Kotisivujen hintalaskuri: mitä sen pitää kysyä, jotta arvio pitää

Hyvä hintalaskuri kysyy sisältöä, ei vain sivumäärää

Kotisivujen hintalaskuri antaa suuntaa antavan hinta-arvion muutaman kysymyksen perusteella, ja arvio pitää vain, jos laskuri kysyy ne asiat, jotka hinnan oikeasti ratkaisevat: kuka tuottaa tekstit ja kuvat, mitä toimintoja sivustolla on, montako kieltä tarvitaan, liitetäänkö se muihin järjestelmiin ja kuka sitä ylläpitää. Pelkän sivumäärän perusteella laskettu arvio on arvaus, jolla on numero.

Laskuri on silti hyödyllinen. Se pakottaa miettimään, mitä sivustolta oikeastaan haluat, ennen kuin puhut kenenkään kanssa. Se antaa suuruusluokan, jonka avulla tiedät, puhutaanko pienestä vai isosta hankinnasta. Ja se säästää molempien aikaa, jos budjetti ja tarve ovat kaukana toisistaan.

Ongelma on siinä, että laskurin luku otetaan liian usein lupauksena. Kun lopullinen tarjous poikkeaa siitä, ostaja kokee tulleensa johdetuksi harhaan, vaikka laskuri teki juuri sen, mihin se pystyi. Siksi laskurin kysymykset kannattaa lukea yhtä tarkasti kuin sen vastaus.

Mitä hintalaskuri kysyy?

Tyypillinen hintalaskuri kysyy sivujen määrän, sivuston tyypin, tarvittavat toiminnot ja joskus aikataulun. Paremmat laskurit kysyvät lisäksi sisällön tuottamisesta, kielistä, kuvista, liitoksista muihin järjestelmiin ja ylläpidosta.

Kysymysten määrä kertoo laskurin tarkoituksesta. Kolmen kysymyksen laskuri on tehty antamaan nopea luku, ja se on usein houkutin yhteydenottoon. Kymmenen kysymyksen laskuri yrittää oikeasti arvioida, ja sen tulos on lähempänä todellisuutta, vaikka sen täyttäminen vie pidempään.

Hyvä laskuri myös kertoo, miksi se kysyy. Kun jokaisen kysymyksen vieressä lukee lyhyesti, miten vastaus vaikuttaa hintaan, täyttäjä oppii samalla, mistä sivuston hinta muodostuu. Se on laskurin arvokkain sivutuote.

Sivumäärä on huonoin yksittäinen kysymys

Sivumäärä on helpoin kysyä ja huonoin mittari. Viiden sivun sivusto voi olla muutaman päivän työ tai kuukausien projekti riippuen siitä, mitä sivuilla on.

Viiden sivun sivusto, jossa on etusivu, palvelut, hinnasto, yhteystiedot ja tietoa yrityksestä, on eri asia kuin viiden sivun sivusto, jossa yksi sivuista on ajanvaraus ja toinen verkkokauppa. Sivumäärä on sama, työmäärä ei ole lähelläkään.

Sivumäärä kertoo jotain vasta, kun sivut ovat samanlaisia. Kahdenkymmenen tuotesivun luettelo, jossa jokainen sivu noudattaa samaa pohjaa, voi lopulta olla pienempi työ kuin viisi täysin erilaista sivua. Siksi laskuri, joka laskee hinnan suoraan sivumäärän kertolaskuna, on melkein aina väärässä, suuntaan tai toiseen.

Mitkä kysymykset ratkaisevat hinnan?

Hinnan ratkaisevat eniten toiminnot, sisällön tuottaminen, kielet ja liitokset muihin järjestelmiin. Ulkoasun viimeistelyn taso vaikuttaa myös, mutta yleensä vähemmän kuin ostaja olettaa.

Jos laskuri ei kysy yhtäkään näistä, sen arvio on sivumäärän ja ulkoasun arvio. Se voi osua oikeaan yksinkertaisessa esittelysivustossa, mutta ei juuri missään muussa.

Toiminnot ovat oma hintaluokkansa

Toiminnot ovat se kohta, jossa laskurin arvio useimmin pettää. Ajanvaraus, verkkokauppa, jäsenalue, lippukauppa tai tarjouslomake, joka laskee hinnan, ovat jokainen oma pieni ohjelmistonsa, eivät yksi valintaruutu muiden joukossa.

Hyvä laskuri kysyy toiminnoista tarkentavia kysymyksiä. Ajanvarauksessa: montako työntekijää, montako palvelua, tarvitaanko ennakkomaksu ja muistutusviestit. Verkkokaupassa: montako tuotetta ja millaisia toimitus- ja maksutapoja. Ilman tarkennuksia valintaruutu kertoo vain, että toiminto on olemassa, ei sitä, kuinka suuri se on.

Toinen asia, joka kannattaa tietää: toiminto voidaan toteuttaa rakentamalla se sivustoon tai liittämällä siihen valmis palvelu. Liitetty palvelu on usein halvempi alussa ja maksaa kuukausimaksun, rakennettu on kalliimpi alussa ja jää sinulle. Laskuri, joka ei kysy tätä, joutuu olettamaan jommankumman.

Sisältö: kuka kirjoittaa ja kuka kuvaa

Kysymys siitä, onko sisältö valmiina, on laskurin tärkeimpiä ja useimmin väärin vastattuja. Moni ostaja vastaa, että tekstit ovat valmiina, koska vanhalla sivustolla on tekstiä. Vanha teksti on kuitenkin harvoin sellaisenaan käyttökelpoista uudella sivustolla.

Tekstien kirjoittaminen, kuvien hankinta ja sisällön järjestäminen vievät monessa projektissa enemmän aikaa kuin itse tekniikka. Jos laskuri olettaa sisällön valmiiksi ja todellisuudessa se kirjoitetaan projektin aikana, arvio on pielessä heti alussa.

Vastaa tähän kysymykseen rehellisesti. Jos tekstit ovat päässäsi mutta eivät paperilla, ne eivät ole valmiina. Jos kuvat ovat puhelimessa mutta niissä näkyy väärä vuodenaika tai vanha toimipaikka, niitä ei ole. Tarkka vastaus tässä kohdassa tekee arviosta käyttökelpoisen.

Kielet ja liitokset

Kielet ovat laskurissa usein yksi valintaruutu, vaikka jokainen lisäkieli tarkoittaa käännettyjä tekstejä, erikseen tarkistettuja sivuja, kielikohtaista hakukonetyötä ja jokaisen tulevan päivityksen tekemistä useaan kertaan. Kaksikielinen sivusto ei ole kaksinkertainen työ, mutta se on selvästi enemmän kuin yksikielinen.

Liitokset muihin järjestelmiin ovat vielä vaikeampia arvioida etukäteen. Kun sivusto hakee tietoja kassajärjestelmästä, lähettää tilaukset kirjanpitoon tai tallentaa yhteydenotot asiakasrekisteriin, työn määrä riippuu siitä, miten toinen järjestelmä on rakennettu ja millaisen rajapinnan se tarjoaa.

Rehellinen laskuri ei edes yritä hinnoitella liitoksia tarkasti. Se kysyy, tarvitaanko niitä, ja kertoo, että ne arvioidaan erikseen. Laskuri, joka antaa liitokselle kiinteän hinnan tietämättä, mihin järjestelmään liitetään, arvaa.

Miksi laskurin arvio ja lopullinen tarjous eroavat?

Laskurin arvio ja lopullinen tarjous eroavat, koska laskuri tietää vain sen, mitä siihen vastattiin, ja tarjous perustuu siihen, mitä keskustelussa selvisi. Ero ei yleensä johdu siitä, että joku yrittäisi huijata. Se johtuu siitä, että sivuston todellinen koko selviää vasta, kun siitä puhutaan.

Tyypillisiä syitä eroon ovat sisältö, joka ei ollutkaan valmiina, toiminto, joka osoittautui laajemmaksi kuin valintaruutu antoi ymmärtää, vanha sivusto, jonka siirto vaatii työtä, ja toive, joka syntyi vasta keskustelussa. Jokainen näistä on aito syy, mutta ostajan näkökulmasta ne näyttävät siltä, että hinta nousi.

Ero voi olla myös toiseen suuntaan. Joskus keskustelussa selviää, että puolet laskurissa valituista toiminnoista voidaan jättää pois tai toteuttaa yksinkertaisemmin. Silloin tarjous on laskuria pienempi, ja se on yhtä hyvä syy käydä keskustelu kuin mikään muu.

Mitä laskuri ei voi tietää

Laskuri ei tiedä, kuinka nopeasti päätökset tehdään. Projekti, jossa yksi ihminen päättää ja vastaa kysymyksiin samana päivänä, on eri projekti kuin sellainen, jossa jokainen teksti kiertää kolmen osakkaan kautta. Aikataulun venyminen on kustannus, jota laskuri ei näe.

Laskuri ei myöskään tiedä, missä kunnossa vanha sivusto on. Ovatko tunnukset tallessa, kenen nimissä verkkotunnus on, onko sisältö kopioitavissa vai pitääkö se kirjoittaa sivu kerrallaan uudelleen. Nämä selviävät vasta, kun joku katsoo.

Eikä laskuri tiedä, mitä et vielä tiedä haluavasi. Moni tarve syntyy vasta, kun näkee ensimmäisen luonnoksen. Se on normaalia, ja hyvä tarjous varaa sille tilaa tai kertoo selvästi, miten muutokset hinnoitellaan.

Kannattaako laskuriin luottaa?

Laskuriin kannattaa luottaa suuruusluokan osalta, ei tarkan hinnan osalta. Hyvä laskuri kertoo, puhutaanko pienestä esittelysivustosta vai isommasta kokonaisuudesta, ja se riittää budjetin alustavaan suunnitteluun.

Luotettavuus riippuu laskurista. Laskuri, joka kysyy sisällöstä, toiminnoista ja kielistä, antaa arvion, joka kestää keskustelun. Laskuri, joka kysyy vain sivumäärän ja ulkoasun tason, antaa luvun, joka on tehty näyttämään houkuttelevalta.

Kannattaa myös katsoa, antaako laskuri yhden luvun vai haarukan. Haarukka on rehellisempi, koska se myöntää, että arvio on arvio. Yksi tarkka luku ilman ehtoja lupaa enemmän kuin laskuri voi tietää.

Merkit luotettavasta laskurista

Luotettavan laskurin tunnistaa muutamasta asiasta, jotka näkyvät jo ennen kuin ensimmäiseenkään kysymykseen on vastattu.

• Se näyttää tuloksen heti. Luku tulee ruudulle, ei sähköpostiin myöhemmin.
• Se kertoo, mistä luku muodostuu. Näet, mikä valinta nosti arviota ja kuinka paljon.
• Se kertoo, mitä arvioon ei sisälly. Esimerkiksi sisällön tuottaminen, liitokset tai ylläpito.
• Se antaa haarukan. Ei yhtä lukua, joka näyttää sopimukselta.
• Se kysyy tarkentavia kysymyksiä. Valintaruudun jälkeen tulee kysymys siitä, kuinka laaja toiminto on.

Jos laskuri täyttää nämä, sen tulokseen voi nojata budjettia suunnitellessa. Jos se ei täytä yhtäkään, sitä kannattaa pitää yhteydenottolomakkeena, jossa on liukusäätimiä.

Laskuri, joka on oikeasti yhteydenottolomake

Osa hintalaskureista ei laske mitään. Ne kysyvät kymmenen kysymystä ja pyytävät lopuksi sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron, jotta tulos voidaan lähettää. Tulos tulee myyjän soittona.

Tämä ei ole kiellettyä eikä välttämättä huonoa. Joskus tarve on niin monimutkainen, ettei mikään laskuri osaa arvioida sitä, ja keskustelu on oikea seuraava askel. Silloin se pitää kuitenkin sanoa suoraan eikä kutsua lomaketta laskuriksi.

Ostajana kannattaa huomata ero ennen kuin täyttää kentät. Jos haluat vain suuruusluokan, etsi laskuri, joka näyttää tuloksen ilman yhteystietoja. Jos olet valmis keskustelemaan, lomake on ihan hyvä tapa aloittaa, kunhan tiedät, että luku tulee vasta keskustelun jälkeen.

Miten laskuria käytetään tarjousten vertailuun?

Laskuria käytetään tarjousten vertailuun niin, että kirjaat laskurin kysymykset ja omat vastauksesi ylös ja lähetät samat vastaukset jokaiselle tarjoajalle. Silloin jokainen tarjous perustuu samaan kuvaukseen, ja vertaat hintoja etkä tulkintoja.

Laskurin kysymykset ovat valmis runko tarjouspyynnölle. Montako sivua, mitkä toiminnot, kuka tuottaa sisällön, montako kieltä, mitkä liitokset ja kuka ylläpitää. Kun nämä on kirjoitettu auki, tarjoajan on vaikea jättää jotain pois tai lisätä jotain, mitä et pyytänyt, ilman että se näkyy.

Kun tarjoukset tulevat, vertaa niitä rivi riviltä laskurin vastauksiin. Jos yksi tarjous on selvästi muita halvempi, tarkista ensimmäisenä, puuttuuko siitä jokin kohta, esimerkiksi sisällön tuottaminen tai ylläpito. Useimmiten iso hintaero selittyy sillä, että tarjoukset kattavat eri asiat.

Laskurin arviota voi käyttää myös tarkistuksena. Jos kaikki tarjoukset ovat moninkertaisia laskurin arvioon nähden, joko laskuri oli liian optimistinen tai vastauksesi olivat liian suppeita. Kumpikin on hyödyllinen tieto ennen kuin allekirjoitat mitään.

Käytä samoja vastauksia kaikkialla

Yleisin virhe vertailussa on se, että jokaiselle tarjoajalle kerrotaan tarve vähän eri tavalla. Yhdelle mainitaan verkkokauppa, toiselle ei, ja kolmannelle kerrotaan, että tekstit ovat valmiina, vaikka ne eivät ole. Tarjoukset eroavat, ja syy on kuvauksessa eikä hinnoittelussa.

Kirjoita siksi tarpeesi yhdeksi dokumentiksi, johon olet vastannut laskurin kysymyksiin, ja lähetä sama dokumentti kaikille. Lisää loppuun kysymys siitä, mitä tarjoukseen ei sisälly. Vastaus siihen on usein tarjouksen tärkein kohta.

Kannattaa myös pyytää jokaista tarjoajaa kertomaan, jos jokin vastauksistasi näyttää heidän mielestään epärealistiselta. Hyvä tekijä sanoo sen suoraan, esimerkiksi että kolmen viikon aikataulu ei riitä kahdelle kielelle. Se on arvokkaampaa tietoa kuin alin hinta.

Jos haluat laskurin omalle sivustollesi

Samat periaatteet pätevät, jos harkitset hintalaskuria omille palveluillesi. Hyvä laskuri kysyy ne muuttujat, jotka oikeasti muuttavat hintaa, näyttää tuloksen heti ilman sähköpostiosoitetta ja kertoo selvästi, mikä on arvio ja mikä luvattu hinta.

Laskuri toimii erityisesti aloilla, joissa asiakas epäröi soittaa, koska ei tiedä, onko hinta lähelläkään hänen budjettiaan. Kun hän näkee suuruusluokan itse, yhteydenotto tulee asiakkaalta, joka tietää jo, mitä on ostamassa. Miten tällainen laskuri rakennetaan omilla muuttujillasi ja kytketään suoraan varaukseen, on kuvattu hinta-arvion tuotesivulla.

Hintojen näyttämisestä verkkosivuilla yleisemmin on kirjoitettu hintojen julkaisemista käsittelevässä artikkelissa. Laskuri on yksi tapa kertoa hinnasta silloin, kun yksi luku ei riitä.

Yhteenveto

Kotisivujen hintalaskuri on hyvä työkalu suuruusluokan hahmottamiseen, kunhan se kysyy oikeat asiat: toiminnot ja niiden laajuuden, sisällön tuottamisen, kielet, liitokset, vanhan sivuston siirron ja ylläpidon. Pelkän sivumäärän perusteella laskettu luku on arvaus.

Arvio ja lopullinen tarjous eroavat, koska keskustelussa selviää asioita, joita laskuri ei voi tietää. Siksi laskurin arvokkain anti ei ole luku vaan kysymykset. Kirjoita omat vastauksesi niihin auki, lähetä samat vastaukset jokaiselle tarjoajalle ja vertaa tarjouksia niitä vasten.