Sivuilla käy kolme eri lukijaa

Insinööritoimiston nettisivuilla on kolme yleisöä, ja ne haluavat eri asioita samalta sivustolta. Tilaaja etsii todistetta siitä, että vastaava työ on tehty ennenkin. Hakija etsii työpaikkaa. Kumppani tai päähankkija tarkistaa, onko toimisto olemassa oikeasti.

Näistä ensimmäinen ratkaisee liikevaihdon ja toinen ratkaisee sen, pystyykö liikevaihto kasvamaan. Useimmilla suunnittelutoimistoilla sivusto palvelee kohtalaisesti ensimmäistä ja unohtaa toisen kokonaan.

Kolmas yleisö on helppo unohtaa, mutta se on se, joka kaataa kaupan hiljaa. Kun iso talo tarkistaa uuden toimittajan, se katsoo yhteystiedot, y-tunnuksen, vastuuhenkilöt ja sen, onko sivustoa päivitetty tällä vuosikymmenellä.

Sivusto rakennetaan siis kolmelle polulle: kohteet, työpaikat ja yritystiedot. Kaikki muu on näiden tukea.

Referenssit ovat koko myyntipuhe

Suunnittelualalla referenssi on ainoa argumentti, jota tilaaja oikeasti punnitsee. Kaikki toimistot kertovat olevansa kokeneita, ja vain kohdelista erottaa ne toisistaan.

Toimiva referenssi kertoo viisi asiaa: mikä kohde, mikä oli teidän osuutenne, mikä oli kokoluokka esimerkiksi neliöinä tai tehona, mikä oli hankalaa ja miten se ratkaistiin, sekä milloin työ tehtiin. Neljäs kohta on se, jonka ammattilainen lukee, ja se on se, joka puuttuu lähes aina.

Kohteita kannattaa olla selattava määrä ja niiden pitää olla suodatettavissa tyypin mukaan. Tilaaja etsii omaa kohdettaan muistuttavaa työtä, ei parasta työtänne. Teollisuushallin rakennuttaja ei vakuutu kerrostalosta, vaikka se olisi kuinka hieno.

Kohdekortin ei tarvitse olla pitkä. Kolme kuvaa, kymmenen riviä tekstiä ja tekniset perustiedot riittävät, ja referenssien kerääminen ja esittäminen kannattaa tehdä järjestelmällisesti heti projektin päätyttyä eikä vuotta myöhemmin muistin varassa.

Osaaminen, pätevyydet ja ohjelmistot

Pätevyydet kerrotaan sivuilla henkilö kerrallaan ja vain siinä laajuudessa kuin ne ovat voimassa. Keksittyä tai vanhentunutta pätevyyttä ei kirjoiteta, koska tällä alalla se tarkistetaan.

Käytännössä toimiva tapa on lista, jossa jokaisen suunnittelijan kohdalla lukee nimi, vastuualue ja ne pätevyydet tai kelpoisuudet, jotka hänellä on. Jos toimistolla on sertifioitu laatujärjestelmä tai kolmannen osapuolen toteamia pätevyyksiä, ne mainitaan täsmällisesti eikä yleisenä lauseena laadusta.

Ohjelmistot ovat oma lukunsa ja ne kannattaa luetella. Tilaaja ja päähankkija haluavat tietää, millä ohjelmistoilla työskentelette, missä muodossa aineisto siirtyy ja pystyttekö toimittamaan tietomallin siinä muodossa kuin hankkeessa vaaditaan. Tämä on yksi konkreettisimmista syistä valita toimisto tai jättää valitsematta.

Yhteensopivuus kannattaa kirjoittaa auki ihan tavallisilla sanoilla. Mitä te tuotatte, missä muodossa te otatte vastaan ja mitä te teette, jos tilaajalla on eri ohjelmisto. Tämä yksi kappale säästää kaksi puhelua jokaisessa tarjouskilpailussa.

Rekrytointi samalla sivustolla

Suunnittelijoista on pula, ja se tarkoittaa, että sivuston toinen tehtävä on yhtä tärkeä kuin ensimmäinen. Rekrytointisivu kuuluu päävalikkoon eikä alatunnisteeseen.

Hakija lukee eri asioita kuin tilaaja. Häntä kiinnostavat hankkeiden tyyppi, tiimin koko, etätyön käytännöt, kuka on esihenkilö, miten perehdytys hoidetaan ja millaisilla ohjelmistoilla työskennellään. Ohjelmistolista palvelee tässä molempia yleisöjä samalla kertaa.

Avoin hakemus kannattaa olla auki jatkuvasti. Kokenut suunnittelija vaihtaa työpaikkaa silloin kun hänelle sopii, ei silloin kun teillä on ilmoitus auki, ja rekrytointisivu, joka tuo hakijoita toimii parhaiten silloin kun se on pystyssä ympäri vuoden.

Yksi asia erottaa hyvän rekrytointisivun keskinkertaisesta. Kerro, millaisia hankkeita hakija oikeasti tekisi ensimmäisen puolen vuoden aikana. Se vastaa siihen kysymykseen, jota kukaan ei uskalla haastattelussa kysyä.

Tarjouspyyntö isolta asiakkaalta

Iso tilaaja ei täytä lomaketta, jossa on kymmenen pakollista kenttää. Hän lähettää sähköpostin liitteineen tai soittaa. Sivuston pitää tehdä kumpikin helpoksi.

Käytännössä se tarkoittaa kolmea asiaa. Nimetty yhteyshenkilö suoralla numerolla ja sähköpostilla, ei yleistä osoitetta. Mahdollisuus liittää tiedostoja, koska tarjouspyyntö tulee harvoin ilman lähtötietoja. Ja lyhyt lista siitä, mitä lähtötietoja tarvitsette, jotta tarjous voidaan antaa.

Se viimeinen on se, joka nopeuttaa kauppaa eniten. Kun sivulla lukee, mitä te tarvitsette tarjouksen tekemiseen, ensimmäinen viesti sisältää ne jo, ja tarjous lähtee päivässä eikä viikossa.

Kerro myös, kuinka nopeasti vastaatte. Yksi työpäivä on lupaus, jonka voi pitää, ja se erottaa toimiston niistä, jotka vastaavat viikon kuluttua. Automaattinen vahvistus siitä, että viesti tuli perille, kuuluu samaan.

Mitä insinööritoimiston nettisivuilla pitää olla

Runko on kuusi kokonaisuutta, ja niiden pitää löytyä päävalikosta yhdellä silmäyksellä.

  • Palvelut, jokainen omalla sivullaan eikä yhtenä listana.
  • Referenssit, suodatettavina ja ajan tasalla.
  • Toimialat, jos työtä tehdään useammalle kuin yhdelle.
  • Ihmiset, nimillä, vastuualueilla ja suorilla yhteystiedoilla.
  • Työpaikat, myös silloin kun avoimia paikkoja ei ole.
  • Yhteystiedot ja yritystiedot, mukaan lukien y-tunnus ja laskutustiedot.

Tämän rungon päälle voi rakentaa artikkeleita, uutisia ja esittelyjä, mutta ilman sitä ne eivät auta. Uutispalsta, jonka viimeisin merkintä on kolmen vuoden takaa, on huonompi kuin ei uutisia lainkaan.

Toimialat kannattaa erottaa palveluista

Suunnittelutoimiston asiakas etsii harvoin palvelua nimeltä. Hän etsii jotakuta, joka on tehnyt hänen alansa kohteita.

Siksi sivustolla kannattaa olla kaksi tapaa kulkea. Palvelut kertovat mitä te teette, esimerkiksi rakennesuunnittelu, sähkösuunnittelu, automaatio, tuotekehitys tai projektinjohto. Toimialat kertovat kenelle, esimerkiksi teollisuus, elintarvikeala, energia, julkiset rakennukset tai logistiikka.

Toimialasivu on usein tehokkaampi kuin palvelusivu, koska se puhuu asiakkaan omalla kielellä ja koska se kerää referenssit yhteen paikkaan. Elintarviketehtaan laajennusta suunnitteleva lukee toimialasivun ja tarkistaa sieltä, että vastaavia kohteita on tehty.

Sama logiikka toimii naapurialoilla. Konepajan asiakas etsii kyvykkyyksiä samalla tavalla, ja konepajan sivujen rakenne on suunnittelutoimistolle hyödyllinen vertailukohta.

Salassapito ja se, mitä referenssistä saa kertoa

Osa hankkeista on sellaisia, ettei asiakasta saa nimetä. Se ei tarkoita, ettei kohteesta voisi kertoa mitään.

Nimeämätön referenssi toimii, kun siinä on riittävästi teknistä sisältöä. Toimiala, kohteen tyyppi, kokoluokka, teidän osuutenne, aikataulu ja ratkaistu ongelma riittävät, vaikka asiakkaan nimi puuttuisi. Ammattilainen lukee näistä sen mitä tarvitsee.

Lupa kannattaa kysyä järjestelmällisesti. Yksinkertaisin tapa on pyytää referenssilupa kirjallisesti projektin päättyessä, kun asiakas on tyytyväinen. Jälkikäteen kysyttynä vastaus on useammin ei, koska yhteyshenkilö on vaihtunut.

Mitä hinnoista kerrotaan

Suunnittelutyön hintaa ei voi julkaista hinnastona, ja harva odottaakaan sitä. Silti hinnoittelun rakenteesta voi kertoa, ja se erottaa toimiston vaisusta kilpailijasta.

Kerrottavissa ovat veloitusperusteet yleisellä tasolla: tehdäänkö työ tuntiveloituksella, kiinteällä hinnalla vai tavoitehinnalla, ja missä tilanteissa kutakin käytetään. Samoin se, laskutetaanko matkat ja miten muutostyöt käsitellään.

Erityisen hyödyllistä on kertoa, mitä esisuunnittelu tai lähtötietojen kartoitus maksaa ja miten se hyvitetään, jos hanke jatkuu. Se madaltaa ensimmäisen askeleen, ja se on se askel, jossa useimmat hankkeet jäävät ottamatta.

Ihmiset ovat tässä työssä se tuote

Tilaaja ei osta toimistoa vaan sen suunnittelijan, joka hänen hankkeensa tekee. Siksi henkilöesittelyt ovat suunnittelualalla sivuston tuottavin osa.

Jokaisesta tarvitaan kuva, nimi, vastuualue, suora numero ja sähköposti sekä muutama rivi siitä, millaisia kohteita hän on tehnyt. Yleinen info-osoite yksinään kertoo tilaajalle, ettei kukaan ota asiaa nimiinsä.

Kuvien kannattaa olla tavallisia ja samalla tyylillä otettuja. Työmaalla tai toimistossa otettu kuva toimii paremmin kuin studiomuotokuva, ja se kertoo samalla, millaisessa ympäristössä työtä tehdään.

Kuvat: työmaa, mittaus ja valmis kohde

Suunnittelutoimiston kuvat ovat helpompia kuin moni luulee, koska kohteet ovat valmiina olemassa. Ongelma on se, ettei niitä ole kuvattu.

Kolme kuvatyyppiä kantaa koko sivuston. Valmis kohde ulkoa ja sisältä, mieluiten sellaisesta kulmasta, joka kertoo kokoluokan. Työ käynnissä, koska se näyttää että olitte paikalla. Ja ihmiset työssään, koska se tekee toimistosta konkreettisen.

Käytännön ohje on yksinkertainen: sovi jokaisen projektin lopussa, että joku käy kuvaamassa kohteen. Se maksaa puoli päivää ja se tuottaa referenssin, joka myy vuosia.

Suunnitelmakuvat ja tietomallin kuvaruutukaappaukset ovat huono pääkuva. Ne ovat ammattilaiselle kiinnostavia yksityiskohtina, mutta sivun avaava kuva kannattaa olla valmiista kohteesta.

Löytyminen: B2B-haku on eri kuin kuluttajahaku

Hakumäärät ovat tällä alalla pieniä ja yksittäisen kävijän arvo on suuri. Yksi oikea kävijä voi olla kymmenien tuhansien eurojen hanke, joten sivuston tehtävä on löytyä harvoista mutta tarkoista hauista.

Nämä haut ovat pitkiä ja teknisiä. Rakennesuunnittelu ja paikkakunta, teollisuuden sähkösuunnittelu, kantavien rakenteiden tarkastus, tietomallipohjainen suunnittelu ja vastaavat. Näihin vastataan omilla palvelusivuilla ja toimialasivuilla, ei etusivulla.

Ostoprosessi on myös pitkä, ja sama ihminen käy sivuilla useita kertoja ennen yhteydenottoa. B2B-haun erot kuluttajapuoleen kannattaa ymmärtää ennen kuin sivustolta odotetaan kävijämääriä, koska tällä alalla oikea mittari on yhteydenottojen laatu eikä liikenteen määrä.

Sivusto kestää tarkastuksen

Kun iso talo ottaa uuden toimittajan, joku tarkistaa perustiedot. Sivuston pitää kestää se ilman että kenenkään tarvitsee soittaa.

Yritystiedoista kuuluvat esille virallinen nimi, y-tunnus, kotipaikka, käyntiosoite, laskutusosoite ja verkkolaskutiedot. Nämä ovat tietoja, joita asiakkaan ostoreskontra etsii, ja niiden puuttuminen aiheuttaa viivettä ensimmäisessä laskussa.

Samaan kokonaisuuteen kuuluu ajantasaisuus. Vanhentunut henkilöstölista, poistuneen työntekijän sähköposti ja kolme vuotta sitten päivitetty uutinen kertovat tarkastajalle enemmän kuin mikään esittelyteksti.

Mitä sivuilta jää useimmiten puuttumaan

Suunnittelutoimistojen sivuilta puuttuu lähes aina sama kuusi asiaa, ja jokainen niistä on kirjoitettavissa yhdessä iltapäivässä.

  • Kohteen kokoluokka numeroina.
  • Se, mikä hankkeessa oli vaikeaa ja miten se ratkaistiin.
  • Ohjelmistot ja tiedostomuodot.
  • Nimetty yhteyshenkilö suoralla numerolla.
  • Lista siitä, mitä lähtötietoja tarjous vaatii.
  • Avoin hakemus silloin kun paikkoja ei ole auki.

Näiden lisääminen ei vaadi uutta sivustoa. Ne ovat tietoa, joka on jo olemassa tarjouksissa ja projektiraporteissa, ja joka on vain siirtämättä sivuille.

Suomi, ruotsi vai englanti

Kieliratkaisu on suunnittelualalla liiketoimintapäätös eikä muotoseikka. Se riippuu siitä, kuka hankkeista päättää.

Jos asiakkaina on kansainvälisiä teollisuusyrityksiä tai jos päähankkija on ulkomainen, englanninkielinen sivusto on käytännössä pakollinen. Päätöksentekijä istuu tällöin usein muualla kuin Suomessa, eikä hän arvioi toimistoa suomenkieliseltä sivulta.

Jos asiakkaat ovat kotimaisia kuntia, taloyhtiöitä ja rakennusliikkeitä, suomi riittää, ja rannikkoseudulla ruotsi kannattaa harkita. Kaksikielisellä alueella ruotsinkielinen sivu on konkreettinen kilpailuetu, koska harvalla kilpailijalla se on.

Käännöksen laatu ratkaisee tällä alalla enemmän kuin useimmilla. Tekninen termi väärin käännettynä kertoo lukijalle, ettei toimisto ole tehnyt vastaavia hankkeita. Referenssit ja palvelusivut kannattaa kääntää ihmisellä, ja uutiset voi jättää kokonaan kääntämättä.

Yhteenveto: kohteet myyvät, ihmiset sulkevat kaupan

Insinööritoimiston sivusto tekee työnsä, kun tilaaja löytää omaa hankettaan muistuttavan kohteen, näkee kuka sen teki ja saa sen ihmisen kiinni suoraan.

Referenssit ovat siksi ainoa osa sivustoa, jota kannattaa päivittää järjestelmällisesti. Jos aikaa on vain yhteen asiaan vuodessa, se on uusien kohteiden lisääminen.

Toinen puoli on rekrytointi, ja sen laiminlyönti näkyy vasta vuoden päästä. Toimisto, joka ei saa suunnittelijoita, ei pysty ottamaan vastaan sitä hanketta, jonka sivusto toi.