Mitä pitopalvelun verkkosivuilla pitää olla?

Pitopalvelun verkkosivuilla pitää olla esimerkkimenut tilaisuuksittain, hintojen perusteet, tieto siitä, mitä palveluun sisältyy, toiminta-alue, erityisruokavalioiden huomioiminen, omat kuvat ruoasta ja kattauksista sekä tarjouspyyntölomake, joka kysyy kerralla kaiken tarpeellisen. Näiden avulla juhlan järjestäjä pystyy päättämään, kannattaako juuri sinulta pyytää tarjous.

Pitopalvelua valitaan harvoin yhden sivun perusteella. Järjestäjä avaa useamman pitopalvelun sivut, vertaa menuja ja hintoja ja pyytää tarjouksen muutamalta. Sivujen tehtävä on päästä tälle listalle ja saada tarjouspyyntö, jossa on tarpeeksi tietoa hyvään tarjoukseen.

Sivujen ei tarvitse olla monimutkaiset. Kun menut, hinnat ja lomake ovat selkeitä ja kuvat omia, pieni pitopalvelu näyttää luotettavammalta kuin iso toimija, jonka sivuilla lukee vain ota yhteyttä.

Juhlan järjestäjä tekee tätä ensimmäistä kertaa

Moni pitopalvelun asiakas järjestää elämänsä ensimmäiset häät, valmistujaiset tai muistotilaisuuden. Hän ei tiedä, montako ruokalajia tarvitaan, sisältyvätkö astiat hintaan tai kuinka kauan tarjoilijat ovat paikalla. Hän ei myöskään tiedä, mitä pitäisi kysyä.

Tästä syntyy pitopalvelun sivujen suurin mahdollisuus. Kun sivuilla kerrotaan, miten tilaisuus etenee, mitä kannattaa päättää ennen tarjouspyyntöä ja mitä palveluun tavallisesti kuuluu, sivut tekevät saman työn kuin ensimmäinen puhelu. Järjestäjä luottaa siihen, joka opasti hänet alkuun.

Opastava sisältö tuo myös hakukävijöitä. Paljonko ruokaa valmistujaisiin tarvitaan tai miten muistotilaisuuden tarjoilu järjestetään ovat tyypillisiä asioita, joihin järjestäjä etsii vastausta ennen kuin hän etsii pitopalvelua.

Jokaiselle tilaisuudelle oma sivunsa

Häät, valmistujaiset, muistotilaisuudet ja yritysten tilaisuudet ovat eri tuotteita, ja niitä haetaan eri sanoilla. Kun jokaisella on oma sivunsa, jolla on sopivat menut, hinnan perusteet ja kuvat juuri siitä tilaisuudesta, sivu vastaa hakuun, kuten pitopalvelu häihin Jyväskylä, paremmin kuin yleinen palvelulista.

Tilaisuussivun alussa kerrotaan, mitä järjestäjä saa, esimerkiksi valmistujaisiin kahvitarjoilu tai noutopöytä, astiat ja toimitus paikan päälle. Sen jälkeen tulevat menut, hinnan perusteet, käytännön kysymykset ja tarjouspyyntö.

Muistotilaisuuden sivu kirjoitetaan eri sävyssä. Siellä ei myydä elämystä, vaan kerrotaan rauhallisesti ja lyhyesti, mitä tarjoilu sisältää, kuinka nopeasti sen voi järjestää ja kenelle soittaa. Surun keskellä oleva ihminen arvostaa sitä, että yksi puhelu riittää.

Pitopalvelun menut kirjoitetaan esimerkkeinä, joista näkee kokonaisuuden: alkuruoat, pääruoat, lisukkeet, jälkiruoka ja juomat. Kaksi tai kolme valmista menua kutakin tilaisuutta varten on helpompi vertailla kuin sadan ruokalajin lista, josta järjestäjän pitäisi koota menu itse.

Jokaisen menun yhteydessä kerrotaan, mitä voi vaihtaa. Jos pääruoan voi vaihtaa kalaan tai kasvisruokaan, se sanotaan. Kun järjestäjä näkee, että menua voi muokata, hän ei hylkää sitä yhden ruokalajin vuoksi.

Menut elävät vuodenaikojen mukaan, ja ne pitää pystyä päivittämään ilman erillistä tilausta tekijältä. Vanhentunut menu, jossa on kesän raaka-aineita marraskuussa, kertoo, ettei sivuja seurata.

Kannattaako hinnat julkaista?

Hinnat kannattaa julkaista, vaikka tarkka hinta selviää vasta tarjouksessa. Riittää, että kerrot menukohtaisen hinnan henkilöä kohden, vähimmäisvierasmäärän ja sen, mitä hintaan sisältyy. Järjestäjä tietää silloin, onko hän oikeassa hintaluokassa, ja tarjouspyynnöt tulevat niiltä, joiden budjettiin palvelu sopii.

Kun hintaa ei ole, järjestäjä arvaa. Osa olettaa hinnan korkeammaksi kuin se on ja jättää tarjouksen pyytämättä. Osa pyytää tarjouksen ja katoaa, kun hinta selviää, ja sinä olet käyttänyt tarjouksen laskemiseen puoli tuntia. Hinnan julkaiseminen karsii molemmat.

Hinnan julkaisemisen vastaväitteitä ja tapoja kertoa hinnasta ilman tarkkaa lukua on käsitelty artikkelissa kannattaako hinnat julkaista verkkosivuilla. Pitopalvelussa luontevin muoto on hinta henkilöä kohden, koska juuri sillä luvulla järjestäjä laskee budjettinsa.

Mistä pitopalvelun hinta muodostuu

Hinta henkilöä kohden on vain osa kokonaisuutta, ja sivuilla kannattaa kertoa, mikä muu hintaan vaikuttaa. Kun järjestäjä tietää tämän etukäteen, lopullinen tarjous ei yllätä.

  • Vierasmäärä, koska pienellä määrällä kiinteät kulut jakautuvat harvemmalle.
  • Tarjoilumuoto, eli noutopöytä, pöytiin tarjoilu tai pelkkä toimitus.
  • Henkilökunta, eli tarjoilijoiden määrä ja paikalla oloaika.
  • Astiat, liinat ja kalusteet, jos ne tulevat pitopalvelulta.
  • Kuljetus ja matka, erityisesti toiminta-alueen ulkopuolelle.
  • Ajankohta, sillä kesälauantai sesongin huipulla on eri asia kuin marraskuun tiistai.
  • Jälkityöt, kuten astioiden keruu ja tilan siistiminen.

Yksityisasiakkaille hinnat näytetään verollisina, ja jos myyt myös yrityksille, kerro selvästi, kumpia hintoja sivulla on. Arvonlisäveroa koskeva epäselvyys saa tarjouksen helposti tuntumaan kalliimmalta kuin järjestäjä odotti.

Miten tarjouspyyntölomake tehdään?

Tarjouspyyntölomake tehdään niin, että se kysyy ne tiedot, joita ilman tarjousta ei voi laskea, eikä mitään muuta. Pitopalvelulle niitä ovat tilaisuuden laji, päivämäärä, arvioitu vierasmäärä, paikkakunta ja tila, tarjoilumuoto, erityisruokavaliot ja yhteystiedot.

  • Tilaisuus ja päivämäärä, jotta näet heti, onko päivä vapaana.
  • Vierasmäärä, arviokin riittää.
  • Paikka, eli paikkakunta ja se, onko tilassa keittiö.
  • Tarjoilumuoto, esimerkiksi noutopöytä, kahvitarjoilu tai pelkkä toimitus.
  • Erityisruokavaliot määrineen, esimerkiksi kaksi gluteenitonta ja yksi vegaaninen.
  • Lisäpalvelut, kuten tarjoilijat, astiat ja liinat.
  • Yhteystiedot ja toivottu yhteydenottotapa.

Budjettikenttä on valinnainen mutta hyödyllinen. Kun järjestäjä kertoo summan, voit ehdottaa menua, joka mahtuu siihen, eikä tarjouksesta tarvitse neuvotella kahta kierrosta.

Kaikkea ei kannata kysyä. Tarkka aikataulu, pöytäjärjestys ja juomien määrä selviävät keskustelussa. Jokainen ylimääräinen pakollinen kenttä on kohta, jossa osa järjestäjistä jättää lomakkeen kesken. Kenttien karsimisesta on kirjoitettu enemmän artikkelissa toimivasta yhteydenottolomakkeesta.

Lomakkeen jälkeen ratkaisee vastausnopeus

Järjestäjä pyytää tarjouksia usein samana iltana useammalta pitopalvelulta. Se, joka vastaa ensimmäisenä, saa ensimmäisen keskustelun, ja ensimmäinen keskustelu ratkaisee paljon.

Lomakkeen lähettämisen jälkeen järjestäjä saa heti vahvistuksen, jossa kerrotaan, milloin tarjous tulee. Lupaa vain se, minkä pystyt pitämään sesongin kiireisimpänäkin viikkona. Vuorokauden lupaus, joka pidetään, on parempi kuin kahden tunnin lupaus, joka ei toteudu.

Jos päivä on jo varattu, kerro se heti, vaikka et voisi tarjota mitään tilalle. Järjestäjä ehtii kysyä muualta ja muistaa sinut ensi kerralla yrityksenä, joka vastasi.

Varaustilanne ja sesongit näkyviin

Pitopalvelun kysyntä kasautuu. Valmistujaiset, kesän häät ja joulukauden yritystilaisuudet voivat täyttää kalenterin kuukausia etukäteen, eikä moni järjestäjä tiedä sitä ennen kuin kysyy.

Jos kesäkuun lauantaisi varataan yleensä jo alkuvuodesta, kerro se sivuilla. Järjestäjä osaa toimia ajoissa, ja kalenterisi täyttyy tasaisemmin. Tieto ei ole painostusta, vaan palvelus sille, joka muuten huomaisi asian liian myöhään.

Jos haluat mennä pidemmälle, sivulla voi näyttää, mitkä päivät ovat jo täynnä. Silloin järjestäjä ei lähetä tarjouspyyntöä päivälle, jota et voi ottaa, eikä sinun tarvitse vastata kieltävästi.

Miten erityisruokavaliot kerrotaan?

Erityisruokavaliot kerrotaan menuissa merkinnöillä, joiden selitys on samalla sivulla, ja erikseen kerrotaan, mitä ruokavalioita pystyt toteuttamaan ja miten ne tilataan. Suomessa tutut lyhenteet, kuten L laktoositon, G gluteeniton, M maidoton ja VE vegaaninen, toimivat, kun niiden merkitys on näkyvissä.

Järjestäjää kiinnostaa kaksi asiaa: saako jokainen vieras jotain syötävää ja pitääkö ruokavaliot kertoa etukäteen. Kun sivuilla kerrotaan, että erityisruokavaliot ilmoitetaan tarjouspyynnössä määrineen ja että ne valmistetaan omina annoksinaan tai merkitään noutopöytään, huoli poistuu.

Rehellisyys on tässä tärkeämpää kuin missään muualla. Jos keittiössä käsitellään pähkinöitä tai vehnäjauhoja, täysin allergeenitonta ruokaa ei välttämättä voi taata, ja se kerrotaan. Vakavasta allergiasta kärsivä vieras tai hänen läheisensä tekee päätöksensä sen tiedon varassa.

Allergeenit: mitä Ruokavirasto edellyttää

Ruokaviraston mukaan allergioita ja intoleransseja aiheuttavista aineista on ilmoitettava sekä pakatuissa että pakkaamattomissa elintarvikkeissa. Ilmoitettavat aineet on lueteltu EU:n elintarviketietoasetuksen liitteessä. Niitä ovat gluteenia sisältävät viljat, äyriäiset, kananmunat, kala, maapähkinät, soijapavut, maito, pähkinät, selleri, sinappi, seesaminsiemenet, lupiinit, nilviäiset sekä rikkidioksidi ja sulfiitit tietyn pitoisuuden ylittyessä.

Verkossa myytävistä aterioista Ruokavirastolla on oma ohjeensa. Ohjeen mukaan esimerkiksi asiakkaan tilauksesta valmistettu ja toimitettu ateria on pakkaamaton elintarvike, ja kun ravintola myy sellaista verkkokaupan tai sovelluksen kautta, pakolliset tiedot annetaan etämyyntiin liittyvässä aineistossa tai muulla soveltuvalla tavalla. Kirjallisena vaadittujen tietojen pitää olla esillä ennen ostopäätöstä. Allergeenitiedot voi antaa kirjallisesti tai tietyin ehdoin suullisesti.

Jos pitopalvelun menuja voi tilata ja maksaa suoraan verkossa, ohje kannattaa lukea oman toiminnan kannalta. Moni pitopalvelun kauppa syntyy kuitenkin tarjouksen kautta, ja silloinkin allergeenitiedot kannattaa liittää menukuvauksiin ja tarjoukseen, jotta järjestäjällä on ne ennen kuin hän päättää. Tarkat vaatimukset kannattaa tarkistaa Ruokaviraston etämyyntiä koskevasta ohjeesta ja tarvittaessa oman kunnan elintarvikevalvonnasta, koska tämä teksti ei korvaa niitä.

Millaiset kuvat toimivat?

Pitopalvelun sivuilla toimivat omat kuvat omasta ruoasta oikeissa tilaisuuksissa: noutopöytä kokonaisuutena, lähikuvat yksittäisistä ruoista ja kattaus sellaisena kuin vieraat sen näkevät. Kuvapankin ruokakuva on riski, koska sama kuva voi olla toisenkin pitopalvelun sivuilla.

Kuvien pitää vastata sitä, mitä tilaaja saa. Jos kuvassa on yksittäin koristeltu annos ja tarjous koskee noutopöytää, pettymys on valmiina. Annoskoot, astiat ja esillepano näytetään samanlaisina kuin tilaisuudessa.

Hyvä kuva syntyy ennen kuin vieraat saapuvat. Kun pöytä on katettu ja ruoat tuotu esille, muutama kuva luonnonvalossa ennen ovien avaamista riittää. Tilaisuuden järjestäjältä kannattaa kysyä lupa kuvaamiseen jo tarjousvaiheessa.

Kuvat henkilökunnasta työssä kertovat, keitä juhlaan tulee. Vieraiden kuvia julkaistaan vain luvalla, ja muistotilaisuuksista kuvia ei yleensä julkaista lainkaan.

Toiminta-alue, kuljetus ja nouto

Sivuilla kerrotaan, mille alueelle ruoka toimitetaan ja mitä toimitus maksaa. Järjestäjä, joka asuu naapurikunnassa, ei ole varma, kuuluuko hän alueeseen, ja jättää kysymättä, jos tietoa ei ole.

Yksinkertaisin tapa on luetella kunnat tai kaupunginosat, joihin toimitus sisältyy hintaan, ja kertoa, miten kauemmas toimittaminen hinnoitellaan. Jos ruoan voi myös noutaa, kerro noutopaikka, noutoajat ja se, miten ruoka on pakattu kuljetusta varten.

Moni järjestäjä etsii pitopalvelua vasta, kun juhlatila on varattu, ja hakee apua tilan nimellä. Kun sivuilla mainitaan juhlatiloja, joihin tarjoilua on tehty, esimerkiksi seurantaloja, kartanoita ja seurakuntasaleja omalla alueella, sivu voi löytyä juuri näissä hauissa.

Luottamus: referenssit ja arvostelut

Juhlan järjestäjä tekee päätöksen, jonka onnistumista hän ei voi tarkistaa ennen juhlaa. Siksi muiden järjestäjien kokemukset painavat pitopalvelussa paljon. Muutama lyhyt palaute nimellä ja tilaisuuden lajilla on uskottavampi kuin pitkä lista nimettömiä kehuja.

Palautteita saa helpoimmin kysymällä muutama päivä tilaisuuden jälkeen, kun kiitos on vielä tuoreena. Julkaisemiseen pyydetään lupa, ja järjestäjä saa päättää, näkyykö koko nimi vai pelkkä etunimi. Referenssien keräämisestä on kirjoitettu artikkelissa referensseistä ja asiakastarinoista.

Myös yrityksen esittely rakentaa luottamusta. Kuka keittiössä kokkaa, mistä raaka-aineet tulevat ja kuinka kauan yritys on toiminut. Tiedot pidetään totena ja lyhyinä, sillä järjestäjä etsii varmuutta eikä yrityksen historiaa.

Yhteenveto

Pitopalvelun nettisivut tekevät tehtävänsä, kun juhlan järjestäjä löytää niiltä valmiit menut tilaisuuksittain, hinnan perusteet henkilöä kohden, tiedon siitä, mitä hintaan sisältyy, ja lomakkeen, joka kysyy vain tarjouksen laskemiseen tarvittavat tiedot. Nopea ja pidetty vastausaika ratkaisee usein enemmän kuin hienoin kuva.

Erityisruokavaliot kerrotaan merkinnöillä, joiden selitys on näkyvissä, ja allergeeneista kerrotaan rehellisesti. Jos menuja myydään suoraan verkossa, Ruokaviraston etämyyntiä koskeva ohje luetaan oman toiminnan kannalta. Kuvat ovat omia ja näyttävät sen, mitä tilaaja oikeasti saa.

Sivut eivät korvaa ensimmäistä keskustelua, mutta ne päättävät, kenen kanssa se käydään.