikköhinta ilman veroa sekä hyvitykset ja alennukset
• verokanta
• suoritettavan veron määrä

Erityistilanteissa tarvitaan lisämerkintöjä. Kun ostaja on verovelvollinen käännetyn verovelvollisuuden perusteella tai tavaraa myydään toiseen EU-maahan, laskulle merkitään myös ostajan arvonlisäverotunniste ja maininta perusteesta. Jos myyt rakentamispalveluja yritykselle, joka itse myy niitä eteenpäin, käännetty verovelvollisuus on pienyrittäjälle tavallinen tapaus.

Jos laskun kokonaissumma on enintään 400 euroa, voit tietyin edellytyksin antaa yksinkertaistetun laskun. Siinä riittää laskun antamispäivä, myyjän nimi ja Y-tunnus, tavaroiden määrä ja laji tai palvelujen laji sekä veron määrä tai veron peruste verokannoittain. Tarkat vaatimukset ja poikkeukset ovat Verohallinnon ohjeessa laskutusvaatimuksista arvonlisäverotuksessa.

Hyvä ohjelma pitää pakolliset kentät pakollisina. Jos voit lähettää laskun ilman ostajan osoitetta tai suorituspäivää, ohjelma siirtää tarkistamisen sinulle, ja virhe löytyy vasta, kun asiakkaan kirjanpitäjä palauttaa laskun.

Kun et ole arvonlisäverovelvollinen

Moni aloittava toiminimi ei ole arvonlisäverovelvollinen, koska liikevaihto jää alarajan alle eikä yrittäjä ole hakeutunut rekisteriin. Silloin laskussa ei saa mainita veron määrää eikä verokantaa. Laskutusohjelman pitää siis osata tehdä myös veroton lasku ilman, että pohjaan jää nollan prosentin verorivi.

Laskuun kannattaa silti kirjoittaa lyhyesti, miksi veroa ei ole, jotta yritysasiakkaan kirjanpitäjä ei ala selvittää asiaa. Kun liikevaihto kasvaa ja yritys merkitään arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, laskupohjan pitää vaihtua oikeasta päivästä alkaen ilman, että vanhoihin laskuihin kosketaan.

Alaraja ja rekisteriin hakeutuminen kannattaa tarkistaa Verohallinnon ohjeista tai tilitoimistolta. Raja on muuttunut viime vuosina, ja väärä tulkinta tulee kalliiksi, kun se korjataan takautuvasti.

Pitääkö pienen yrityksen lähettää verkkolaskuja?

Pitää, jos sekä sinun että yritysasiakkaasi liikevaihto on yli 10 000 euroa tilikaudessa ja asiakas pyytää verkkolaskua. Laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta antaa tällaiselle ostajalle, samoin kuin julkisille hankintayksiköille, oikeuden saada lasku pyynnöstä sähköisenä, ja oikeutta on sovellettu 1.4.2020 alkaen. Jos oma liikevaihtosi on enintään 10 000 euroa, et ole lain tarkoittama elinkeinonharjoittaja, eikä velvollisuus koske sinua.

Kuluttajia laki ei koske. Kuluttajalle voi lähettää laskun paperilla, sähköpostilla tai verkkopankkiin tulevana e-laskuna, jos asiakas on sen valinnut ja laskutusohjelmasi tukee sitä.

Tärkeä yksityiskohta: sähköpostin liitteenä lähetetty PDF ei ole verkkolasku. Verkkolasku on rakenteinen tiedosto, joka kulkee laskunvälittäjän kautta ja jonka vastaanottajan järjestelmä pystyy käsittelemään automaattisesti. Sen lähettämiseen tarvitset asiakkaan verkkolaskuosoitteen ja välittäjän tunnuksen, jotka asiakas kertoo sinulle.

Lain teksti löytyy Finlexistä. Käytännössä moni yritysasiakas ja julkinen organisaatio ohjeistaa toimittajiaan lähettämään laskut verkkolaskuina, joten ohjelma, joka ei osaa lähettää niitä, rajaa asiakaskuntaasi.

Verkkolaskut myös toiseen suuntaan

Sama laki koskee ostolaskujasi. Kun liikevaihtosi ylittää rajan, voit vaatia verkkolaskua toimittajilta, jotka ovat itsekin rajan yläpuolella. Kun ne tulevat suoraan ohjelmaan, kulut eivät jää sähköpostiin ja tositteet siirtyvät kirjanpitoon ilman skannausta.

Pienyrittäjälle tämä on usein suurempi ajansäästö kuin myyntilaskujen lähettäminen, koska ostolaskuja tulee monelta eri toimittajalta ja eri muodoissa. Kysy siksi ohjelmaa valitessasi, voiko sillä myös vastaanottaa verkkolaskuja ja mitä vastaanotto maksaa.

Riittääkö ilmainen laskutusohjelma toiminimelle?

Riittää, jos laskuja on vähän, asiakkaat ovat pääosin kuluttajia tai pieniä yrityksiä ja kirjanpitäjäsi saa tiedot ohjelmasta helposti. Ilmainen ohjelma ei riitä, jos yritysasiakkaasi vaativat verkkolaskuja eikä ohjelma lähetä niitä, tai jos kulutat tunteja kuukaudessa maksujen etsimiseen tiliotteelta.

Ilmaisuus kannattaa tarkistaa samalla tavalla kuin minkä tahansa palvelun hinta. Ohjelma voi olla ilmainen tiettyyn laskumäärään asti, verkkolaskut voivat maksaa laskukohtaisesti, ja muistutukset tai kirjanpitoliittymä voivat kuulua maksulliseen tasoon. Laske, mitä ohjelma maksaa sinun laskumäärälläsi ja niillä ominaisuuksilla, joita oikeasti tarvitset.

Tärkein kysymys ilmaisesta ohjelmasta on, pääsetkö siitä pois. Jos laskuhistoriaa, asiakasrekisteriä ja tuotteita ei saa vietyä ulos, vaihtaminen tarkoittaa, että vanhat laskut jäävät palveluun, jota joudut ylläpitämään säilytysajan loppuun asti.

Mitä ilmainen laskutusohjelma usein jättää pois

Ilmaisen ohjelman rajat löytyvät yleensä samoista kohdista. Tarkista ainakin nämä ennen kuin siirrät laskutuksesi sinne:

• Verkkolaskujen lähetys ja vastaanotto. Usein maksullinen lisä tai laskukohtainen maksu.
• Maksujen automaattinen kohdistus. Ilman pankkiyhteyttä merkitset maksut käsin.
• Muistutukset. Muistutus pitää lähettää itse, ja perintä hoidetaan kokonaan erikseen.
• Kirjanpitoyhteys. Tiedot siirretään tilitoimistolle tiedostona tai käsin.
• Useampi käyttäjä. Vain yksi tunnus, jolloin sitä jaetaan, ja jaettu tunnus on tietoturvariski.
• Rajapinta. Ei yhteyttä verkkokauppaan, ajanvaraukseen tai asiakashallintaan.
• Tuki. Ongelmatilanteessa apua ei saa, tai se maksaa erikseen.

Mikään näistä ei ole ongelma ensimmäisenä vuonna, jos laskuja lähtee kymmenen kuukaudessa. Jokaisesta tulee ongelma, kun niitä lähtee sata.

Maksujen seuranta ja muistutukset

Laskutuksen varsinainen tarkoitus on saada rahat tilille. Hyvä ohjelma hakee pankkitilin tapahtumat, kohdistaa maksut viitenumeron perusteella oikeisiin laskuihin ja näyttää yhdellä silmäyksellä, mitkä laskut ovat erääntyneet.

Muistutusten ajoitus kannattaa päättää etukäteen eikä tunteella. Esimerkiksi ensimmäinen ystävällinen muistutus voi lähteä viikko eräpäivän jälkeen ja toinen kaksi viikkoa myöhemmin. Kun ohjelma lähettää muistutukset automaattisesti, kenenkään ei tarvitse ottaa asiaa henkilökohtaisesti, ei sinun eikä asiakkaan.

Muistutuskuluille ja perinnälle on laissa omat rajansa, erityisesti kuluttaja-asiakkaiden kohdalla. Jos harkitset muistutusmaksua tai perintää, tarkista säännöt ennen kuin lisäät ne laskupohjaan.

Seuraa myös, kuinka nopeasti kukin asiakas maksaa. Jos tietty asiakas maksaa aina kolme viikkoa myöhässä, se kannattaa ottaa huomioon maksuehdoissa tai ennakkolaskussa sen sijaan, että asiasta harmistuu joka kuun lopussa.

Hyvityslasku, kun laskussa on virhe

Lähetettyä laskua ei muokata. Jos siinä on virhe, tehdään hyvityslasku, joka kumoaa alkuperäisen kokonaan tai osittain, ja tarvittaessa uusi, korjattu lasku. Verohallinnon ohjeen mukaan laskua muuttavassa uudessa laskussa pitää olla yksiselitteinen viittaus alkuperäiseen laskuun.

Laskutusohjelman pitää tehdä tämä yhdellä toiminnolla: hyvitys syntyy alkuperäisestä laskusta, ja viittaus tulee mukaan automaattisesti. Jos ohjelma antaa muokata lähetettyä laskua jälkikäteen, kirjanpito ja asiakkaan saama lasku voivat erota toisistaan, ja sen selvittäminen maksaa enemmän kuin ohjelma.

Laskutus ja kirjanpito samaan putkeen

Laskutusohjelma ja kirjanpito ovat pienyrittäjällä usein eri paikoissa, ja välissä on tilitoimisto. Kysy tilitoimistoltasi ennen ohjelman valintaa, mitä ohjelmaa he käyttävät ja missä muodossa he haluavat myyntilaskut. Tilitoimiston työmäärä, ja sitä kautta sen lasku, riippuu siitä, kuinka paljon tositteita pitää käsitellä käsin.

Paras tilanne on, että myyntilaskut, maksut ja ostolaskut siirtyvät kirjanpitoon automaattisesti. Silloin kuukauden lopussa ei tarvitse lähettää kenellekään kansiollista kuitteja, ja arvonlisäveroilmoituksen luvut ovat valmiina ilman erillistä kokoamista.

Miten laskutus liitetään verkkosivuihin tai verkkokauppaan?

Laskutus liitetään verkkosivuihin tai verkkokauppaan rajapinnan kautta niin, että tilaus, varaus tai hyväksytty tarjous muuttuu laskuksi ilman, että kukaan kirjoittaa tietoja uudelleen. Tämä edellyttää, että laskutusohjelmalla on avoin rajapinta tai valmis kytkentä juuri siihen järjestelmään, jota käytät.

Tyypillisiä kytkentöjä ovat nämä:

• Verkkokauppa. Kuluttajat maksavat kassalla, mutta yritysasiakkaille voi tarjota laskun maksutapana, jolloin tilaus luo laskun suoraan ohjelmaan.
• Ajanvaraus. Käynnin jälkeen varauksesta syntyy lasku, jossa palvelu, kesto ja hinta ovat valmiina.
• Tarjous ja asiakashallinta. Hyväksytty tarjous muuttuu laskuksi samoin tiedoin, ja maksutieto palaa CRM:n asiakaskortille.
• Toistuvat sopimukset. Kuukausimaksut laskutetaan automaattisesti sopimuksen tiedoista.

Yrityksille myyvässä verkkokaupassa lasku on usein odotettu maksutapa, ja siihen liittyvät luottorajat ja maksuehdot kuuluvat B2B-verkkokaupan perusasioihin. Jos kytkentä pitää rakentaa, ymmärrä ensin, miten rajapinnat ja integraatiot toimivat, koska kytkennän hinta riippuu enemmän järjestelmien rajapinnoista kuin itse laskusta.

Esimerkki: siivousyritys, jolla on sekä kotitalouksia että taloyhtiöitä

Otetaan esimerkiksi kahden hengen siivousyritys. Asiakkaina on kotitalouksia ja muutama taloyhtiö. Kotitaloudet haluavat laskun sähköpostiin tai verkkopankkiin, ja koska moni hakee kotitalousvähennystä, laskussa kannattaa eritellä työn osuus, sillä vähennyksen saa vain työstä. Taloyhtiöiden isännöitsijät pyytävät laskut usein verkkolaskuina.

Laskutusohjelman pitää siis hoitaa molemmat: kuluttajalle selkeä lasku, jossa työ ja tarvikkeet on eritelty, ja taloyhtiölle verkkolasku oikeaan osoitteeseen. Toistuvat kuukausisiivoukset laskutetaan sopimuksen pohjalta automaattisesti, ja poikkeukset, kuten peruttu käynti tai lisätyö, lisätään ennen kuin lasku lähtee.

Jos ohjelma osaa vain toisen näistä, yrittäjä tekee toisen käsin joka kuukausi. Juuri tällaisissa arjen yhdistelmissä ilmaisen ja maksullisen ohjelman ero näkyy, ei ominaisuuslistan otsikoissa.

Säilytys, varmuuskopiot ja tietoturva

Laskut ovat kirjanpitoaineistoa, ja ne pitää säilyttää pitkään. Verohallinnon ohjeen mukaan laskut säilytetään vähintään kuusi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jota ne koskevat. Laskutusohjelman vaihtaminen ei poista tätä velvollisuutta.

Selvitä siksi, miten ohjelmasta saa laskut ulos arkistokelpoisessa muodossa ja miten tiedot varmuuskopioidaan. Pilvipalvelussa kysy, missä tiedot sijaitsevat ja mitä niille tapahtuu, jos lopetat sopimuksen.

Laskutusohjelmassa ovat asiakkaiden yhteystiedot, tilinumerosi ja koko myyntihistoria. Suojaa tunnukset kaksivaiheisella tunnistautumisella ja anna jokaiselle käyttäjälle oma tunnus. Laskutushuijaukset, joissa asiakkaalle lähtee väärä tilinumero, alkavat usein murretusta sähköpostista tai jaetusta salasanasta.

Mitä kysyä ennen kuin valitset

Käy nämä kysymykset läpi ennen kuin siirrät laskutuksen uuteen ohjelmaan:

• Tekeekö ohjelma kaikki pakolliset merkinnät ja myös verottomat laskut?
• Lähettääkö ja vastaanottaako se verkkolaskuja, ja mitä ne maksavat?
• Kohdistaako se maksut pankkitililtä automaattisesti?
• Lähtevätkö muistutukset automaattisesti?
• Miten tiedot siirtyvät tilitoimistolle?
• Onko sillä rajapinta verkkokauppaan, ajanvaraukseen tai asiakashallintaan?
• Mitä ohjelma maksaa sinun laskumäärälläsi kahden vuoden päästä?
• Saatko laskut ja asiakasrekisterin ulos, jos vaihdat ohjelmaa?

Kysy samat kysymykset myös tilitoimistoltasi. Sillä on usein kokemusta siitä, mitkä ohjelmat toimivat sen kanssa sujuvasti ja mitkä tuottavat lisätyötä.

Yhteenveto

Laskutusohjelma pienyrittäjälle tekee laskut, joissa arvonlisäverolain vaatimat merkinnät ovat kunnossa, lähettää verkkolaskun, kun asiakas sitä pyytää, seuraa maksuja ja vie tiedot kirjanpitoon. Jos liikevaihtosi on yli 10 000 euroa, rajan ylittävä yritysasiakas tai julkinen hankintayksikkö voi vaatia sinulta verkkolaskua, eikä sähköpostin PDF täytä sitä.

Ilmainen ohjelma riittää toiminimelle, kun laskuja on vähän ja se hoitaa verkkolaskut, verottomat laskut ja tietojen viennin. Tarkista, mitkä ominaisuudet ovat oikeasti ilmaisia sinun laskumäärälläsi, ja varmista, että pääset ohjelmasta pois, koska laskut pitää säilyttää vuosia.

Suurin ajansäästö syntyy kytkennöistä. Kun tilaus, varaus tai tarjous muuttuu laskuksi ja maksut kohdistuvat itsestään, kuukauden viimeinen ilta lakkaa olemasta laskutusilta.