Tarjouspohja: runko, joka tekee tarjouksesta nopean ja selkeän
Tarjouspohja on valmis runko, jonka varaan jokainen tarjous kirjoitetaan: asiakkaan tarve, ratkaisu ja sen rajaus, eritelty hinta, aikataulu, voimassaolo, ehdot ja ohje hyväksymiseen. Hyvä pohja nopeuttaa tarjouksen tekemistä ja estää unohtamasta asioita, jotka muuten selviävät vasta riitana. Tarjous voittaa, kun asiakas ymmärtää ensimmäiseltä sivulta, mitä hän saa, mitä se maksaa ja mitä hänen pitää tehdä seuraavaksi.
Pohja ei ole lomake, jonka kentät täytetään mekaanisesti. Se on muistilista ja valmis rakenne, johon kirjoitetaan jokaisen asiakkaan oma tilanne. Kun rakenne on aina sama, et mieti joka kerta, mitä tarjoukseen kuuluu, vaan käytät ajan siihen, mikä tässä työssä on erityistä.
Toinen puoli on laskenta. Tarjouspohja kertoo, miltä tarjous näyttää, ja tarjouslaskenta sen, pitääkö hinta. Kumpikin tarvitsee omat valmiit pohjansa, ja ne kannattaa kytkeä toisiinsa niin, ettei samoja lukuja kirjoiteta kahteen kertaan.
Mitä hyvässä tarjouksessa pitää olla?
Hyvässä tarjouksessa pitää olla asiakkaan tarve, ratkaisu, rajaus, eritelty hinta, aikataulu, voimassaolo, maksuehdot, muut ehdot, ohje hyväksymiseen ja yhteyshenkilö. Taulukko näyttää, mitä kuhunkin osioon kirjoitetaan ja mitä se estää.
| Osio | Mitä siihen kirjoitetaan | Mitä se estää |
|---|---|---|
| Tunniste | Tarjouksen numero, päivämäärä ja asiakkaan nimi | Sekaannuksen versioiden välillä |
| Asiakkaan tarve | Mitä asiakas pyysi, mahdollisimman lähellä hänen omia sanojaan | Tunteen, että tarjous on kirjoitettu jollekulle muulle |
| Ratkaisu | Mitä teet ja millä tavalla | Sen, että asiakas vertaa pelkkiä loppusummia |
| Rajaus | Mitä tarjoukseen ei sisälly | Riidat lisätöistä |
| Hinta | Erittely, josta näkee mistä hinta koostuu, ja arvonlisävero selvästi | Epäluulon ja turhat kysymykset |
| Aikataulu | Aloitus ja valmistuminen sidottuna hyväksymisen päivään | Lupauksen, jota et voi pitää |
| Voimassaolo | Päivämäärä, johon asti tarjous sitoo | Vanhan hinnan hyväksymisen puolen vuoden päästä |
| Maksuehdot | Maksuerät, eräpäivät ja mahdollinen ennakkomaksu | Kassavirran yllätykset |
| Muut ehdot | Muutostyöt, takuu ja mahdolliset yleiset sopimusehdot | Tulkintariidat |
| Hyväksyminen | Miten ja kenelle hyväksyntä ilmoitetaan | Sen, että kauppa jää kiinni käytännön kitkaan |
| Yhteyshenkilö | Nimi, puhelin ja sähköposti | Sen, että kysymykset jäävät kysymättä |
Kaikkea ei tarvitse kirjoittaa pitkästi. Pienessä työssä tarjous mahtuu yhdelle sivulle, kunhan jokainen rivi on mukana. Isossa työssä erittely ja ehdot voivat olla liitteinä, mutta ensimmäinen sivu kertoo silti olennaisen.
Ensimmäinen sivu ratkaisee
Tarjouksen lukee usein ihminen, joka ei ollut paikalla, kun työstä puhuttiin: puoliso, talousjohtaja tai taloyhtiön hallitus. Hän lukee ensimmäisen sivun ja ehkä hinnan. Siksi ensimmäiselle sivulle kuuluvat tarve, ratkaisu, hinta, aikataulu ja seuraava askel.
Aloita asiakkaan tilanteesta, älä yrityksesi esittelystä. Lause, joka kertoo, että asiakas halusi uusia kylpyhuoneen ennen joulua ilman, että perhe muuttaa pois, vakuuttaa enemmän kuin kappale yrityksen historiasta. Se näyttää, että kuuntelit.
Kirjoita ratkaisu asiakkaan kielellä. Ammattisanat ovat tarpeen erittelyssä, mutta ensimmäisellä sivulla ne siirtävät tulkinnan asiakkaalle, ja asiakas tulkitsee epävarmuuden riskiksi.
Rajaus: mitä tarjoukseen ei sisälly
Rajaus on tarjouksen aliarvostetuin kohta. Kun kirjoitat, mitä hintaan ei kuulu, lisätyöstä tulee sovittu asia eikä yllätys. Remontissa se voi olla vanhojen rakenteiden piilevät vauriot, verkkosivuprojektissa tekstien kirjoittaminen, siivouksessa ikkunoiden pesu.
Kirjoita myös oletukset, joihin hinta perustuu. Esimerkiksi: hinta olettaa, että lattian alusrakenne on kunnossa, tai että asiakas toimittaa kuvat valmiina. Jos oletus ei pidä, molemmat tietävät jo etukäteen, että hinta tarkistetaan.
Hyvä rajaus ei ole pienellä kirjoitettu varaus. Se on selkeä lista, jonka asiakas lukee ennen hyväksymistä, ja se suojaa myös asiakasta, koska hän tietää, mitä kysyä muilta tarjoajilta.
Miten tarjouksen hinta lasketaan?
Tarjouksen hinta lasketaan kustannuksista ylöspäin ja tarkistetaan sen jälkeen siitä, mitä vastaavat työt ovat aiemmin maksaneet. Kustannuspohjainen laskenta etenee tässä järjestyksessä:
- Materiaalit ja tarvikkeet hankintahintaan, lisättynä hävikillä.
- Työtunnit arvioituna työvaiheittain ja kerrottuna tuntihinnalla, joka kattaa kaikki kulut.
- Alihankinnat ja laitevuokrat.
- Muut kulut, kuten matkat, rahdit, jätemaksut ja luvat.
- Riskivaraus asioille, joita et voi tietää ennen työn aloittamista.
- Kate, joka lasketaan myyntihinnasta.
Työtunnit arvioidaan vaiheittain, ei kokonaisuutena. Kun kylpyhuone jaetaan purkuun, vedeneristykseen, laatoitukseen ja asennuksiin, jokaisen vaiheen tunnit on helpompi arvioida, ja jälkikäteen näet, missä vaiheessa arvio petti.
Lopuksi tarkistus toiseen suuntaan. Jos laskettu hinta on selvästi korkeampi kuin vastaavat työt ovat aiemmin maksaneet, älä leikkaa katetta ensimmäisenä. Tarkista ensin rajaus ja työtapa, koska ero kertoo usein siitä, että tarjoat enemmän kuin asiakas pyysi.
Katteen ja lisäyksen ero
Tavallinen laskentavirhe on sekoittaa kate ja lisäys. Jos kustannukset ovat 80 ja lisäät niihin 20 prosenttia, hinta on 96 ja kate 16 eli vajaat 17 prosenttia myyntihinnasta. Jos haluat 20 prosentin katteen, jaa kustannukset luvulla 0,8, jolloin hinta on 100.
Ero näyttää pieneltä yhdessä tarjouksessa. Vuoden aikana se on se summa, joka puuttuu tililtä, vaikka kaikki työt tehtiin laskelman mukaan. Tarkista siksi laskentapohjastasi, lasketaanko kate myynnistä vai lisäys kustannuksista, ja nimeä sarake sen mukaan.
Tuntihinta, joka kattaa kaiken
Tuntihinta ei ole palkka jaettuna tunneilla. Siihen kuuluvat palkan sivukulut, auto, työkalut, vakuutukset, toimitila, ohjelmistot, lomat ja se aika, jota ei voi laskuttaa: tarjousten tekeminen, ajaminen, hankinnat ja laskutus.
Moni pieni yritys laskee tuntihinnan kaikista työtunneista, vaikka laskutettavia tunteja on selvästi vähemmän. Jos viikon neljästäkymmenestä tunnista laskutetaan vain osa, kaikkien kulujen pitää mahtua niihin tunteihin, jotka laskutetaan. Laske siksi tuntihinta laskutettavista tunneista, ja tarkista luku kerran vuodessa toteutuneesta.
Sama koskee tarjousten tekemistä. Jos kolmesta tarjouksesta yksi johtaa kauppaan, voittaneen työn hinnan pitää kattaa myös kahden hävityn tarjouksen tekeminen.
Kiinteä hinta, arvio vai laskutus toteutuneen mukaan
Kiinteä hinta on asiakkaalle selkein, ja sinä kannat riskin. Se sopii töihin, joiden laajuus on tiedossa, ja vaatii tarkan rajauksen. Kun jokin muuttuu, muutos hinnoitellaan erikseen sovitulla tavalla.
Laskutus toteutuneen mukaan sopii töihin, joiden laajuutta ei voi tietää etukäteen, kuten vanhan rakennuksen korjauksiin. Asiakkaan luottamus kasvaa, kun annat silti arvion ja kerrot, miten ja milloin raportoit kertyneistä tunneista.
Kuluttajalle annettu hinta-arvio ei ole vapaa arvaus. Kuluttajapalveluissa laki rajaa, kuinka paljon lopullinen hinta saa ylittää annetun arvion, joten arviota ei voi käyttää varaventtiilinä. Jos et pysty arvioimaan hintaa riittävän tarkasti, sano se ja sovi, miten asiakkaalle ilmoitetaan ennen kuin raja lähestyy.
Kannattaako tarjouslaskentaan käyttää Exceliä?
Kannattaa, kun tarjouksia on vähän ja ne ovat keskenään samanlaisia. Excel on joustava ja tuttu, ja hyvin rakennettu laskentapohja voi palvella vuosia. Ongelmat alkavat, kun tarjouksia on paljon, niitä tekee useampi ihminen tai niitä pitää seurata.
Tyypilliset ongelmat ovat nämä:
- Kaava rikkoutuu, kun joku kopioi rivin väärin, eikä kukaan huomaa sitä.
- Hinnasto on jokaisessa tiedostossa erikseen ja vanhenee eri tahtiin.
- Vanhan tarjouksen pohjalta tehtyyn uuteen jää edellisen asiakkaan nimi tai vanha ehto.
- Versioita on useita, eikä kukaan tiedä, mikä lähti asiakkaalle.
- Tiedostoista ei näe, mitkä tarjoukset ovat auki ja mitkä on hyväksytty.
Jos jatkat Excelillä, rakenna se kestämään. Pidä hinnasto ja tuntihinnat omalla välilehdellään, lukitse kaavasolut, nimeä tiedosto tarjouksen numerolla ja versiolla ja tallenna lähetetty versio PDF:nä. Pidä lisäksi yhtä listaa kaikista tarjouksista tiloineen.
Kun lista alkaa jäädä päivittämättä tai samaa tarjousta muokkaa kaksi ihmistä, on aika siirtää tarjoukset järjestelmään, jossa hinnasto, tarjous ja seuranta ovat samassa paikassa.
Miten tarjouksen voimassaolo ja ehdot kirjoitetaan?
Voimassaolo kirjoitetaan päivämääränä, esimerkiksi näin: tarjous on voimassa 15.10.2026 asti. Muoto voimassa 30 päivää jättää auki, lasketaanko päivät tarjouksen päiväyksestä vai siitä, kun asiakas sai sen. Tarjous sitoo tekijäänsä, joten voimassaolo kannattaa mitoittaa niin, että pystyt pitämään hinnan ja aikataulun koko ajan.
Oikeustoimilain perusajatus on, että tarjous sitoo tarjoajaa ja että hyväksynnän pitää tulla tarjouksessa annetun ajan kuluessa. Jos aikaa ei ole annettu, vastaus pitää antaa kohtuullisessa ajassa, ja kohtuullisuudesta voi olla kahta mieltä. Jos asiakas hyväksyy tarjouksen muutoksin, esimerkiksi eri aikataululla tai pienemmällä hinnalla, se ei ole hyväksyntä vaan uusi tarjous, johon sinun pitää vastata.
Kirjoita ehtoihin ainakin nämä:
- Hintaperuste. Mihin hintatasoon materiaalit perustuvat ja miten muutos käsitellään, jos hinnat vaihtelevat.
- Aikataulu. Aloitus ja valmistuminen sidottuina hyväksymisen päivään, esimerkiksi aloitus kahden viikon kuluessa hyväksymisestä.
- Muutos- ja lisätyöt. Ne tehdään vain kirjallisesta tilauksesta ja hinnoitellaan sovitulla tuntihinnalla tai yksikköhinnoilla.
- Maksuehdot. Maksuerät sidottuina työn vaiheisiin ja mahdollinen ennakkomaksu materiaaleille.
- Yleiset sopimusehdot. Monella alalla on vakiintuneet ehdot, yritysten välisissä rakennusurakoissa esimerkiksi YSE 1998. Jos viittaat niihin, anna ne asiakkaalle luettaviksi.
Hinta kuluttajalle ja yritykselle
Kuluttajalle hinta ilmoitetaan aina arvonlisäveroineen. Yritysasiakkaalle hinnat ilmoitetaan yleensä ilman arvonlisäveroa, ja se kirjoitetaan tarjoukseen niin selvästi, ettei kukaan voi lukea summaa väärin.
Jos asiakas hakee kotitalousvähennystä, eritä työn osuus jo tarjouksessa, koska vähennys koskee vain työtä. Asiakas laskee silloin oman hintansa itse, ja tarjouksesi näyttää valmiiksi mietityltä.
Jos kauppa tehdään asiakkaan kotona, kyse voi olla kotimyynnistä, jossa kuluttajalla on peruuttamisoikeus. Tarkista säännöt ennen kuin sopimus allekirjoitetaan keittiön pöydän ääressä, ja kerro peruuttamisoikeudesta niin kuin laki edellyttää.
Miten tarjousten seuranta hoidetaan?
Tarjousten seuranta hoidetaan antamalla jokaiselle lähetetylle tarjoukselle seuraava toimenpide ja päivämäärä heti lähetyshetkellä. Silloin perään soittaminen ei ole muistin tai rohkeuden varassa. Alla on yksi esimerkkirytmi, ei sääntö. Muokkaa sitä oman alasi ja tarjouksen koon mukaan.
| Milloin | Mitä | Miksi |
|---|---|---|
| Lähetyspäivänä | Lyhyt viesti: tarjous on lähetetty ja tässä on yhteyshenkilö | Asiakas tietää, keneltä kysyä |
| Pari päivää lähettämisestä | Soitto: tuliko tarjous perille ja heräsikö kysymyksiä | Kysymykset tulevat esiin ennen kuin niistä tulee epäröintiä |
| Noin viikon päästä | Kysymys päätöksen aikataulusta ja siitä, kuka päättää | Tiedät, milloin palata asiaan |
| Ennen voimassaolon päättymistä | Muistutus voimassaolosta | Luonteva syy ottaa yhteyttä |
| Päätöksen jälkeen | Kiitos ja syyn kysyminen, myös kielteisen päätöksen jälkeen | Opit, miksi voitat ja miksi häviät |
Kun tarjoukset ovat asiakashallinnassa, jokaisella avoimella tarjouksella on seuraava toimenpide päivämäärineen, ja maanantain lista kertoo, kenelle soitetaan. Samalla näet, kuinka paljon tarjouksia on auki ja mikä niiden yhteisarvo on.
Seurannan sävy ratkaisee. Soitto, joka alkaa kysymyksellä, tuliko tarjous perille ja jäikö jokin epäselväksi, on palvelua. Soitto, joka alkaa kysymyksellä, joko päätitte, on painostusta.
Mitä voittoprosentti kertoo
Kirjaa jokaisesta ratkenneesta tarjouksesta lopputulos ja lyhyt syy. Muutaman kuukauden jälkeen näet voittoprosentin, ja se kertoo enemmän kuin mikään yksittäinen tarjous.
Jos lähes jokainen tarjous johtaa kauppaan, hinnoittelet todennäköisesti liian halvalla tai tarjoat vain varmoille asiakkaille. Jos vain harva johtaa kauppaan, teet tarjouksia asiakkaille, jotka eivät ole oikeasti ostamassa, tai tarjouksesi eivät erotu muista.
Jälkimmäisessä tapauksessa kannattaa karsia tarjouspyyntöjä ennen kuin niihin käytetään iltoja. Kysy jo ensimmäisessä puhelussa aikataulu, suuntaa-antava budjetti ja se, kuka päätöksen tekee. Vastaukset kertovat, kannattaako tehdä täysi tarjous vai riittääkö hinta-arvio.
Nopeus voittaa usein enemmän kuin hinta
Samana päivänä tuleva tarjous ehtii usein ratkaista asian ennen kuin kilpailijan tarjous saapuu viikon päästä. Asiakas on innostunut silloin, kun hän pyytää tarjousta, ja innostus laimenee odottaessa.
Nopeus syntyy valmiista osista. Kun tarjouspohjassa on vakiotekstit tavallisimmille töille, laskentapohjassa on ajantasainen hinnasto ja ehdot ovat valmiina, aikaa kuluu vain siihen, mikä tässä työssä on erilaista.
Pienissä ja toistuvissa töissä asiakas voi saada suuntaa-antavan hinnan jo verkkosivuilta hinta-arviolaskurilla. Silloin tarjouspyynnöt tulevat asiakkailta, jotka tietävät jo hintaluokan, ja täysi tarjous tehdään vain niille, jotka ovat oikeasti ostamassa.
Hyväksyminen yhdellä vastauksella
Tee hyväksymisestä niin helppoa kuin mahdollista. Kirjoita tarjouksen loppuun yksi selkeä ohje: vastaa tähän viestiin tai hyväksy tarjous linkistä. Jos hyväksyminen vaatii tulostamista, allekirjoittamista ja skannaamista, osa kaupoista jää tekemättä pelkän vaivan takia.
Sähköinen hyväksyntä tai allekirjoitus jättää samalla jäljen siitä, mikä tarjouksen versio hyväksyttiin ja milloin. Mitä eri allekirjoitustasot tarkoittavat ja milloin niitä tarvitaan, käy ilmi sähköisistä lomakkeista ja allekirjoituksesta kertovasta artikkelista.
Yhteenveto
Tarjouspohja on muistilista ja rakenne, joka tekee jokaisesta tarjouksesta nopean ja selkeän. Ensimmäiselle sivulle kuuluvat asiakkaan tarve, ratkaisu, hinta, aikataulu ja seuraava askel, ja rajaus kertoo, mitä hintaan ei sisälly.
Hinta lasketaan kustannuksista ylöspäin tuntihinnalla, joka kattaa myös laskuttamattoman ajan, ja kate lasketaan myyntihinnasta eikä kustannuksista. Voimassaolo kirjoitetaan päivämääränä, koska tarjous sitoo tekijäänsä.
Seuranta hoidetaan antamalla jokaiselle tarjoukselle seuraava toimenpide heti lähetyshetkellä. Kun lopputulokset ja syyt kirjataan, voittoprosentti kertoo, onko ongelma hinnassa, nopeudessa vai siinä, kenelle tarjouksia tehdään.