Onko ilmaisia ajanvarausjärjestelmiä?

On, ja niitä on neljää eri tyyppiä: rajoitettu ilmaisversio maksullisesta järjestelmästä, varausalusta, joka ottaa maksunsa muuta kautta, yleisen kalenteripalvelun varaussivu ja avoimen lähdekoodin järjestelmä, jonka asennat itse. Ilmainen ajanvarausjärjestelmä on siis olemassa, mutta jokaisessa tyypissä jokin maksaa, ja kannattaa tietää mikä, ennen kuin asiakkaat tottuvat käyttämään sitä.

Rajoitettu ilmaisversio on yleisin. Saat perusvarauksen yhdelle tekijälle, ja kun tarvitset muistutuksia, toisen kalenterin tai oman ilmeen, siirryt maksulliseen pakettiin. Tämä on palvelun liiketoimintamalli, ei salaisuus.

Varausalusta on ilmainen tai lähes ilmainen yritykselle, koska se ansaitsee välityspalkkiolla, näkyvyyspaketeilla tai sillä, että asiakas on sen asiakas. Kalenteripalvelun varaussivu tulee usein kaupan päälle toimisto-ohjelmiston mukana ja riittää yksinkertaiseen käyttöön. Avoin lähdekoodi on lisenssiltään ilmainen, mutta palvelin, asennus, päivitykset ja tietoturva ovat sinun vastuullasi.

Kuka maksaa, jos sinä et

Ohjelmiston tekeminen ja ylläpitäminen maksaa aina jollekulle. Kun järjestelmä on sinulle ilmainen, kustannus katetaan jollain muulla, ja se kannattaa tunnistaa, koska se määrää, mihin suuntaan palvelu kehittyy.

Vaihtoehtoja on muutama. Osa käyttäjistä maksaa lisäominaisuuksista, ja ilmaisversio on heille näyteikkuna. Tai alusta ottaa osuuden varauksista. Tai asiakkaidesi yhteystiedot ja huomio ovat se, mitä palvelu myy eteenpäin, esimerkiksi näyttämällä kilpailijoitasi samassa näkymässä. Tai maksat omalla ajallasi, kuten avoimen lähdekoodin järjestelmässä.

Mikään näistä ei ole väärin. Ongelma syntyy vain, jos malli selviää vasta sen jälkeen, kun kaikki asiakkaasi varaavat sen kautta ja vaihtaminen on vaikeaa.

Mitä ilmaisesta puuttuu?

Ilmaisesta puuttuvat tavallisesti tekstiviestimuistutukset, useampi tekijä tai resurssi, oma ilme ja oma osoite, maksut ja ennakkomaksut, tietojen vienti ja henkilökohtainen tuki. Tarkka lista vaihtelee palvelusta toiseen, mutta nämä ovat ne kohdat, joihin ilmaisversion raja yleensä vedetään.

Raja ei ole sattumaa. Se vedetään juuri siihen kohtaan, jossa yritys alkaa kasvaa ja järjestelmä muuttuu tärkeäksi. Yhden hengen toiminimi pärjää ilman niitä. Kun palkkaat toisen tekijän tai huomaat, että tyhjiä aikoja jää, tarvitset juuri sen, mikä puuttuu.

Muita tavallisia rajoituksia ovat varausten enimmäismäärä kuukaudessa, palvelun nimi ja logo varaussivulla, rajoitettu määrä palveluita, puuttuvat tauot ja puskuriajat varausten välillä sekä se, ettei varauslomakkeeseen voi lisätä omia kysymyksiä. Jokainen näistä on pieni, ja yhdessä ne ratkaisevat, näyttääkö varaus sinun yritykseltäsi vai jonkun toisen.

Tekstiviestimuistutus on se, joka yleensä maksaa

Jos ilmaisesta versiosta puuttuu vain yksi asia, se on yleensä tekstiviestimuistutus. Syy on yksinkertainen: jokainen tekstiviesti maksaa palveluntarjoajalle, joten sitä ei voi antaa ilmaiseksi rajattomasti.

Sähköpostimuistutus on usein mukana ilmaiseksi, ja se on parempi kuin ei mitään. Sähköposti jää kuitenkin helpommin huomaamatta kuin tekstiviesti, varsinkin jos se päätyy mainosten sekaan tai roskapostiin. Palvelualalla, jossa yksi tyhjä aika on suoraan pois päivän tuloista, ero näkyy.

Muistutuksen merkitys riippuu siitä, kuinka paljon saapumatta jättämisiä sinulla on. Miten niitä vähennetään ja mitä ne maksavat, on käyty läpi artikkelissa Peruutukset ja saapumatta jättämiset. Jos poisjääntejä on vähän, ilmainen versio ilman tekstiviestejä voi riittää pitkään. Jos niitä on joka viikko, tekstiviestit maksavat itsensä takaisin nopeammin kuin mikään muu ominaisuus.

Kuka omistaa asiakastiedot?

Asiakastiedot ovat käytännössä sinun vain, jos palvelun ehdot sanovat niin ja saat tiedot ulos käyttökelpoisessa muodossa. Moni olettaa, että koska asiakkaat ovat hänen, myös tiedot ovat, mutta ratkaisevaa on se, mitä ehdoissa lukee ja mitä järjestelmästä saa vietyä pois.

Tietosuojan näkökulmasta ero on tämä. Kun käytät varausjärjestelmää omien asiakkaidesi varaamiseen, olet yleensä rekisterinpitäjä ja palvelu käsittelee tietoja sinun puolestasi. Silloin palvelun kanssa tarvitaan käsittelysopimus, ja palvelu saa käyttää tietoja vain sovittuun tarkoitukseen.

Varausalustalla tilanne voi olla toinen. Asiakas luo tilin alustalle, ja alustalla on oma suhteensa häneen. Se voi lähettää hänelle markkinointia, suositella muita yrityksiä ja säilyttää hänen tietonsa senkin jälkeen, kun sinä lopetat. Tätä eroa on käsitelty tarkemmin artikkelissa Ajanvaraus omalle sivustolle vai alustalle: kenen asiakas se on.

Ilmaisuus ei itsessään kerro, kumpi malli on kyseessä. Sen kertovat ehdot, ja ne kannattaa lukea ennen ensimmäistä varausta.

Mitä ehdoista kannattaa etsiä

Ehtoja ei tarvitse lukea kannesta kanteen. Riittää, että etsit vastaukset näihin kohtiin, ja se vie vähemmän aikaa kuin yksi asiakaspuhelu.

  • Saatko asiakasrekisterin ja varaushistorian ulos, ja missä muodossa?
  • Onko tarjolla käsittelysopimus, ja kuka on rekisterinpitäjä?
  • Missä tiedot säilytetään ja kuinka kauan tilin sulkemisen jälkeen?
  • Saako palvelu markkinoida asiakkaillesi, myös muiden yritysten palveluita?
  • Voiko palvelu muuttaa ilmaisversion sisältöä, ja millä varoitusajalla?
  • Näkyykö varaussivulla muiden yritysten mainoksia tai suosituksia?

Jos jokin näistä jää auki, kysy palvelulta kirjallisesti. Vastaus tai sen puuttuminen kertoo, millaisen kumppanin kanssa olet tekemisissä.

Ilmainen tänään, maksullinen huomenna

Ilmaisversion sisältö ei ole pysyvä. Palvelu voi siirtää ominaisuuden maksulliseen pakettiin, pienentää varausten enimmäismäärää tai lopettaa ilmaisversion kokonaan. Se on sen oikeus, ja se on tapahtunut monelle ohjelmistolle.

Muutos tuntuu pahimmalta silloin, kun järjestelmä on jo kiinni arjessa. Varauslinkki on sivustolla, yritysprofiilissa ja asiakkaiden viesteissä, henkilökunta osaa käyttää järjestelmää, ja vakioasiakkaat varaavat sen kautta. Siinä vaiheessa hinta ei ole enää neuvottelukysymys, koska vaihtaminen maksaa enemmän kuin maksaminen.

Tätä ei voi estää, mutta sen voi ottaa huomioon. Valitse ilmainen järjestelmä, josta on tarjolla myös maksullinen versio, jonka hinnan tiedät etukäteen ja jonka olisit valmis maksamaan. Silloin muutos on laskelma eikä yllätys.

Mitä vaihtaminen myöhemmin maksaa

Järjestelmän vaihtaminen on helpointa silloin, kun varauksia on vähän, ja vaikeinta silloin, kun sitä eniten tarvitaan. Siksi vaihtamisen hinta kannattaa ymmärtää jo valintavaiheessa.

Vaihdossa siirretään tulevat varaukset, jotta kukaan ei tule väärään aikaan tai jää ilman aikaa. Asiakasrekisteri siirretään, jos se saadaan ulos. Varauslinkit vaihdetaan kaikkialle, missä ne ovat, ja vanhat linkit ohjataan uuteen paikkaan, jos se on mahdollista. Henkilökunta opettelee uuden näkymän, ja vakioasiakkaat opettelevat uuden tavan varata.

Tavallisin ongelma on, että vanhasta järjestelmästä saa ulos vain nimet ja puhelinnumerot, ei varaushistoriaa eikä muistiinpanoja. Ne ovat usein arvokkain osa, koska niissä lukee, mitä asiakkaalle on tehty ja mitä hän toivoo. Tarkista vienti ennen kuin sitä tarvitset, vaikka vain kokeilemalla sitä kerran.

Milloin ilmainen riittää?

Ilmainen riittää, kun teet töitä yksin, palveluita on muutama ja niiden kesto on vakio, varauksia on viikossa kohtuullisesti ja poisjäännit ovat harvinaisia. Silloin maksullisen lisäominaisuudet ratkaisevat ongelmia, joita sinulla ei vielä ole.

Ilmainen sopii myös kokeiluun. Jos et tiedä, varaavatko asiakkaasi verkossa vai soittavatko mieluummin, ilmainen järjestelmä kertoo sen muutamassa kuukaudessa ilman investointia. Jos verkkovaraukset jäävät vähiin, säästit rahasi. Jos ne yleistyvät, tiedät mitä tarvitset.

Kolmas tilanne on sivutoiminen yritys tai kausiluonteinen palvelu, jossa varauksia on vain osan vuodesta. Maksullinen järjestelmä, josta maksetaan ympäri vuoden, voi olla tällöin kalliimpi kuin sen tuoma hyöty.

Milloin ilmainen tulee kalliiksi

Ilmainen tulee kalliiksi, kun siitä puuttuva ominaisuus alkaa maksaa enemmän kuin maksullinen versio. Tavallisimmin se tapahtuu kolmella tavalla.

Ensimmäinen on poisjäännit. Jos asiakkaita jää saapumatta, koska muistutusta ei tullut, jokainen tyhjä aika on menetetty tulo, ja niitä kertyy kuukaudessa enemmän kuin huomaa.

Toinen on kasvu. Kun tekijöitä on kaksi tai kolme, jokainen tarvitsee oman kalenterinsa, ja palveluihin tulee tiloja tai laitteita, jotka varataan samaan aikaan tekijän kanssa. Ilmaisversiossa tätä ei yleensä voi tehdä, ja kalenteria aletaan hoitaa käsin varausjärjestelmän rinnalla, mikä tuottaa päällekkäisyyksiä.

Kolmas on ennakkomaksu. Jos palvelusi on pitkä tai kallis, ja poisjäänti maksaa paljon, tarvitset mahdollisuuden periä varausmaksu. Ilmaisversioissa maksut puuttuvat usein kokonaan, ja silloin ainoa keino on luottaa asiakkaaseen.

Laske, mitä ilmainen oikeasti maksaa

Ilmaisen järjestelmän todellinen hinta on se, mitä puuttuvat ominaisuudet maksavat sinulle. Sen voi laskea karkeasti yhdessä illassa omista luvuista.

Laske ensin kuukauden poisjäännit ja kerro ne keskimääräisellä hinnalla. Lisää siihen aika, jonka käytät muistutusten lähettämiseen käsin, peruutusten hoitamiseen puhelimessa ja päällekkäisten varausten selvittämiseen. Arvioi vielä, montako varausta jää tekemättä, koska varaussivu näyttää vieraalta tai vaatii rekisteröitymisen.

Vertaa summaa maksullisen version kuukausihintaan, jonka palvelu kertoo sivuillaan. Jos ilmainen maksaa sinulle enemmän kuin maksullinen, laskelma on tehty. Jos vähemmän, ilmainen on oikea valinta, ja voit tehdä saman laskelman uudestaan puolen vuoden päästä.

Ilmainen järjestelmä ja oma sivusto

Ilmainen järjestelmä on yleensä erillinen sivu palvelun osoitteessa, ja sivustoltasi on siihen linkki. Asiakas siirtyy siis varatessaan pois sivustoltasi palveluun, jossa on eri ulkoasu ja usein palvelun oma logo.

Se ei estä varaamista, mutta osa asiakkaista epäröi siinä kohdassa, jossa ilme vaihtuu ja pyydetään luomaan tunnus. Lisäksi hakukoneessa näkyvyys kertyy palvelun sivulle eikä sinun sivustollesi, ja kävijätilastoista näet vain, että joku klikkasi varauslinkkiä, et sitä, varasiko hän.

Maksullisissa versioissa varauksen voi usein upottaa omalle sivulle tai liittää omaan osoitteeseen. Kokonaan omalla sivustolla toimiva varaus on vielä askel pidemmälle: se alkaa ja päättyy sinun osoitteessasi, ja asiakastiedot jäävät sinulle. Miltä se näyttää käytännössä, on kuvattu sivulla Ajanvaraus verkossa.

Mistä hinta muodostuu maksullisessa?

Maksullisen järjestelmän hinta muodostuu tavallisesti kuukausimaksusta, joka riippuu tekijöiden tai kalenterien määrästä, sekä erikseen laskutettavista tekstiviesteistä, maksunvälityksen kuluista ja mahdollisista varauskohtaisista maksuista. Lisäksi voi tulla kertaluonteinen käyttöönotto tai tietojen siirto vanhasta järjestelmästä.

Hintaa nostavat tekijöiden ja toimipisteiden määrä, maksut ja ennakkomaksut, yhteydet kassajärjestelmään tai asiakasrekisteriin, useampi kieli sekä monimutkaiset säännöt, kuten palvelut, jotka varaavat samaan aikaan tekijän ja tilan. Myös tuen taso vaikuttaa: sähköpostituki ja puhelintuki ovat eri hintaisia.

Kokonaan oma toteutus hinnoitellaan eri tavalla. Siinä maksat rakentamisesta, palvelimesta ja ylläpidosta, mutta et käyttäjä- tai varauskohtaisia maksuja. Se kannattaa vasta, kun varauksia on paljon tai kun palvelusi ei taivu valmiin järjestelmän muottiin.

Vertaa hintoja aina samalla käytöllä: sama määrä tekijöitä, varauksia ja tekstiviestejä kuukaudessa. Pelkkä aloitushinta kertoo vain, mistä laskelma alkaa.

Mitä kysyä ennen kuin otat ilmaisen käyttöön

Nämä kysymykset kannattaa käydä läpi ennen ensimmäistä varausta, koska sen jälkeen niihin vastaaminen on kalliimpaa.

  • Mitä ilmaisversioon kuuluu, ja mitä maksullinen lisää?
  • Paljonko maksullinen maksaa sillä käytöllä, jota odotan vuoden päästä?
  • Saanko asiakasrekisterin ja varaushistorian ulos milloin tahansa?
  • Kenen asiakas varaaja on, ja saako palvelu markkinoida hänelle?
  • Tuleeko muistutus, ja millä kanavalla?
  • Näkyykö varaussivulla muiden yritysten nimiä tai mainoksia?
  • Miltä varaaminen näyttää puhelimella, ja vaatiiko se rekisteröitymisen?

Kokeile lopuksi varaamista itse puhelimella niin kuin asiakas tekisi. Se kestää kaksi minuuttia ja näyttää enemmän kuin mikään esittely.

Yhteenveto

Ilmaisia ajanvarausjärjestelmiä on, ja ne ovat hyvä alku yksin toimivalle yrittäjälle, kokeiluun ja vähäiseen käyttöön. Jokaisessa niistä jokin kuitenkin maksaa: puuttuvat muistutukset, rajoitettu kasvu, vieras ilme, asiakkaiden jääminen alustalle tai oma aikasi.

Tärkeimmät asiat selviävät ehdoista ennen ensimmäistä varausta: saatko tiedot ulos, kenen asiakas varaaja on ja mitä maksullinen maksaa, kun sitä joskus tarvitset. Laske ilmaisen todellinen hinta omista poisjäänneistäsi ja ajastasi, ja vertaa sitä maksulliseen säännöllisesti.