Sähköinen allekirjoitus ja lomakkeet: paperit pois pienyrityksestä

Sähköinen allekirjoitus lyhyesti

Sähköinen allekirjoitus on pätevä tapa hyväksyä sopimus tai asiakirja, ja EU:n eIDAS-asetus kieltää evätä sen oikeusvaikutukset pelkästään siksi, että se on sähköinen. Tasoja on kolme: sähköinen, kehittynyt ja hyväksytty allekirjoitus. Pienen yrityksen tavallisiin papereihin, kuten tilausvahvistuksiin, työmääräysten kuittauksiin ja palvelusopimuksiin, riittää yleensä kaksi ensimmäistä, kunhan pystyt jälkikäteen osoittamaan, kuka allekirjoitti. Osalle oikeustoimista, kuten kiinteistön kaupalle, laissa on kuitenkin omat muotovaatimuksensa.

Suomessa sopimukset ovat pääsääntöisesti vapaamuotoisia. Sopimus syntyy, kun osapuolet hyväksyvät sen, oli hyväksyntä sitten kädenpuristus, sähköpostiviesti tai allekirjoitus paperilla. Allekirjoitus on siksi useimmiten todiste sopimuksesta eikä sen syntymisen edellytys.

Tästä seuraa käytännön ohje. Kun mietit, millaista sähköistä allekirjoitusta tarvitset, älä kysy ensin, mikä on laillista, vaan mitä pitää pystyä todistamaan, jos vastapuoli myöhemmin kiistää asian.

Onko sähköinen allekirjoitus pätevä?

On. EU:n eIDAS-asetuksen 25 artiklan mukaan sähköisen allekirjoituksen oikeusvaikutuksia ja käytettävyyttä todisteena oikeudellisissa menettelyissä ei voida kieltää pelkästään sillä perusteella, että se on sähköisessä muodossa tai ettei se täytä hyväksyttyjen sähköisten allekirjoitusten vaatimuksia. Asetus on sellaisenaan voimassa kaikissa EU-maissa, myös Suomessa.

Sama artikla sanoo, että hyväksytyllä sähköisellä allekirjoituksella on oltava samanlaiset oikeusvaikutukset kuin käsin kirjoitetulla allekirjoituksella, ja yhdessä jäsenvaltiossa myönnettyyn hyväksyttyyn varmenteeseen perustuva allekirjoitus tunnustetaan kaikissa muissa jäsenvaltioissa. Asetuksen teksti on luettavissa EUR-Lexissä.

Pätevyys ei silti ole sama asia kuin todistusvoima. Rasti ruudussa on pätevä hyväksyntä, mutta jos asiakas väittää, ettei hän koskaan rastittanut mitään, sinun pitää pystyä näyttämään, että hän teki sen. Allekirjoituksen tasot eroavat juuri tässä.

Mitä eroa on sähköisen allekirjoituksen tasoilla?

Sähköisen allekirjoituksen tasot eroavat siinä, kuinka varmasti allekirjoittaja voidaan yksilöidä ja kuinka hyvin asiakirjan muuttumattomuus voidaan osoittaa. Taulukko kokoaa erot.

Hyväksyttyjä luottamuspalveluja valvoo Suomessa Traficomin Kyberturvallisuuskeskus, ja hyväksytyt palveluntarjoajat löytyvät luotettujen palveluntarjoajien luetteloista, jotka ovat voimassa kaikissa EU-maissa. Tasojen määritelmät ja valvonta on kuvattu Kyberturvallisuuskeskuksen sivulla sähköisestä allekirjoituksesta.

Pienen yrityksen arjessa valinta on yleensä sähköisen ja kehittyneen allekirjoituksen välillä. Hyväksyttyä allekirjoitusta tarvitaan harvoin, mutta se kannattaa tunnistaa, jotta osaat kysyä sitä, kun vastapuoli tai viranomainen sitä vaatii.

Milloin erityinen muoto yhä vaaditaan

Osalle oikeustoimista laki määrää muodon, eikä mikään sähköinen allekirjoitus korvaa sitä automaattisesti. Selvin esimerkki on kiinteistön kauppa. Maakaaren mukaan kiinteistön kauppakirja tehdään kirjallisesti, myyjä ja ostaja allekirjoittavat sen, ja kaupanvahvistaja vahvistaa kaupan kaikkien allekirjoittajien ollessa läsnä. Laissa on lisäksi säännökset kaupasta sähköisessä kaupankäyntijärjestelmässä, eli sähköinen kiinteistökauppa on mahdollinen vain sitä varten tehdyssä järjestelmässä.

Myös esimerkiksi testamentille ja avioehtosopimukselle laissa on omat muotovaatimuksensa. Ne eivät yleensä kuulu pienen yrityksen lomakkeisiin, mutta ne muistuttavat siitä, että ennen kuin siirrät jonkin asiakirjan sähköiseksi, kannattaa tarkistaa, onko sille säädetty muoto.

Jos asiakirja on sinulle uusi tai sen arvo on suuri, tarkista vaatimukset lainsäädännöstä tai juristilta ennen käyttöönottoa. Tavallisiin palvelusopimuksiin, tilauksiin ja kuittauksiin erityistä muotoa ei yleensä vaadita.

Todistettavuus ratkaisee enemmän kuin taso

Kun sähköisesti allekirjoitetusta asiakirjasta tulee riita, kysytään kaksi asiaa: kuka allekirjoitti ja onko asiakirja sama kuin allekirjoitushetkellä. Mitä paremmin pystyt vastaamaan niihin, sitä vähemmän tasolla on käytännössä merkitystä.

Tallenna siksi jokaisesta allekirjoituksesta tapahtuman tiedot: kuka allekirjoitti, milloin, millä tavalla hänet tunnistettiin ja mikä asiakirjan versio allekirjoitettiin. Hyvä allekirjoituspalvelu tekee tämän itse ja liittää tiedot allekirjoitettuun asiakirjaan.

Huono tapa on pyytää asiakasta tulostamaan, allekirjoittamaan, kuvaamaan ja lähettämään sivu takaisin sähköpostilla. Se on hidas, kuva on usein vino ja luettavuus huono, eikä kuvasta näe, onko muita sivuja muutettu. Se on paperiprosessi, joka on vain siirretty puhelimen kameraan.

Mitkä lomakkeet kannattaa siirtää verkkoon ensin?

Verkkoon kannattaa siirtää ensin ne lomakkeet, joita täytetään usein, joiden tiedot kirjoitetaan nyt käsin uudelleen johonkin järjestelmään ja joissa puutteelliset tiedot aiheuttavat eniten lisätyötä. Kun nämä kolme osuvat samaan lomakkeeseen, siirto maksaa itsensä takaisin nopeasti.

Tyypillisiä ensimmäisiä ovat nämä:

• Tarjouspyyntö ja yhteydenotto. Tiedot menevät suoraan asiakashallintaan eivätkä jää sähköpostiin.
• Työmääräys ja työn kuittaus. Asiakas kuittaa tehdyn työn paikan päällä, ja lasku voidaan tehdä samana päivänä.
• Huoltopyyntö ja reklamaatio. Pakolliset tiedot, kuten laitteen malli ja kuvat viasta, saadaan kerralla.
• Ennakkotiedot ennen käyntiä. Asiakas täyttää tiedot rauhassa kotona eikä vastaanoton tiskillä.
• Suostumukset. Esimerkiksi lupa käyttää kuvaa markkinoinnissa, tallennettuna niin, että se löytyy myöhemmin.
• Sopimukset ja luovutuspöytäkirjat. Allekirjoitus sähköisesti ilman tulostamista.

Sisäiset lomakkeet, kuten lomahakemukset ja kulukorvaukset, ovat helppo harjoittelukohde. Niissä virheet näkyvät vain omalle väelle, ja prosessi hioutuu ennen kuin sitä tarjotaan asiakkaille.

Esimerkki: huoltoyrityksen työmääräys

Otetaan esimerkiksi viiden asentajan huoltoyritys. Ennen asentaja kirjoitti työmääräyksen paperille, asiakas allekirjoitti sen ja paperi kulki autossa viikon ennen kuin se päätyi toimistolle laskutettavaksi. Osa papereista kastui, osa katosi, ja laskutus viivästyi viikoilla.

Sähköisessä mallissa asentaja kirjaa tehdyn työn ja käytetyt osat tablettiin, asiakas kuittaa työn piirtämällä allekirjoituksen ruudulle, ja järjestelmä lähettää asiakkaalle kopion sähköpostiin. Tämä on tavallinen sähköinen allekirjoitus, ja työn kuittaukseen se riittää hyvin, koska kuittaukseen liittyvät aika, osoite ja asiakkaalle lähtenyt kopio.

Isommassa remonttisopimuksessa sama yritys lähettää sopimuksen allekirjoituspalvelun kautta, jossa asiakas tunnistautuu pankkitunnuksilla ennen allekirjoitusta. Taso nousee siellä, missä summa ja riidan riski kasvavat, ei joka paperissa.

Hyvä sähköinen lomake kysyy vähemmän

Paperilomakkeen siirtäminen verkkoon sellaisenaan on yleinen virhe. Paperilla kaikki kysymykset ovat näkyvissä kaikille, verkossa lomake voi kysyä vain sen, mikä juuri tätä vastaajaa koskee.

Hyödynnä verkon etuja. Näytä lisäkysymys vain, jos edellinen vastaus sitä edellyttää, täytä valmiiksi tiedot, jotka jo tiedät, ja kerro heti kentän vieressä, jos jokin puuttuu. Anna lomakkeen tallentua kesken, jos sen täyttäminen vie aikaa.

Kenttien määrä ratkaisee edelleen. Samat periaatteet, jotka tekevät yhteydenottolomakkeesta toimivan, pätevät kaikkiin lomakkeisiin: jokainen turha kenttä maksaa vastauksia, ja jokainen pakollinen kenttä pitää pystyä perustelemaan.

Miten lomakkeiden tiedot tallennetaan turvallisesti?

Lomakkeiden tiedot tallennetaan turvallisesti, kun ne kulkevat salattua yhteyttä pitkin, päätyvät järjestelmään, jossa pääsy on rajattu niille, jotka tietoja tarvitsevat, ja poistetaan, kun niitä ei enää tarvita. Sähköpostilaatikko ei ole tällainen paikka, vaikka moni lomake lähettää vastaukset juuri sinne.

Käy läpi ainakin nämä:

• Salattu yhteys. Lomakesivu toimii vain suojatulla yhteydellä.
• Tallennuspaikka. Vastaukset tallentuvat järjestelmään, eivät henkilökohtaisiin sähköposteihin.
• Käyttöoikeudet. Jokaisella on oma tunnus, ja lähtevän työntekijän pääsy suljetaan heti.
• Säilytysaika. Päätä, kauanko tietoja säilytetään, ja poista vanhat säännöllisesti.
• Varmuuskopiot. Tiedot palautuvat, jos järjestelmä rikkoutuu.
• Liitteet. Asiakkaan lähettämät tiedostot tarkistetaan ja säilytetään samoin ehdoin kuin muut tiedot.

Jos käytät ulkopuolista lomake- tai allekirjoituspalvelua, se käsittelee henkilötietoja puolestasi, ja sen kanssa tarvitaan tietojenkäsittelysopimus. Mitä henkilötietoja saat ylipäätään kerätä ja kuinka kauan, kannattaa käydä läpi asiakasrekisterin ja GDPR:n näkökulmasta ennen kuin lomake julkaistaan.

Arkaluonteiset tiedot ja henkilötunnus

Osa lomakkeista kerää tietoja, jotka ovat tavallista arkaluonteisempia. Hierojan, fysioterapeutin tai kauneushoitolan esitietolomakkeessa kysytään helposti terveydestä, ja terveystiedot kuuluvat tietosuojasääntelyssä erityisiin henkilötietoryhmiin, joiden käsittelylle on tiukemmat ehdot.

Kysy terveydestä vain se, mitä palvelun turvallinen tekeminen oikeasti vaatii, ja varmista, ettei tieto kulje tavallisessa sähköpostissa. Sama koskee henkilötunnusta. Sen käsittelylle on Suomessa omat rajoituksensa, eikä sitä kysytä lomakkeella tottumuksesta, kuten henkilötunnusta käsittelevässä artikkelissa tarkemmin kerrotaan.

Mitä vähemmän arkaluonteista tietoa lomake kerää, sitä pienempi riski on, ja sitä helpompi asiakkaan on luottaa lomakkeeseen.

Tarvitaanko vahva tunnistautuminen?

Vahvaa tunnistautumista ei tarvita tavallisessa lomakkeessa, kuten tarjouspyynnössä tai työn kuittauksessa. Sitä tarvitaan, kun allekirjoittajan henkilöllisyys pitää pystyä osoittamaan varmasti, esimerkiksi merkittävässä sopimuksessa, tai kun lomakkeen kautta luovutetaan henkilön omia arkaluonteisia tietoja.

Vahva sähköinen tunnistaminen tarkoittaa Suomessa käytännössä tunnistautumista pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla. Allekirjoituspalvelut käyttävät sitä usein allekirjoittajan yksilöimiseen, jolloin tieto siitä, kuka allekirjoitti, ei jää nimen ja sähköpostiosoitteen varaan.

Vahvalla tunnistautumisella on myös hintansa. Tunnistuspalvelut veloittavat yleensä käytön mukaan, ja jokainen tunnistautuminen on vaihe, jossa osa asiakkaista luovuttaa. Käytä sitä siellä, missä riski on suuri, ja pidä kevyet lomakkeet kevyinä.

Allekirjoituspalvelu vai oma toteutus

Valmis allekirjoituspalvelu on nopein tapa aloittaa. Lataat asiakirjan, lisäät allekirjoittajat ja palvelu hoitaa tunnistautumisen, allekirjoitukset ja tapahtumatiedot. Se sopii hyvin, kun sopimuksia allekirjoitetaan silloin tällöin ja asiakirjat tehdään muualla.

Oma toteutus kannattaa, kun allekirjoitus on osa laajempaa prosessia. Jos asiakas täyttää tiedot, hyväksyy tarjouksen, allekirjoittaa sopimuksen ja näkee sen myöhemmin omalta tililtään, kaikki kannattaa rakentaa yhteen paikkaan, esimerkiksi asiakasportaaliin. Silloin allekirjoitus voidaan hoitaa kytkemällä valmis allekirjoitus- tai tunnistuspalvelu osaksi omaa järjestelmää.

Kummassakin tapauksessa kysy samat kysymykset: millä tasolla allekirjoitus tehdään, miten allekirjoittaja tunnistetaan, mitä tapahtumasta tallennetaan ja saatko asiakirjat ja tapahtumatiedot ulos, jos lopetat palvelun käytön.

Arkistointi: asiakirjan pitää avautua vuosien päästä

Sähköinen asiakirja ei kellastu, mutta se voi kadota palvelun mukana. Jos allekirjoitetut sopimukset ovat vain allekirjoituspalvelun tilillä, niiden saatavuus riippuu siitä, maksatko palvelusta edelleen.

Tallenna siksi jokainen allekirjoitettu asiakirja ja sen tapahtumatiedot omaan arkistoosi heti allekirjoituksen jälkeen. Nimeä ne johdonmukaisesti, esimerkiksi asiakkaan, asiakirjan tyypin ja päivämäärän mukaan, jotta ne löytyvät ilman palvelun hakua.

Säilytysaika riippuu asiakirjasta. Kirjanpitoon liittyvillä asiakirjoilla ja sopimuksilla on omat säilytysvaatimuksensa, ja ne kannattaa tarkistaa tilitoimistolta ennen kuin vanhoja tiedostoja poistetaan.

Käyttöönotto niin, ettei kukaan putoa kyydistä

Kaikki asiakkaat eivät halua tai pysty allekirjoittamaan sähköisesti. Joku ei käytä pankkitunnuksia, toisella ei ole älypuhelinta, ja kolmas haluaa lukea sopimuksen paperilla. Tarjoa siksi alkuvaiheessa vaihtoehto ja tee sähköisestä tavasta niin helppo, että se valitaan vapaaehtoisesti.

Kirjoita allekirjoituspyyntöön lyhyt ohje: mistä on kyse, kauanko allekirjoittaminen kestää ja mitä tapahtuu sen jälkeen. Moni jättää allekirjoituksen tekemättä vain siksi, että viesti näyttää huijaukselta tai on epäselvä.

Testaa koko ketju itse ja muutamalla tutulla asiakkaalla ennen kuin otat sen käyttöön kaikille. Lähetä sopimus, allekirjoita se puhelimella, etsi allekirjoitettu asiakirja arkistosta ja tarkista, että kaikki tapahtumatiedot tallentuivat.

Yhteenveto

Sähköinen allekirjoitus on pätevä, eikä sen oikeusvaikutuksia voi eIDAS-asetuksen mukaan kieltää pelkästään siksi, että se on sähköinen. Tasoja on kolme, ja pienen yrityksen tavallisiin papereihin riittää yleensä sähköinen tai kehittynyt allekirjoitus. Hyväksytyllä allekirjoituksella on käsin kirjoitetun allekirjoituksen oikeusvaikutus, ja osalle oikeustoimista, kuten kiinteistön kaupalle, laissa on oma muotonsa.

Siirrä verkkoon ensin lomakkeet, joita täytetään usein ja joiden tiedot nyt kirjoitetaan käsin uudelleen. Rakenna ne verkon ehdoilla, tallenna vastaukset järjestelmään eikä sähköpostiin ja kerää arkaluonteista tietoa vain, kun sitä oikeasti tarvitaan.

Valitse allekirjoituksen taso sen mukaan, mitä pitää pystyä todistamaan, ja käytä vahvaa tunnistautumista siellä, missä riski on suuri. Kun allekirjoitetut asiakirjat ja tapahtumatiedot tallentuvat omaan arkistoosi, paperit voi jättää pois ilman, että todisteet katoavat niiden mukana.